B.V.’s met certificaathouders opgericht voor 1 oktober 2012: let op de overgangsregeling van het nieuwe BV-recht (Flex-BV)

Besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid die zijn opgericht voor 1 oktober 2012 en waarvan certificaten van aandelen zijn uitgegeven met medewerking van de vennootschap dienen zich bewust te zijn van de overgangsregeling opgenomen in de invoeringswet voor het nieuwe BV-recht (Flex-BV). Het niet tijdig inschrijven van deze certificaathouders in het aandeelhoudersregister kan leiden tot beperkingen van de oproeping tot de aandeelhoudersvergadering en zelfs tot vernietigbaarheid van de aldaar genomen besluiten.

Zoals wij u al eerder lieten weten, heeft de nieuwe wettelijke regeling voor de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijk een nieuwe term geïntroduceerd: “het vergaderrecht”. Dit vergaderrecht, onder meer het recht om te worden opgeroepen voor een algemene vergadering van de BV, daarbij (in persoon of door middel van een gevolmachtigde) aanwezig te zijn en daarin het woord te voeren, komt in het algemeen toe aan aandeelhouders, maar in bepaalde gevallen ook aan pandhouders, vruchtgebruikers en aan certificaathouders. De hoofdregel is dat aan certificaathouders het vergaderrecht toekomt indien dit krachtens de statuten aan een houder van certificaten van aandelen is toegekend.

Ook vóór de inwerkingtreding van het nieuwe BV-recht kwamen deze vergaderrechten al toe aan bepaalde certificaathouders, namelijk aan houders van certificaten die met medewerking van de vennootschap waren uitgegeven, ook wel “bewilligde certificaten” genoemd. De houders van deze certificaten behouden hun oude vergaderrechten, indien zij binnen één jaar na de inwerkingtreding van het nieuwe BV-recht, dus vóór 1 oktober 2013, worden ingeschreven in het aandeelhoudersregister met vermelding van de aan de certificaten verbonden rechten.

Vanzelfsprekend behouden zij hun rechten ook als de vennootschap vóór 1 oktober 2013 zijn statuten wijzigt en daarin de vergaderrechten statutair toekent aan de (houders van) certificaten van aandelen. Maar BV’s die zijn opgericht vóór 1 oktober 2012 zijn niet verplicht hun statuten op dit punt te wijzigen. Het overgangsrecht bepaalt dat de BV bij de eerstvolgende statutenwijziging de vergaderrechten moet toekennen aan de certificaten. De directie van een BV met certificaathouders (en hun notaris) dien(t)en hierop alert te zijn. Een statutenwijziging kan immers jaren na de invoering van de nieuwe wettelijke regeling plaatsvinden.

Wat is het gevolg als certificaathouders, wiens certificaten met medewerking van de BV zijn uitgegeven voor 1 oktober 2012, niet met vermelding van hun rechten zijn ingeschreven in het aandeelhoudersregister?  De overgangsregeling zegt op dit punt het volgende. Is één maand vóór de eerstvolgende algemene vergadering van een BV die na 1 oktober 2012 wordt gehouden nog niet aan de vereiste inschrijving voldaan, dan dient de oproeping voor de algemene vergadering van die BV te gebeuren met inachtneming van de oude wettelijke regeling.

Die regeling luidde als volgt (artikel 2: 223 BW leden 2 en 3):

2. Zijn er met medewerking van de vennootschap certificaten op naam van haar aandelen uitgegeven, dan worden de houders daarvan opgeroepen door aankondiging in een landelijk verspreid dagblad. De statuten kunnen deze oproeping anders regelen.

3. Tenzij de statuten anders bepalen kan, indien de houder van aandelen op naam alsmede de houder van de certificaten van aandelen, welke met medewerking van de vennootschap zijn uitgegeven, hiermee instemt, de oproeping geschieden door een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht aan het adres dat door hem voor dit doel aan de vennootschap is bekend gemaakt.

De meeste BV’s waarvan de certificaten met medewerking van de vennootschap zijn uitgegeven, zijn zich hiervan bewust en zullen in de statuten ook een regeling voor de oproeping van de certificaathouders hebben opgenomen. Voor de inwerkingtreding van het nieuwe BV-recht was het echter niet altijd duidelijk of certificaten al dan niet met medewerking van de vennootschap waren uitgegeven. Zijn bij dergelijke BV’s de certificaathouders nog niet ingeschreven in het aandeelhoudersregister, dan kan het zijn dat een BV – ook na een schriftelijk verzoek daartoe door de certificaathouders – niet tot inschrijving van de vergaderrechten in het aandeelhoudersregister wil overgaan. In dat geval kunnen de certificaathouders, die van mening zijn dat de vergaderrechten wel aan hen toekomen, een verzoek richten aan de rechtbank om het de directie van de BV op te dragen alsnog tot inschrijving over te gaan. Mocht het zo zijn dat de rechtbank aan dit verzoek gevolg geeft, dan kan het zijn dat de oproepingen voor de algemene vergadering(en) vanaf 1 oktober 2012 niet juist zijn geschied. Krachtens artikel 2:15 BW kan dit leiden tot vernietigbaarheid van de besluiten van de algemene vergadering. Dergelijke besluiten kunnen wel nadien bevestigd worden (artikel 2: 15 BW lid 6).

Kortom: BV’s die zijn opgericht voor 1 oktober 2012 doen er verstandig aan hun certificaathouders in te schrijven in het aandeelhoudersregister, indien de certificering is geschied met medewerking van de vennootschap, dan wel hun statuten te wijzigen.