De administratieplicht van de bestuurder

De bestuurder van een B.V. (of van een N.V., een stichting, een vereniging, een coöperatie of een onderlinge waarborgmaatschappij) is op grond van artikel 2:10 BW verplicht een administratie te voeren. Over die plicht moet niet te makkelijk worden gedacht. Is geen deugdelijke administratie gevoerd en gaat de B.V. onverhoopt failliet, dan is de bestuurder in beginsel aansprakelijk voor het tekort van de schuldeisers in faillissement. In dat geval staat namelijk vast dat de bestuurder zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld. Aan aansprakelijkheid ontkomt de bestuurder slechts in het geval hij kan aantonen dat andere feiten en omstandigheden dan zijn kennelijk onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak van het faillissement zijn geweest. Dat is geen eenvoudige klus. Daarnaast levert schending van de administratieplicht een strafbaar feit op.

Volgens de wet moet de administratie zodanig zijn dat hieruit op ieder moment de rechten en verplichtingen van de B.V. kunnen worden gekend. Aan dit vereiste is voldaan indien de administratie van de B.V. zodanig is dat men snel inzicht kan verkrijgen in de debiteuren- en crediteurenpositie en dat die posities samen met de stand van de liquide middelen, gezien de aard en de omvang van de onderneming, een redelijk inzicht geven in de vermogenspositie van de B.V. Op welke wijze de administratie moet worden gevoerd, is afhankelijk van de soort onderneming.

Een geval waarin niet aan de administratieplicht was voldaan en de onbehoorlijke taakvervulling van de bestuurder vaststond, is de zaak die ten grondslag heeft gelegen aan het vonnis van de rechtbank Oost-Nederland van 27 maart jl. (JOR 2013/201). Er was sprake van meerdere vennootschappen die nauw met elkaar verweven waren. Een van die vennootschappen werd failliet verklaard. De administratie van de failliete vennootschap voldeed niet aan de eisen die de wet in artikel 2:10 BW aan de administratieplicht stelt. De rechtbank oordeelde dat niet gezegd kan worden dat zonder veel moeite uit de administratie van de B.V. snel inzicht kan worden verkregen in de debiteuren- en crediteurenpositie. Voordat dit mogelijk was, moesten eerst de nodige werkzaamheden worden verricht. Het snel verkrijgen van inzicht in de debiteuren- en crediteurenpositie was op deze manier dus niet mogelijk.

Ook op andere punten voldeed de administratie niet aan de eisen. Wanneer er sprake is van een nauwe verwevenheid van B.V`s dienen de rechten en verplichtingen van iedere afzonderlijke B.V. duidelijk kenbaar te zijn uit de administratie. Is er bijvoorbeeld sprake van een groep B.V`s die onderling personeelsleden van elkaar inleent, dan dient inzichtelijk te zijn hoeveel uur het personeel van de ene B.V. ter beschikking werd gesteld aan de andere B.V. Hetzelfde geldt wanneer een tot de groep behorende B.V. een ruimte huurt en een andere B.V. daadwerkelijk gebruikt maakt van die gehuurde ruimte. In zo`n geval dient te worden bijgehouden hoe de huurverhoudingen waren (wie is partij bij de huurovereenkomst, wie maakt gebruik van de gehuurde ruimte, wordt er onderling een vergoeding betaald voor het gebruik van de gehuurde ruimte). Indien dergelijke gegevens ontbreken – hetgeen in de zaak die leidde tot de uitspraak van de rechtbank het geval was – , is niet aan de administratieplicht voldaan. Daarnaast was volgens de rechtbank geen deugdelijke administratie gevoerd omdat een lijst van het onderhanden werk en een voorraadlijst ontbrak, terwijl de B.V. wel over onderhanden werk en voorraad beschikte.

Het hier besproken vonnis geeft nog eens weer dat een bestuurder niet te lichtzinnig mag denken over de aan de administratie te stellen eisen. De administratie dient zodanig te zijn dat een snel inzicht wordt verkregen in de rechten en verplichtingen van de B.V. Wanneer de gegevens wel aanwezig zijn, maar niet zodanig zijn geordend dat die rechten en verplichtingen snel kunnen worden gekend, is niet aan de administratieplicht voldaan. Gaat de B.V. vervolgens failliet, dan loopt de bestuurder het risico door de curator te worden aangesproken voor het gehele faillissementstekort.