Ruim inzagerecht
Op grond van het inzagerecht uit de Wet bescherming persoonsgegevens (artikel 35) heeft een ieder het recht aan een verantwoordelijke te vragen of door deze hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. De verantwoordelijke moet vervolgens binnen 4 weken een volledig overzicht daarvan verstrekken in begrijpelijke vorm. De Hoge Raad heeft enkele jaren geleden al bepaald dat de verantwoordelijke daarbij "niet kan volstaan met de verstrekking van globale informatie, doch alle relevante informatie over de betrokkene moet verschaffen, hetgeen, afhankelijk van de omstandigheden, vaak zal kunnen - en zo nodig op aanwijzing van de rechter zal moeten - gebeuren door het verstrekken van afschriften, kopieën of uittreksels". Met andere woorden: er bestaat geen absoluut recht op het krijgen van kopieën en afschriften, maar het verstrekken van een afschrift ligt in de regel wel voor de hand.
Inzagerecht ook bedoeld voor al bekende gegevens?
Wat nu als de betrokkene al beschikt over een overzicht van alle persoonsgegevens die de verantwoordelijke van hem heeft? Moet de verantwoordelijke dan toch nog steeds binnen 4 weken nadat een inzageverzoek wordt ontvangen dit overzicht verstrekken? Dat lijkt mogelijk een wat zinloze exercitie. Zowel Rechtbank als Gerechtshof hebben zich over die vraag geboden.
Beantwoording inzageverzoek: u heeft alles al
De feiten in deze kwestie zijn als volgt. Een vrouw heeft op 18 december 2009 bij de gedaagde verzocht om een overzicht van alle bescheiden en een afschrift van haar dossier op grond van artikel 35 Wbp. De gedaagde onderneming (verantwoordelijke) reageert al op 23 december 2009 per brief. In die brief staat uitgelegd hoe de persoonlijke gegevens van de vrouw staan geadministreerd. Ook wordt de vrouw medegedeeld dat zij al beschikt over het dossier, omdat zij steeds van alle bescheiden een afschrift heeft ontvangen. Verder wordt in deze brief het aanbod gedaan om tegen betaling van de kosten voor het kopiëren (nogmaals) afschrift van het dossier aan de vrouw te zenden.
Procedure bij de Rechtbank door vrouw verloren
De vrouw neemt hiermee geen genoegen en start een verzoekschriftprocedure bij de rechtbank. In die procedure verzoekt de vrouw aan de rechtbank om de verantwoordelijke te bevelen om, op straffe van een dwangsom, haar de gegevens te verstrekken en de verantwoordelijke te veroordelen in de door haar geleden schade. De rechtbank wijst het verzoek echter af. Daarbij overweegt de rechtbank (in de samenvatting van het Gerechtshof):
dat verweerster meermalen schriftelijk heeft aangegeven bereid te zijn verzoekster een afschrift van het volledige dossier te verstrekken. Het had op de weg van verzoekster gelegen het initiatief te nemen om ervoor te zorgen dat ze de gevraagde stukken alsnog in haar bezit kreeg en door dit initiatief niet te nemen kan zij verweerster niet verwijten dat hij haar geen afschrift van de gevraagde stukken heeft gegeven.
Ook procedure bij Gerechtshof door vrouw verloren
De vrouw komt in hoger beroep bij het Gerechtshof Amsterdam. De wederpartij betoogde bij het Hof dat de vrouw niet-ontvankelijk moest worden verklaard omdat zij geen belang had bij de procedure. Het Hof overweegt dat de vrouw op zichzelf wel ontvankelijk is, nu zij de oplegging van dwangsommen en vergoeding van schade heeft gevorderd en de wederpartij daartoe in hoger beroep veroordeeld zou kunnen worden.
Dat neemt niet weg dat de vrouw de zaak inhoudelijk wel verliest. Ook het Gerechtshof overweegt namelijk dat de verantwoordelijke in dit verband al aan zijn verplichtingen uit hoofde van het inzagerecht heeft voldaan, door de brief te sturen met de uitleg hoe de gegevens staan geadministreerd en dat de vrouw al beschikt over afschrift van alle bescheiden:
3.2.3 Gelet op het voorgaande stelt het hof vast dat verweerster reeds bij haar brief van 23 december 2009 aan haar verplichtingen op grond van de Wbp heeft voldaan. Dat verzoekster niet op het aanbod in die brief is ingegaan moet voor haar rekening blijven.
De stellingen van de vrouw dat het dossier niet compleet zou zijn of dat zelfs bewust stukken zouden worden achtergehouden. Dit wordt door het Hof echter als onvoldoende onderbouwd afgewezen. Het verzoek van de vrouw wordt dan ook afgewezen en zij wordt veroordeeld in de proceskosten.
Commentaar
De door het Hof en de rechtbank geformuleerde lijn kan bedrijven en instellingen die toch al steeds afschrift van alle relevante documenten sturen aan hun klanten geld besparen. Na ontvangst van een inzageverzoek hoeven deze bedrijven immers, kennelijk, niet langer direct het dossier te kopiëren, maar kunnen zij in eerste instantie volstaan met een korte reactie waarin staat dat de betrokkene al beschikt over de betreffende bescheiden en waarin het aanbod wordt gedaan om het dossier alsnog te kopiëren. Zolang de betrokkene daarmee genoegen neemt, zijn de kopieerkosten bespaard gebleven.
Neemt de betrokkene daarmee geen genoegen, dan is de besparing overigens maar heel beperkt. Op grond van het Besluit kostenvergoeding rechten betrokkene Wbp mag de verantwoordelijke namelijk maximaal € 4,50 in rekening brengen voor het verwerken en uitvoeren van een inzageverzoek dat leidt tot een afschrift van maximaal 100 pagina's en maximaal € 22,50 in rekening brengen wanneer het afschrift bestaat uit meer dan 100 pagina's of wanneer het bericht bestaat uit een afschrift van een, vanwege de aard van de verwerking, moeilijk toegankelijke gegevensverwerking (hoewel die laatste situatie zich vermoedelijk niet snel zal voordoen).