Niet-tijdig uploaden documenten is risico inschrijver

Als een inschrijver slechts enkele minuten voor het einde van een inschrijvingstermijn start met het uploaden van zijn inschrijving op Tenderned, dan komt een mogelijke storing in Tenderned, waardoor de inschrijving niet tijdig is geüpload, voor rekening van de inschrijver. De Brabantse voorzieningenrechter oordeelt dat de inschrijver, door pas zeer laat met uploaden te starten, het risico neemt dat de inschrijving niet tijdig is ingediend.

Een aanbesteding van de gemeente Werkendam wordt volledig digitaal uitgevoerd. Inschrijvers dienden uiterlijk 26 maart 2015 om 11.00 uur de inschrijving te hebben geüpload naar de digitale kluis op Tenderned. CSC start met het uploaden van haar documenten om 10.56 uur. Volgens het log van Tenderned zijn de documenten succesvol om 10.56.08 uur geüpload. Om 10.57 uur ontvangt CSC de TAN-code die ingevoerd moet worden om de documenten in de digitale kluis te plaatsen. Er is geen melding in het log dat de TAN-code is ingevoerd. Als de kluis om 11.09 uur wordt geopend, wordt geen inschrijving van CSC aangetroffen. Om 12.22 uur ontvangt de gemeente een e-mail van CSC met het verzoek om haar alsnog toe te staan een inschrijving in te dienen. De gemeente weigert dit.

In kort geding stelt CSC dat zich bij het plaatsen van de documenten in de digitale kluis een storing voorgedaan, waardoor de documenten niet in de kluis zijn geplaatst. Deze storing dient volgens haar niet voor rekening van CSC te blijven. De gemeente voert aan dat CSC de TAN-code nooit heeft ingevoerd. Bovendien is het aan CSC te wijten dat zij haar inschrijving niet heeft kunnen indienen. CSC heeft immers zelf besloten pas 3 minuten voor het einde van de inschrijvingstermijn te starten met het uploaden van de documenten.

De voorzieningenrechter volgt het betoog van de gemeente. Het is niet aannemelijk geworden dat er zich een storing heeft voorgedaan waardoor CSC haar documenten niet tijdig kon indienen. Evenmin staat vast dat CSC de TAN-code heeft ingevoerd om het indienen van de inschrijving af te ronden. Ervan uitgaande dat zich wel een storing zou hebben voorgedaan, oordeelt de voorzieningenrechter dat dat risico voor CSC moet blijven. Ondanks uitdrukkelijke waarschuwingen in de gebruiksvoorwaarden van Tenderned heeft CSC ervoor gekozen pas zeer kort voor het sluiten van de inschrijvingstermijn te starten met het uploaden van de inschrijving. Daarmee heeft CSC het risico genomen dat het inschrijvingsproces langer, althans te lang, zou duren en de inschrijving niet tijdig zou zijn ingediend. CSC kan aan eerdere gevallen waarin het inschrijvingsproces zeer snel verloopt niet het vertrouwen ontlenen dat dat in dit geval ook zou gebeuren.

De inschrijving van CSC hoeft dan ook niet alsnog te worden beoordeeld.

mr. Joris Bax

aanbestedingsadvocaat, Dirkzwager advocaten en notarissen