Op 22 december 2010 heeft de Rechtbank Rotterdam een tussenvonnis gewezen over de aankoop van een boekhoudsysteem (LJN-BO8919). Uit deze zaak blijkt maar weer eens het belang van een goede offerteaanvraag en een heldere offerte.
Wat was er aan de hand?
De afnemer (Hypotheekadviseur Centrale Organisatie Nederland B.V.) sluit een overeenkomst met de leverancier (Exact Software Nederland B.V.) voor de aankoop van een boekhoudpakket. De afnemer is (kennelijk) in de veronderstelling dat zij licenties aanschafte waarmee 4 gebruikers tegelijkertijd (concurrent users) gebruik kunnen maken van het pakket. Na installatie blijkt dat het pakket slechts door 2 concurrent users kan worden gebruikt. De afnemer meent dat de leverancier wanprestatie heeft gepleegd en schort haar betalingsverplichtingen op. De afnemer voelt zich misleid door de leverancier tijdens het offertetraject en heeft de overeenkomst vernietigd op grond van dwaling. De leverancier meent dat hij de overeenkomst netjes is nagekomen en vordert de betaling van de licentie- en onderhoudsvergoedingen.
Sprake van een tekortkoming?
De kern van het geschil is de vraag of er overeenstemming bestond tussen partijen dat de 4 aangekochte pakketten met niet meer dan 2 concurrent users kon worden gebruikt. De leverancier is van mening dat dit het geval is, de afnemer meent van niet.
De rechtbank overweegt dat de inhoud van de door beide partijen getekende offerte geen enkele duidelijkheid oplevert ten aanzien van de vraag of en zo ja welke afspraken zijn gemaakt met betrekking tot het aantal concurrent users. In de tekst wordt slechts gesproken over de mogelijkheid van meerdere gebruikers tegelijkertijd, zonder dat daaruit blijkt dat in dit specifieke geval met maximaal 2 concurrent users gewerkt kon worden. Vervolgens ontaardt het geschil in een bewijsgeschil.
De rechter wijst op een e-mail van de leverancier aan afnemer waarin is gesproken over “2 x 4 administraties en 2 x 2 gebruikers”. Deze rekensom is voor mij volstrekt onduidelijk, maar aangezien de afnemer de juistheid van deze e-mail niet heeft betwist, komt de rechtbank tot het voorlopige oordeel dat de betreffende e-mail het vermoeden rechtvaardigt dat Exact gelijk heeft. Wel wordt aan de afnemer de gelegenheid gegeven om hiertegen nader bewijs te leveren. Als de afnemer niet slaagt in het leveren van dat tegenbewijs, zal de rechtbank niet aannemen dat sprake is van een tekortkoming van de leverancier.
Sprake van dwaling?
Voor het geval inderdaad zou blijken dat de afnemer dit bewijs niet kan leveren, overweegt de rechtbank dat mogelijk sprake is van dwaling. Een overeenkomst is namelijk vernietigbaar wegens dwaling als de leverancier in verband met de dwaling (hier: de geschiktheid voor 4 concurrent users) hetgeen zij omtrent de dwaling wist of behoorde te weten de afnemer had behoren in te lichten.
De afnemer stelt in dit licht dat zij tijdens het offertetraject (mondeling) heeft aangegeven met 4 gebruikers tegelijkertijd gebruik te willen maken van het softwarepakket. De redenering is dan dat als de leverancier daarop niet aangeeft dat het pakket slechts met maximaal 2 concurrent users gebruikt kon worden, sprake is van dwaling waardoor de overeenkomst vernietigd kon worden. De leverancier betwist echter dat de afnemer hem had geïnformeerd over de eis van 4 concurrent users. De rechtbank oordeelt dat de afnemer deze stelling voldoende heeft onderbouwd en geeft aan afnemer de gelegenheid om ook hier bewijs voor aan te dragen.
Deze zaak wordt dus nog vervolgd.
Commentaar
Kennelijk waren de eisen die de afnemer stelde aan het pakket (met name geschiktheid voor 4 concurrent users) niet voldoende duidelijk opgeschreven in de offerteaanvraag of een programma van eisen. Deze zaak toont maar weer eens aan dat het van groot belang om dat wel te doen. Zodoende wordt het ook gemakkelijker om de offerte (het antwoord) te vergelijken met de offerteaanvraag (de vraag). Als het antwoord niet aansluit op de vraag, kun je dat nog gemakkelijk bijsturen.
Verder is het uiteraard ook van belang om de offerte van een leverancier te controleren op onduidelijkheden. Als je die ziet, dan zul je om verduidelijking moeten vragen. Dat is het niet alleen in het belang van de afnemer, maar o0k zeker van de leverancier. Een leverancier is immers ook gebaat bij tevreden klanten die zijn producten weer kunnen aanbevelen bij anderen. Het is misschien een cliché, maar weet wat je koopt. Dit gaat in de praktijk vaker mis dan je zou verwachten.
Met een goed en helder gedocumenteerd voortraject (offerteaanvraag met duidelijke en volledige functionele eisen) ben je er als afnemer nog niet. Je zult in het contract ook nog naar de betreffende documenten uit het voortraject moeten verwijzen in het kader van het pakket van eisen waaraan de software moet voldoen. Die moeten integraal onderdeel uitmaken van het contract en de levering. In de praktijk maak ik veelvuldig mee dat zeer degelijke offerteaanvragen, requests for proposal en programma’s van eisen met één pennenstreek worden weggecontrateerd doordat in de contracten komt te staan dat de “software zal voldoen aan de Documentatie”, waarbij onder “Documentatie” slechts wordt verstaan de gebruikersdocumentatie van de leverancier en dus niet (ook) de documenten met alle eisen van de afnemer uit het voortraject. Afnemers doen er goed aan hier alert op te zijn.
In ieder geval toont deze zaak vooral het belang aan van het opstellen van een heldere offertevraag en het tekenen van een duidelijke offerte of een duidelijk contract. Wees niet terughoudend om vragen te stellen als iets niet duidelijk is. Geen van partijen is gebaat bij langdurige en (daardoor) kostbare bewijsgeschillen.
Het belang van een goede offerteaanvraag en heldere offerte
Op 22 december 2010 heeft de Rechtbank Rotterdam een tussenvonnis gewezen over de aankoop van een boekhoudsysteem (LJN-BO8919). Uit deze zaak blijkt maar weer eens het belang van een goede offerteaanvraag en een heldere offerte. Wat was er aan de hand?De afnemer (Hypotheekadviseur Centrale Organisatie Nederland B.V.) sluit een overeenkomst met de leverancier (Exact Software Nederland B.V.) voor de aankoop van een boekhoudpakket. De afnemer is (kennelijk) in de veronderstelling dat zij licenti...
Leestijd
Auteur artikel
Ernst-Jan van de Pas
Gepubliceerd
29 december 2010
Laatst gewijzigd
16 april 2018