Het is vaste rechtspraak dat inschrijvers voldoende proactief moeten zijn gedurende de aanbestedingsprocedure. Alle bij een aanbesteding betrokken partijen zijn immers gebaad bij een soepel en spoedig verlopende aanbestedingsprocedure. Een inschrijver moet zich zelfs proactief (blijven) opstellen nadat een eventuele kort gedingprocedure aanhangig is gemaakt, zo oordeelde de voorzieningenrechter van de Rechtbank Dordrecht recent (15 maart 2012, LJN BV8860).
De zaak
Bureau Openbare Verlichting Lek-Merwede heeft een aanbesteding uitgeschreven betreffende de instandhouding van openbare verlichtingsinstallaties in de gemeente Lek-Merwerde. Ziut heeft op de aanbesteding ingeschreven en is op basis van de gehanteerde gunningsystematiek tweede geworden. Ziut is het met het gunningsvoornemen van het Bureau niet eens en start binnen 15 dagen een kort geding, stellende dat het Bureau ten onrechte gunningscriterium 9 niet bij de beoordeling heeft betrokken. In de aanloop naar de mondelinge behandeling van het kort geding komt het Bureau tegemoet aan de bezwaren van Ziut en gaat over tot herbeoordeling. Echter, ook na de herbeoordeling eindigt Ziut als tweede en Ziut wordt hier ruimschoots voor de zitting van op de hoogte gesteld door het Bureau. Ziut trekt het kort geding dan ook niet in.
Pas ter zitting - derhalve anderhalve maand na het tweede gunningsvoornemen - stelt Ziut zich voor het eerst op het standpunt dat de motivering van de uitkomst van de herbeoordeling (ook) niet deugdelijk zou zijn. Het Bureau acht een dergelijke handelswijze van Ziut in strijd met de goede procesorde en het getuigt volgens het Bureau niet van de door Ziut te betrachten proactiviteit.
Het oordeel van de voorzieningenrechter
De voorzieningenrechter volgt het standpunt van het Bureau en komt tot het oordeel dat Ziut inderdaad niet proactief genoeg is geweest door pas ter zitting haar bezwaren met betrekking tot de herbeoordeling kenbaar te maken. De voorzieningenrechter overweegt hierover als volgt:
“Het is in strijd met de goede procesorde dat Ziut pas ter zitting dit standpunt innam. De zitting vond (pas) plaats op 1 maart 2012. Ziut heeft dus ruim de tijd gehad om aan het Bureau om een nadere motivering te vragen. Het komt voor risico van Ziut dat zij dit niet heeft gedaan. Het maatschappelijk belang dat is gediend met een soepel verlopende aanbestedingsprocedure, die toch al een procedure is waarin vanwege de veelheid aan procedurevoorschriften een omissie niet altijd eenvoudig valt te voorkomen, verhoudt zich er niet mee dat een inschrijver er voor kiest om het oordeel van een rechter af te wachten, in plaats van eerst even de moeite te nemen om zelf die motivering op te vragen bij de aanbestedende dienst. Mocht die motivering niet bevallen dan altijd nog de gang naar de rechter worden gemaakt. Ziut had een pro-actieve houding moeten aannemen en rekening kunnen en moeten houden met de gerechtvaardigde belangen van het Bureau.”
De bovenstaande overwegingen leiden er (mede) toe dat de voorzieningenrechter de vorderingen van Ziut afwijst. Ziut is volgens de voorzieningenrechter aldus niet proactief genoeg geweest en had haar bezwaren met betrekking tot de motivering van het gunningsvoornemen na de herbeoordeling voor de zitting kenbaar moeten maken.
Commentaar
Inschrijvers dienen te bedenken dat van hen te allen tijde een proactieve houding wordt verlangd, zelfs in de fase waarin reeds een kort gedingprocedure aanhangig is gemaakt. Het is inschrijvers dan ook aan te raden om eventuele bezwaren (ook al worden deze bezwaren bij de inschrijver pas na het gunningsvoornemen bekend) altijd voor de zitting aan de aanbesteder kenbaar te maken. Doet een inschrijver dit niet dan is de kans groot dat hij achter het net vist, ook al zijn de bezwaren misschien terecht.
