'Natte' handtekening bij digitale inschrijving

Gescande documenten die bij een digitale inschrijving worden geüpload, moeten zijn ondertekend als dit is geëist in het bestek. Onlangs oordeelde de Rotterdamse voorzieningenrechter dat het ontbreken van de handtekening ongeldigheid van de inschrijving tot gevolg kan hebben.

De aanbestedingsprocedure
Onder de toepassing van het Bass (Besluit aanbestedingen speciale sectoren) heeft waterbedrijf Evides de levering van ijzerchloride aanbesteed conform de procedure van gunning via onderhandelen. Gegund zou worden aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving.

De aanbesteding geschiedde geheel elektronisch. Voorafgaande aan de onderhandelingsfase dienden inschrijvers hun aanbieding dan ook geheel elektronisch in te dienen.

De inschrijving diende in ieder geval het volgende te bevatten: een begeleidende brief en een prijzenblad. Beide documenten moesten, evenals de volledige inschrijving, rechtsgeldig zijn ondertekend. De begeleidende brief moest vergezeld gaan van een uittreksel uit het Handelsregister of gelijkwaardig document waaruit blijkt dat de ondertekenaar daartoe rechtsgeldig bevoegd is.

Melspring doet incomplete inschrijving
Melspring heeft op de genoemde aanbestedingsprocedure ingeschreven. Nadat zij de inschrijving heeft ingediend, ontving zij het bericht dat de “respons is ondertekend en ingediend”. Bij e-mail van 20 januari is Melspring, net als de overige inschrijvers, door Evides uitgenodigd om haar inschrijving toe te lichten. Bij haar antwoord op dit bericht voegde Melspring een machtiging toe waaruit blijkt dat de ondertekenaar bevoegd was de documenten te ondertekenen.

Bij e-mail van 13 februari bericht Evides Melspring dat haar inschrijving ongeldig is. Melspring zou bij haar inschrijving, hoewel dit wel was geëist, niet de pas later ingestuurde machtiging hebben bijgesloten. Tevens waren het begeleidend schrijven en het prijzenblad in het geheel niet ondertekend. Melspring kan zich bij deze beslissing niet neerleggen en spant een kort geding aan tegen Evides.

Digitaal inschrijven verzekert ondertekening
In kort geding vordert Melspring dat zij wordt toegelaten tot de onderhandelingsprocedure. Zij stelt dat, nu de inschrijving digitaal is geschied, de beveiliging van data en authentificatie centraal staat. Derhalve is sprake van een digitale handtekening waar hetzelfde rechtsgevolg aan moet worden verbonden als aan een ‘natte’. Tevens voert Melspring aan dat de eis betreffende het ondertekenen van de document niet duidelijk is opgenomen in het bestek.

Ontbreken ondertekening
De voorzieningenrechter volgt Melspring in haar opvatting dat de onderhavige procedure een hoge mate van zekerheid biedt. Echter, zij verwerpt het standpunt van Melspring dat dat betekent dat de inschrijvingen niet alsnog rechtsgeldig moeten zijn ondertekend. Het feit dat een inschrijving is aangeboden betekent nog niet dat de onderneming ook instaat voor hetgeen is aangeboden. Voor de geldigheid van de inschrijving is vereist dat die is voorzien van een (‘natte’ of digitale) handtekening.

Hoewel dit geëist is in het bestek, heeft Melspring de inschrijving, begeleidende brief en prijslijst in het geheel niet voorzien van een handtekening. Noch van een ‘natte’, noch van een digitale in de zin van artikel 3:15, lid 4 BW. Het toepassen van een digitale handtekening was ook niet gefaciliteerd door Evides. De wijze waarop de documenten zijn ingediend, het uploaden van documenten, kan volgens de voorzieningenrehter niet gelijk worden gesteld aan een digitale handtekening. Het digitaal indienen van de documenten betreft enkel de communicatiewijze tussen Evides en de inschrijvers.

Zorgvuldig lezen documenten verantwoordelijkheid inschrijver
Verder oordeelt de voorzieningenrechter dat de eis van een handtekening duidelijk is omschreven in het bestek. Hierover zijn ook vragen gesteld in de Nota van Inlichtingen. Over een elektronische handtekening wordt in het geheel niet gerept door Evides.

De voorzieningenrechter oordeelt dat het de verantwoordelijkheid van de inschrijvers is de aanbestedingsdocumenten in onderlinge samenhang te lezen. Het enkele bericht wanneer de documenten zijn ingediend dat de “respons is ondertekend en ingediend” is onvoldoende om tot het oordeel te komen dat de inschrijving is ondertekend conform de eisen.

De voorzieningenrechter oordeelt in dat licht dat het ontbreken van een handtekening maakt dat er geen inschrijving is gedaan.

mr. J.H.J. Bax, aanbestedingsadvocaat
Vakgroep aanbestedings- en bouwrecht Dirkzwager