IT-contracten en specificaties: ondergeschoven kindjes

Het opstellen van contracten is over het algemeen geen favoriete bezigheid van ondernemers. Doorgaans staan partijen na het eens te zijn geworden over de kosten van een project of het softwarepakket te popelen om te beginnen met het ontwikkelen van de softwareapplicatie of de software te implementeren. Toch is uit onderzoek gebleken dat slecht 29% van de IT-projecten een succes is. Onder succes werd in dat onderzoek verstaan: binnen budget, op tijd opgeleverd en deugdelijk werkend. Wat zijn hiervan de hoofdoorzaken? En hoe voorkom je het mislukken van een project?

Onvoldoende duidelijkheid over wat er geleverd moet worden

Hoofdoorzaken van het in grote mate falen van grote en kleine IT-projecten zijn met name dat er (achteraf) onvoldoende duidelijkheid blijkt te bestaan over wat er precies geleverd moest worden. Daardoor lopen ook de verwachtingen van partijen uiteen. Het is daarom van belang om voordat men begint aan een project, die verwachtingen zoveel mogelijk te concretiseren en vast te leggen in een contract. Een goed opgesteld IT-contract waarin duidelijk is omschreven wat partijen over en weer van elkaar kunnen verwachten biedt partijen niet alleen een verslaglegging van de verplichtingen over en weer dat als naslagwerk kan dienden gedurende de implementatiefase van een IT-project, maar is ook voor een rechter of een arbiter een belangrijk toetsingskader. In geschillen over mislukte IT-projecten zal de rechter of de arbiter altijd eerst kijken naar de inhoud van het contract. Dit biedt voor de rechter en arbiter vaak veel aanknopingspunten voor de beantwoording van de vraag wat partijen precies gewild hebben en wat partijen van elkaar mochten verwachten. Dit is echter niet het enige wat rechters en arbiters toetsen.

Onvoldoende duidelijke fasering en planning

Een IT-project kent doorgaans diverse fasen. Meestal begint een IT-project met een inventarisatie van de bedrijfsprocessen (wat wil de klant), gevolgd door het opstellen van specificaties (de blauwdruk), waarin staat omschreven welke functionaliteiten van de standaard software geactiveerd zullen moeten worden of, in geval van maatwerk, wat de leverancier precies moet maken. Daarna vangt de daadwerkelijke implementatiefase of bouwfase aan, gevolgd door een testfase, acceptatiefase en de daadwerkelijke oplevering. Het is verstandig om in het contract ook duidelijk af te spreken wanneer de verschillende fasen en daarmee dus het gehele project moeten worden afgerond.

Onvoldoende duidelijke specificaties

Van cruciaal belang is het opstellen en verifiëren van de specificaties (de blauwdruk) van de te leveren software. Voor de beantwoording van de vraag of een bepaald softwarepakket verkeerd is ingeregeld of gebouwd, zal een rechter of arbiter namelijk altijd teruggrijpen naar de afgesproken specificaties en de daaromtrent gemaakte afspraken en die toetsen aan hetgeen al dan niet is opgeleverd. Gelet op het grote belang van de specificaties, adviseren wij die specificaties als bijlage aan het contract te hechten zodra die zijn vastgesteld. Hierdoor is achteraf meestal goed te reconstrueren wat er precies moest worden opgeleverd en of dat voldoet aan de afspraken en daarmee aan de verwachtingen van partijen. 

Hoewel het opstellen van een IT-contract en duidelijke specificaties natuurlijk niet al oplossend is, vormen deze documenten de basis van ieder IT-project. Helaas moeten wij in de praktijk constateren dat juist deze documenten nauwelijks of zelfs helemaal geen aandacht krijgen. Dit terwijl het opstarten van een IT-project meestal hoge investeringen met zich meebrengt en vaak ook nog eens bedrijfskritische processen betreffen of in ieder geval beïnvloeden. Al te meer reden om als een goed huisvader veel aandacht te besteden aan deze ondergeschoven kindjes.