Begin januari 2012 is een interessante uitspraak van het Hof Amsterdam gepubliceerd (5 juli 2011, LJN BR3020). De werkneemster vorderde volledige inzage in het personeelsdossier. Dit ging behoorlijk ver en stuitte logischerwijs op verzet bij de werkgever. Zo werd inzage gevorderd in:
- de correspondentie tussen de afdeling arbeidszaken/legal en andere afdelingen van werkgever;
- de welbewust door werkgever niet verstrekte gegevens,
- waaronder e-mailcorrespondentie die betrekking heeft op interne sollicitaties en
- e-mailcorrespondentie van werkgever met de (toenmalige) raad van bestuur, waaronder de correspondentie tussen de (toenmalige) voorzitter van de Centrale Ondernemingsraad en een of meer leden van de (toenmalige) raad van bestuur.
Het ging dus ook expliciet om communicatie tussen de juridisch afdeling en de advocaat van werkgever. Met betrekking tot de communicatie met de advocaat stelde de werkneemster dat de werkgever zich niet kon beroepen op de vertrouwelijkheid daarvan omdat de advocaat in de onderhavige zaak op detacheringbasis werkzaam was bij de werkgever. De werkgever weigerde de correspondentie te verstrekken tussen de afdeling arbeidszaken en andere afdelingen met betrekking tot het arbeidsgeschil met Van Schaik, een e-mail van de voorzitter van de ondernemingsraad aan de (toenmalige) Raad van Bestuur en correspondentie tussen de advocaat en de afdeling Legal/arbeidszaken.
Het Hof overwoog dat op grond van artikel 35 Wbp ‘de betrokkene’ het recht zich vrijelijk en met redelijke tussenpozen tot zijn ‘verantwoordelijke’ te wenden met het verzoek hem mede te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. Vertaalt naar het arbeidsrecht: de werknemer mag regelmatig informeren naar de verwerking van gegevens in zijn personeelsdossier. De werkgever maakt binnen vier weken schriftelijk kenbaar of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt en zo ja, geeft dan een volledig overzicht in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel of de doeleinden van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft en de ontvangers of categorieën van ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.
Het inzagerecht van artikel 35 Wbp kent echter zijn grenzen en is dus niet onbeperkt. Zo volgt uit de jurisprudentie (1) dat het inzagerecht zich niet uitstrekt tot interne notities die de persoonlijke gedachten van medewerkers bevatten en die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad. Een uiteindelijk op grond van interne notities opgemaakt definitief rapport valt hier wel onder. De gegevens waar de werkneemster om verzocht, kwalificeerden volgens het Hof als correspondentie tussen medewerkers van de werkgever en bevatten persoonlijke gedachten, uitsluitend bedoeld voor intern overleg en beraad. Dit valt niet onder het inzagerecht, aldus het Hof.
Opvallend is dat het Hof in deze zaak niet toekomt aan artikel 43 Wbp, maar voldoende heeft aan de constatering dat persoonlijke aantekeningen niet onder het inzagerecht vallen. Artikel 43 Wbp voorziet in een uitzondering op het inzagerecht, de werkgever deed in deze zaak ook een beroep op dit artikel. Eén van de gronden van artikel 43 Wbp is “de bescherming van de betrokkenen of van de rechten en vrijheden van anderen”. Onder ‘anderen’ kan ook de verantwoordelijke in de zin van Wbp –en daarmee in arbeidsrelaties de werkgever- worden begrepen.
(1) HR 29-06-2007, LJN AZ4663; HR 29-06-2007, LJN AZ4664; HR 29-06-2007, LJN BA3529; HR 24-01-2003; LJN AF0148
