Te laat ontvangen inschrijving met grote gevolgen

Op 28 augustus 2012 heeft het hof te ’s-Hertogenbosch uitspraak gedaan over de vraag of een inschrijving van een AWBZ-instelling in het kader van een inkoopprocedure voor AWBZ-zorg buiten behandeling mocht worden gelaten door het zorgkantoor van CZ omdat deze (net) te laat was ontvangen.

De betreffende instelling had haar inschrijving om 11.36 uur naar een niet-bestaand e-mailadres van CZ verstuurd, terwijl de deadline om 12.00 uur afliep. Pas om 12.08 kwam de instelling hierachter, waarna de inschrijving opnieuw werd ingestuurd, dit keer naar een wél bestaand e-mailadres. De overschrijding van de deadline was minimaal, maar CZ bleek onvermurwbaar: de inschrijving was te laat en de instelling kwam volgens CZ niet meer in aanmerking voor een contract.

Het hof is het met die harde conclusie eens. De inschrijving is nu eenmaal te laat binnengekomen en dat komt, gelet op het onderhavige feitencomplex, voor rekening en risico van de instelling, aldus het hof. Het hof heeft begrip voor het feit dat CZ de regels van de inkoopprocedure strikt hanteert. In het toepasselijke Zorgdocument staat dat volgens het hof ook duidelijk beschreven. Bovendien past CZ de regels al jarenlang toe. CZ mocht daarom besluiten om de aanvraag van de betreffende instelling niet in behandeling te nemen, omdat de inschrijving te laat was ontvangen. Een belangenafweging hoeft volgens het Hof niet gemaakt te worden. Dat zou namelijk aanleiding geven tot ongelijke behandeling van inschrijvers.

De uitspraak maakt duidelijk dat instellingen er verstandig aan doen om zeer strikt vast te houden aan de voorwaarden die zorgkantoren stellen in hun inkoopdocumenten. Het niet voldoen aan één of meerdere voorwaarden kan grote gevolgen hebben, hoe onbetekenend die voorwaarden ook lijken te zijn en of het nu gaat om inhoudelijke of processuele voorwaarden.