Privacy werknemer: welke gegevens mag de werkgever aan derden verstrekken?

Het recht op privacy staat volop in de belangstelling en kent vele aspecten. Welke gegevens laat ik op het internet achter bij een online aankoop? Mag de politie in bepaalde regio’s alle voorbij komende kentekens noteren?
Ook met betrekking tot de arbeidsrelatie komen privacy gerelateerde vragen op. De werkgever verzamelt en bewerkt persoonsgegevens in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Welke gegevens mag een werkgever aan derden verstrekken?

Een gegevensverwerking dient in overeenstemming met de wet, behoorlijk en zorgvuldig te zijn. De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) is hierbij leidend. Op grond van de WBP is het verstrekken van gegevens een vorm van ‘verwerken’, hetgeen leidt tot toepasselijkheid van de WBP. De WBP biedt een behoorlijk abstract kader, dat voor vele werkgevers lastig is te doorgronden. Dit terwijl privacy en met name schending daarvan steeds vaker leidt tot protest, al dan niet publiekelijk. ‘Naming and shaming’ komt steeds meer voor. Mede daarom zou een compliance programma óók moeten zien op privacy. Zeker nu het College Bescherming Persoonsgegevens voor zichzelf een meer handhavende rol ziet weg gelegd (vgl. bijvoorbeeld de NMA).

Om het abstracte kader van de WBP wat meer concreet te maken, wordt in deze bijdrage een aantal dagelijkse situaties aangehaald die zien op het verstrekken van gegevens (van werknemers, door werkgever) aan derden.

Politie
Een werkgever kan op grond van de wet verplicht zijn bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan derden. Een voor hand liggend voorbeeld is de fiscus, immers de werkgever dient loonbelasting af te dragen. Maar wat indien de politie inlichtingen komt inwinnen over een werknemer? Artikel 9 WBP bepaalt dat persoonsgegevens niet verwerkt mogen worden op een wijze die onverenigbaar is met het doel waarvoor ze zijn verkregen. De persoonsgegevens die een werkgever verzamelt, denk aan loongegevens, geboortedatum, adres, huwelijkse staat, kinderen, ziekteverzuim etc. etc., worden uiteraard niet verzameld om in een later stadium aan de politie te verstrekken. Wat nu indien de politie inlichtingen komt inwinnen?

De werkgever is alleen verplicht gegevens te verstrekken indien de politie hier uitdrukkelijk en gericht om vraagt en daarbij bovendien aangeeft op grond van welke regeling de werkgever verplicht is de gegevens te verstrekken. Er kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een bevel van rechter-commissaris in strafzaken.

Loonbeslag
In geval van een door de deurwaarder gelegd loonbeslag, doet de werkgever er verstandig aan om een afschrift van het veroordelende vonnis op te vragen. Zodoende kan geverifieerd worden of er inderdaad sprake is van een veroordelend vonnis jegens een werknemer. Zo ja, dan mogen gegevens verstrekt worden. Sterker nog, dan is de werkgever op grond van artikel 475g Rechtsvordering ook verplicht gegevens te verstrekken.

De werkgever mag de informatie over het loonbeslag binnen de organisatie alleen doorgeven indien dat ‘verenigbaar is met het doel waarvoor de informatie is verkregen’. Het ligt in de lijn der verwachting dat de leidinggevende en personeelszaken gerechtigd zijn om over de informatie te beschikken.

Commerciële doeleinden
Her verstrekken van persoonsgegevens van werknemers aan een derde, om die derde bijvoorbeeld een aanbieding aan de werknemers te laten doen is niet toegestaan. Ook niet indien de werkgever de beste bedoelingen heeft, door bijvoorbeeld een aantrekkelijke ziekenkostenverzekering of een aanbieding voor een vakblad onder de aandacht te brengen.

Tot slot: recht op informatie over de verstrekking
Eén van de basisbepalingen uit de WBP is dat de werknemer recht heeft op inzage in zijn personeelsdossier. Dit geldt voor het gehele dossier en bovendien heeft de werknemer het recht om zaken eventueel te corrigeren. Maar de werkgever moet desgevraagd ook inzichtelijk kunnen maken aan welke derden gegevens zijn verstrekt. Welke gegevens nu wel en niet in personeelsdossier mogen worden bewaard en hoe lang, zal in een volgende bijdrage aan de orde komen.