Toekennen van vertegenwoordigingsbevoegdheid
Hoofdregel bij een N.V. of B.V. is dat het bestuur vertegenwoordigingsbevoegd is; daarnaast komt deze toe aan de bestuurders, zelfstandig of gezamenlijk. Naast de directie kan echter ook aan procuratiehouders vertegenwoordigingsbevoegdheid worden toegekend. Enerzijds kan de (omschrijving van de) bevoegdheid expliciet in de statuten worden opgenomen, maar meestal worden de bevoegdheden en beperkingen vastgesteld en vastgelegd op het moment van benoeming van de procuratiehouder.
KVK formulier 13 om volmacht aan te geven
Wij zien in de praktijk veelvuldig dat bij de Kamer van Koophandel de gevolmachtigde is ingeschreven (enkel) met behulp van het formulier 13, waarbij kan worden aangegeven of de volmacht volledig of beperkt is.
In geval van een beperkte volmacht kan op het formulier worden aangegeven op welke wijze deze beperkt is: bijvoorbeeld in geld (tot een bepaald bedrag) of naar rechtshandeling (hier zijn meerdere antwoorden mogelijk, zoals inkoop/verkoop/financieel etc). Als wij betrokken zijn bij het opstellen van deze volmacht vragen wij de vennootschap in het eerste geval of het bedrag ook op een bepaalde manier gelimiteerd is: bijvoorbeeld per maand/kwartaal of per transactie. Immers, drie maal € 100.000 op één dag of in eenzelfde transactie is (duidelijk?) niet gewenst, maar waar ligt de grens en hoe oplettend is de wederpartij of de vennootschap zelf wanneer een gevolmachtigde de grenzen -al dan niet bewust- opzoekt?
Onvoldoende om procuratiehouder slechts met formulier 13 KVK in te schrijven
Mijn collega Karen Verkerk schreef al eerder dat het onvoldoende is om de procuratiehouder slechts met het formulier 13 KVK in te schrijven: de benoeming van de gevolmachtigde geschiedt immers door het bestuur van de vennootschap. De directie neemt een besluit, waarin de bevoegdheden en beperkingen zullen moeten worden vermeld. Het is dus steeds raadzaam om in het besluit de grenzen van de bevoegdheden en beperkingen duidelijk te formuleren. De bevoegdheid om een hypotheek te kunnen vestigen moet bovendien in een notariële volmacht zijn opgenomen (3:260 lid 3 BW).
Niet alléén inschrijven op basis van formulier 13
Maar ook de term 'volledige volmacht' op het formulier kan de wederpartij (of het bestuur van de vennootschap) op het verkeerde been zetten: indien de gevolmachtigde enkel met het formulier 13 is ingeschreven, waarop 'volledige volmacht' is aangekruist, dan maakt dit de gevolmachtigde niet automatisch beschikkingsbevoegd. Artikel 3:62 lid 2 BW bepaalt namelijk dat expliciet ('schriftelijk en ondubbelzinnig') in de volmacht moet zijn opgenomen dat de gevolmachtigde bevoegd is om in naam van de vennootschap beschikkingsdaden te verrichten. Bijvoorbeeld het door een procuratiehouder in naam van een vennootschap ondertekenen van een notariële akte van verkoop en levering van aandelen kan wellicht wel de bedoeling zijn geweest van de directie, maar is niet voldoende expliciet bepaald door het enkel aankruisen van volledige volmacht op het formulier 13!
Wij schrijven daarom bij voorkeur de gevolmachtigde niet op basis van enkel het formulier 13 in, maar laten daarnaast een kopie van het besluit deponeren bij dit formulier of nemen de exacte bewoording van het getekende besluit over op het formulier. Immers, op het uittreksel staat vermeld of de volmacht volledig of beperkt is en slechts in het laatste geval wordt vermeld dat het handelsregister moet worden geraadpleegd terzake van de beperkingen. Door het deponeren van het besluit wordt er altijd verwezen naar het besluit. In dit besluit zijn de bevoegdheden -al dan niet inclusief daden van beschikking- en beperkingen dan ook nauwkeurig omschreven.
