De kwestie: openheid over urenspecificatie
De kwestie speelt in Zweden en is overzichtelijk. Een aannemer bouwt een kantoorgebouw en wil hiervoor betaald krijgen. De opdrachtgever betwist het in rekening gebrachte aantal uren en wil hiervoor bewijs zien.
De opdrachtgever start vervolgens een procedure tegen het externe administratiekantoor van de aannemer. In die procedure wordt gevorderd dat dit administratiekantoor het personeelsregister van de aannemer moet overleggen. De aannemer verzet zich hiertegen en stelt dat de AVG geschonden zou worden.
De rechter in eerste aanleg wijst het verzoek toe; het personeelsregister moet dus worden afgestaan. Ook in hoger beroep wordt die beslissing bekrachtigd. Uiteindelijk komt de kwestie bij de hoogste Zweedse rechter terecht. Deze hoogste rechter stelt vervolgens vragen aan het Hof van Justitie over de uitleg van het privacyrecht.
Is de AVG wel van toepassing?
Als eerste komt de vraag op of de AVG wel van toepassing is dan wel of deze wel eisen stelt aan nationale procesrechtelijke wetgeving betreffende de verplichting tot overlegging van documenten.
Het Hof van Justitie is hier in de basis vrij snel mee klaar. De AVG kent nu eenmaal een ruim toepassingsbereik (vrij vertaald: iedere handeling met persoonsgegevens) en weinig uitzonderingen. Zowel het oorspronkelijke opstellen van het personeelsregister als de latere verstrekking in het kader van bewijsvoering valt dus ‘gewoon’ onder de AVG.
Hoe om te gaan met doorbreking doelbinding?
Daarmee komt direct de tweede vraag op: hoe om te gaan met de regels van doelbinding uit de AVG? Uitgangspunt van de AVG is immers dat persoonsgegevens niet ‘zomaar’ voor een ander doel dat het verzameldoel mogen worden gebruikt. En dat speelt hier: het personeelsregister was immers opgesteld voor fiscale doeleinden, niet om als bewijs te dienen.
Het Hof wijst er in dat kader op dat de regels van doelbinding niet absoluut zijn. De AVG maakt het mogelijk om bij wet doelbinding te doorbreken om zodoende de in artikel 23 AVG vermelde “belangrijke doelstellingen van algemeen belang” (aldus letterlijk het Hof) te dienen. Daarvoor moet wel aan drie vereisten zijn voldaan:
- er moet een lidstaatrechtelijke bepaling zijn die dient als grondslag voor de verwerking; en
- die bepaling moet een noodzakelijke en evenredige maatregel vormen in een democratische samenleving in de zin van artikel 6, lid 4, AVG; en
- die bepaling moet een van de doelstellingen van artikel 23, lid 1, AVG waarborgen.
Ad. 1. De eis van de lidstaatrechtelijke bepaling lijkt in deze niet zo spannend te zijn. Het Hof neemt aan dat de Zweedse regels die verplichten om op vordering bewijs te overleggen “in beginsel een toereikende rechtsgrondslag vormen”.
Ad. 2. Het Hof laat zich niet uit over de vraag of (de toepassing van) de wetgeving in casu noodzakelijk en evenredig is. De nationale rechter zal dit moeten toetsen.
Ad. 3. Een van de in artikel 23 AVG genoemde doelstellingen is “de bescherming van de onafhankelijkheid van de rechter en gerechtelijke procedures”. Het Hof geeft aan deze (wat cryptisch verwoorde doelstelling) een ruime uitleg door te overwegen dat deze moet worden begrepen “dat zij erop gericht is de rechtsbedeling te beschermen tegen interne of externe inmenging, maar ook een goede rechtsbedeling te verzekeren”. Het Hof wijst ook op artikel 23 lid 1 onder j, waarin staat dat de inning van civielrechtelijke vorderingen een doel is dat de regels van doelbinding kan doorbreken. Het Hof concludeert dan ook wat voorzichtig dat het “niet uitgesloten [is] dat de verwerking van persoonsgegevens van derden in het kader van een civiele gerechtelijke procedure op dergelijke doelstellingen kan berusten.”. Het is uiteindelijk aan de nationale rechter om dit te toetsen.
Het is dus aan de nationale rechter om zowel te toetsen of (i) de regels die tot bewijsoverlegging dwingen beantwoorden aan één of meer van de doelstellingen genoemd in artikel 23 AVG als (ii) of die regels voor die doelen noodzakelijk en evenredig zijn.
Hoe om te gaan met privacyaspecten bij het overleggen van bewijs?
Ook is aan de orde de vraag of en zo ja hoe dan rekening moet worden gehouden met privacyaspecten bij het daadwerkelijk overleggen van bewijs.
Het Hof wijst erop dat dit het geval is, doch dat privacy niet absoluut is. Zowel het belang van een eerlijk proces als het belang van privacybescherming zijn te respecteren grondrechten, die van geval tot geval tegen elkaar afgewogen moeten worden.
Het Hof wijst er daarbij uitdrukkelijk op – en dat is dankbaar materiaal voor de praktijk – dat het (verplicht) indienen van bewijs nuttig kan zijn om dat eerlijk proces te dienen:
De overlegging van een document met persoonsgegevens van derden in het kader van een civiele gerechtelijke procedure draagt bij tot de eerbiediging van dit recht op daadwerkelijke rechtsbescherming, zoals de advocaat-generaal in wezen heeft opgemerkt in punt 61 van haar conclusie.
Het Hof wijst – onder verwijzing naar EHRM-rechtspraak – op enkele fundamentele beginselen van een eerlijk proces: de kans om zich te verdedigen, wapengelijkheid (equality of arms), kunnen deelnemen aan het proces en de ruimte krijgen om argumenten aan te voeren. Daarvoor is toegang tot bewijs noodzakelijk.
Tegelijkertijd moet ook rekening worden gehouden met het beginsel van minimale gegevensverwerking. Er moeten niet meer persoonsgegevens worden overgelegd dan noodzakelijk voor het proces. Ook kan de rechter specifieke maatregelen treffen, zoals het op voorhand al pseudonimiseren van gegevens of het afschermen van documenten voor het publiek.
Ook is echter denkbaar dat de conclusie van de belangenafweging is dat bepaalde gegevens integraal moeten worden verstrekt.
Vertaling naar de Nederlandse praktijk
In Nederland kunnen partijen ook gehouden worden bewijs in het geding te brengen. Dit kan bijvoorbeeld op eigen initiatief van de rechter (artikel 22 Rv) of op verzoek van de wederpartij (artikel 843a Rv).
Gelijk zo het Hof de Zweedse wet vrij beperkt lijkt te toetsen, zo verwacht ik dat de Nederlandse wet in voorkomend geval (ook) wordt gezien als een voldoende specifieke lidstatelijke bepaling (als bedoeld in stap 1 van de hiervoor beschreven driestappentoets).
Dat deze regels beantwoorden aan één of meer van de doelstellingen genoemd in artikel 23 AVG lijkt ook wel voor de hand te liggen, gelet op de voorzet die het Hof hierover al geeft.
Het komt daarmee in de praktijk neer op een toets aan stap 2: noodzakelijkheid en evenredigheid. Die toets ligt in de praktijk al in de Nederlandse regels besloten.
Naar mijn inschatting verandert er onderaan de streep zodoende weinig tot niets.
Dat laat onverlet dat dit wel de eerste uitspraak is waar het Hof zich zo uitdrukkelijk uitlaat over de balans tussen privacy en eerlijk proces en daarbij bovendien niet alleen het belang van privacy, maar ook het belang van een eerlijk proces benadrukt. Juist partijen die belang hebben bij het verkrijgen van bewijs kunnen zodoende de nodige argumenten aan dit arrest ontlenen, met name de EHRM-rechtspraak waar naar verwezen wordt.
Een bijeffect van de kwestie is dat er steeds meer Europese perspectieven in ons procesrecht terechtkomen. Het is niet ondenkbaar dat een partij in een procedure claimt dat zijn/haar privacy is geschonden doordat bepaalde documenten in het geding zijn gebracht. Dat ‘vertaalt’ zich als een schadeclaim (waarbij de vraag is welke schade er dan is geleden en hoe die te begroten). Tot bewijsuitsluiting zal het, uitzonderingen daargelaten, vermoedelijk niet leiden.
Een saillant detail is overigens dat de toezichthouders, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens, niet bevoegd zijn toe te zien op de verwerkingen door rechtelijke instanties (artikel 55 lid 3 AVG). De AP heeft dus niets (meer) te zeggen over de processtukken die eenmaal bij de rechtbanken en gerechtshoven liggen. De AP is echter wel gewoon bevoegd op te treden bij de procespartijen. De advocaat heeft in deze, als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, een eigenstandige afweging te maken ten opzichte van zijn cliënt. Een procespartij die te ver gaat in de omgang met bewijsmiddelen zou dus, in ieder geval in theorie, een boete van de AP kunnen krijgen.
Ten slotte
Kort en goed: alle procespartijen zullen ook met privacyaspecten rekening moeten houden bij de omgang met bewijsmiddelen. Privacy is niet bedoeld om procederen onmogelijk te maken en omgekeerd is procederen geen vrijbrief om dan maar naar believen met persoonsgegevens om te gaan. Het gaat om de juiste balans.
Heeft u vragen over die balans? Neem gerust contact op.
