De ervaringsregel dat rechtsgeschillen worden beslecht op grond van de toedracht, komt voort uit vervelende ervaringen met de bewijslast in civiele processen. Zonder bewijs hebben zelfs de gunstigste omstandigheden geen nut. Vaak hebben partijen alleen mondelinge afspraken gemaakt en dat maakt de bewijsvoering dan in veel gevallen zeer lastig. Soms zijn getuigen niet neutraal of geloofwaardig, of kunnen ze zich het precieze verloop van een situatie niet voldoende herinneren. De wederpartij kan getuigen in diskrediet brengen met procestechnische middelen enzovoort enzovoort.
Kaufmännisches Bestätigungsschreiben
Het Duitse recht kent het zogeheten “Kaufmännisches Bestätigungsschreiben” (bevestigingsbrief van de handelaar) en heeft principes voor het ontbreken van een reactie op deze brief ontwikkeld die vaak niet worden benut, maar wel een nuttig bewijsmiddel kunnen vormen. De personen die betrokken zijn bij een “Kaufmännisches Bestätigungsschreiben”, moeten min of meer als een handelaar deelnemen aan het zakelijk verkeer, dus niet als privépersonen handelen. Met deze brief geeft een van de contractpartners een rechtshandeling definitief, bindend en met de benodigde beslistheid weer. Daarin moet altijd de uitkomst van contractbesprekingen schriftelijk, per fax, e-mail enz. worden vastgelegd. Voorwaarde is dat de partijen ten minste gedeeltelijk mondeling (ook telefonisch) en niet slechts in schriftelijke contractbesprekingen tot overeenstemming zijn gekomen. Om later indien nodig over een geldig bewijsmiddel te beschikken, moet de brief duidelijk en zonder bedenkingen geformuleerd zijn, en moeten de zakelijke basis, het verloop, de tijd, de plaats en de deelnemers van een onderhandeling zijn vastgelegd in een voorafgaande opmerking in de vorm van een soort preambule. De bevestigingsbrief moet de ontvanger kort na afloop van de contractbesprekingen worden toegezonden, uiterlijk binnen 1 week. Als de andere contractpartij niet onmiddellijk bezwaar indient, uiterlijk binnen 3 dagen na ontvangst van de brief, wordt de overeenkomst gesloten op grond van de inhoud van de bevestigingsbrief. De inhoud van de brief wordt dan geacht te zijn bevestigd. Voorwaarde is echter dat tussen de partijen niet al vooraf onenigheid bestaat over de inhoud van de overeenkomst, bijvoorbeeld als bevestigingsbrieven met verschillende inhoud elkaar kruisen of als al eerder bezwaar is gemaakt tegen algemene voorwaarden. De grens van deze totstandkoming van een overeenkomst ligt bij een bewust onjuiste verklaring of bij verklaringen die zo ver afwijken van de werkelijke uitkomst van de onderhandelingen dat de afzender in redelijkheid niet kan verwachten dat de ontvanger ermee akkoord gaat. Een voorbeeld hiervan zou zijn dat de afzender onredelijke of in de branche ongebruikelijke voorwaarden in de bevestigingsbrief heeft opgenomen. Omdat de bevestiging betrekking heeft op mondelinge afspraken van individuele aard, vindt voor de inhoud van de afspraken geen controle plaats in overeenstemming met de (strenge) voorschriften voor algemene voorwaarden. Het verdient aanbeveling om ook in een “Kaufmännisches Bestätigungsschreiben” niet de verplichting van een schriftelijke bevestiging van de brief op te nemen. Dit zou er anders toe kunnen leiden dat de brief slechts als aanbod wordt gezien dat pas na schriftelijke aanvaarding geldig wordt.
Er bestaat geen overeenstemming over de vraag of een “Kaufmännisches Bestätigungsschreiben” als bewijsmiddel (zogeheten onderhandse akte) schriftelijk ondertekend moet zijn. De heersende opinie is dat dit met het oog op de vereisten voor de bewijskracht van een onderhandse akte wel het geval moet zijn. Als sprake is van een geldige onderhandse akte, worden alle daarin opgenomen feiten geacht volledig en correct te zijn. De wederpartij moet het tegendeel bewijzen om deze aanname te ontkrachten. Als hiervoor deugdelijke bewijzen ontbreken, bestaat vaak alleen nog de mogelijkheid de echtheid van de brief in twijfel te trekken. In een rechtszaak moet het origineel van het “Kaufmännisches Bestätigungsschreiben” worden voorgelegd. Indien nodig kan de wederpartij daar via de rechter om vragen. Als de wederpartij zich er vervolgens op beroept dat de brief niet meer vindbaar is, wordt ervan uitgegaan dat de afzender is geslaagd in zijn bewijsvoering.
Een “Kaufmännisches Bestätigungsschreiben” kan derhalve, mits correct geformuleerd, in het zakelijk verkeer onder handelaars en daarmee vergelijkbare personen een waardevol bewijsmiddel zijn om een zakelijke overeenkomst mee aan te tonen.
De bevestigingsbrief van een handelaar als niet te onderschatten bewijsmiddel
De ervaringsregel dat rechtsgeschillen worden beslecht op grond van de toedracht, komt voort uit vervelende ervaringen met de bewijslast in civiele processen. Zonder bewijs hebben zelfs de gunstigste omstandigheden geen nut. Vaak hebben partijen alleen mondelinge afspraken gemaakt en dat maakt de bewijsvoering dan in veel gevallen zeer lastig. Soms zijn getuigen niet neutraal of geloofwaardig, of kunnen ze zich het precieze verloop van een situatie niet voldoende herinneren. De wederpartij ka...
Leestijd
Auteur artikel
Susanne Hermsen-Pfeiffer
Gepubliceerd
10 juli 2014
Laatst gewijzigd
16 april 2018