Procedure juridische fusie of splitsing
Het einde van het kalenderjaar is in de praktijk het moment om een juridische fusie of splitsing tot stand te brengen. Het merendeel van de Nederlandse vennootschappen heeft een boekjaar dat gelijk is aan het kalenderjaar. Wil men in dat geval de juridische fusie of splitsing in werking laten treden op 1 januari 2016, dan moet de fusie of splitsingsakte op 31 december 2015 worden getekend. Echter daaraan gaan nog wel wat formele handelingen vooraf.
Overweegt u een juridische fusie of splitsing per 1 januari 2016 dan moet u nu in actie komen.
Stappenplan juridische fusie
De juridische fusie of splitsing wordt ingezet met een zgn. voorstel tot fusie resp. splitsing, dat door alle bestuurders en commissarissen van de vennootschap dient te worden getekend. Veelal zal ook een toelichting vereist zijn. De notaris kan u behulpzaam zijn bij het opstellen van dit stuk. Lang niet meer in alle gevallen, maar onder omstandigheden is ook de afgifte van een of meer accountantsverklaringen of een accountantsrapport noodzakelijk. Daarnaast maakt bij een juridische splitsing een beschrijving en waardering van de te splitsen vermogensbestanddelen onderdeel uit van het splitsingsvoorstel, wat enige tijdsinvestering kan vergen. Bovendien zal uw fiscalist de belastingdienst bij voorbaat op de hoogte willen stellen van uw voornemen, om ongewenste belastingheffing te voorkomen.
Advies ondernemingsraad juridische fusie
Hebben de betrokken vennootschappen een ondernemingsraad, dan zal om advies moeten worden gevraagd. Dit kan ook lopende de procedure van juridische fusie of splitsing. Maar als het voorstel tot juridische fusie of splitsing moet worden aangepast in verband met opmerkingen van de ondernemingsraad en het voorstel is al gedeponeerd, dan moet de hele deponeringsprocedure opnieuw worden gevolgd. Het is dus raadzaam dat een en ander is afgestemd voor de deponering/aankondiging van het voorstel.
Het voorstel dient samen met de drie laatst vastgestelde jaarrekeningen te worden gedeponeerd bij het handelsregister en ten kantore van de betrokken vennootschappen. Nu inmiddels een halfjaar is verstreken na het einde boekjaar 2014, dient – ook wanneer de jaarrekening 2014 al is vastgesteld en gepubliceerd – een tussentijdse vermogensopstelling van de betrokken vennootschappen te worden gedeponeerd. Wil men daarbij gebruik maken van de halfjaarcijfers (dat wil zeggen de cijfers per 1 juli 2015), dan moet het fusie- of splitsingsvoorstel uiterlijk in de maand oktober worden gedeponeerd. Zijn er maand of kwartaalcijfers beschikbaar, dan is deponering in de eerste weken van november nog mogelijk.
Aankondigen in landelijk dagblad
Na deponering wordt de juridische fusie aangekondigd in een landelijk dagblad. Daarna gaat een termijn van één maand lopen waarbinnen schuldeisers verzet kunnen aantekenen. De notaris vraagt na afloop van de zgn. verzetstermijn een verklaring van non-verzet aan bij de betreffende Rechtbank(en). Ook de afgifte van een dergelijk verklaring kan een of meerdere dagen duren. Bovendien schrijft de Termijnenwet voor dat een termijn die eindigt op een zaterdag, zondag of algemeen erkende feestdag, wordt verlengd tot en met de eerstvolgende dag die niet een zaterdag, zondag of algemeen erkende feestdag is. Worden de stukken pas op 25 november gedeponeerd/aangekondigd, dan kan de notaris niet eerder dan op dinsdag 29 december 2015 om afgifte van de verklaring van non-verzet verzoeken.
Is er tijdig verzet gedaan, dan mag de akte van fusie of splitsing pas worden getekend zodra het verzet is ingetrokken of de opheffing van het verzet uitvoerbaar is.
Akte van fusie of splitsing
Pas als aan alle formaliteiten is voldaan kan het besluit tot juridische fusie/splitsing worden genomen en de akte van fusie of splitsing worden ondertekend. Maar rond de kerstdagen zijn een groot aantal personen minder goed bereikbaar. Wordt het besluit door de algemene vergadering van een NV of BV genomen, dan moet daarvan een notarieel proces-verbaal worden opgemaakt. Er kan gebruik worden gemaakt van volmachten, maar ook daar geldt, die moeten worden getekend voordat mensen met kerstreces gaan. Houd daar bij voorbaat rekening mee en stel alle benodigde personen tijdig van het voornemen tot fusie en splitsing op de hoogte.
Tot slot heeft u op 31 december 2015 een notaris nodig om de akte(n) te ondertekenen.
