Niet-volgen gewijzigde inschrijvingswijze leidt tot ongeldigheid inschrijving

Een aanbestedende dienst kan de voorgeschreven inschrijvingswijze aanpassen in een Nota van Inlichtingen. Inschrijvers moeten dan deze nieuwe wijze volgen. Inschrijven zoals voorgeschreven in een op dit punt achterhaalde leidraad, levert dan een ongeldige inschrijving op. De voorzieningenrechter van de rechtbank Midden-Nederland overweegt namelijk dat toelating van een dergelijke inschrijving in strijd is met het gelijkheidsbeginsel.

In een aanbesteding van de provincie Utrecht, schrijft de aanbestedingsleidraad een digitale inschrijving via Tenderned voor. Hierover oordeelde de Brabantse voorzieningenrechter onlangs nog dat inschrijvers tijdig dienen te uploaden. De ervaring leert namelijk dat het uploaden enige tijd kan duren. Voor deze Utrechtse aanbesteding is de belangstelling zo groot, dat de beheerders van Tenderned waarschuwen dat het systeem het grote aantal inschrijvers niet aan zou kunnen. De provincie besluit daarop dat de digitale inschrijving geen doorgang kan vinden en meldt in een Nota van Inlichtingen (“NvI”):

“In tegenstelling tot hetgeen gemeld, dienen de inschrijvingen NIET te worden geüpload via TenderNed. De inschrijvingen dienen uiterlijk d.d. 14 januari 2015 om 16:00 uur te zijn afgegeven bij de receptie in het provinciehuis te Utrecht.”

Eén inschrijver stuurt zijn stukken niettemin via Tenderned in, waarop de provincie zijn inschrijving ongeldig verklaart. De inschrijver stelt dat de provincie zelf voor verwarring heeft gezorgd en de inschrijving moet toelaten. De ongeldigverklaring van de digitale inschrijving zou nu namelijk in strijd zijn met het evenredigheids- en het zorgvuldigheidsbeginsel.

De leidraad bepaalt echter dat in geval van tegenstrijdigheden de NvI voorgaat, en die geeft juist duidelijk aan dat “NIET” digitaal mag worden ingeschreven. Daarom overweegt de rechter dat het voor de “redelijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijver” duidelijk was dat de inschrijving moest gebeuren door afgifte in het provinciehuis. Opname van een bepaling in de aanbestedingsleidraad die de rangorde van alle aanbestedingsdocumenten regelt, is een aanbestedende dienst in het algemeen dus aan te bevelen.

Nu de toegelaten inschrijvers alle stukken op een eerder moment hebben moeten uitprinten en fysiek hebben moeten afgeven en de uitgesloten inschrijver pas op het allerlaatste moment digitaal heeft ingeschreven, is sprake van ongelijkheid. De voorzieningenrechter oordeelt dat toelating van de digitale inschrijving nu in strijd zou zijn geweest met het gelijkheidsbeginsel. De ongeldigverklaring van de die inschrijving door de provincie is dus rechtmatig.

Frank Cornelissen
Advocaat aanbestedings- en bouwrecht