Vakbondsleden voorgetrokken

Privileges op grond van vakbondlidmaatschap, een nieuwe realiteit, zo blijkt op 18 februari 2013 onder andere via nu.nl. Vakbonden De Unie en FNV hebben inmiddels met twee werkgevers afspraken gemaakt over het ‘voortrekken’ van vakbondsleden. Het varieert van een extra vrije dag om zich via de vakbond om te scholen tot een scholingsbudget ter hoogte van € 1.000,-. Deze ontwikkeling zal stof doen opwaaien, maar privacy is niet het eerste waaraan wordt gedacht. Het begrip ‘bijzonder persoonsgegeven’ zal de praktische uitvoering in de weg kunnen staan.

Verwerking bijzondere persoonsgegevens verboden
Het lidmaatschap van een vakbond is op grond van artikel 16 Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) een bijzonder persoonsgegeven. Ditzelfde geldt voor onder andere de gegevens betreffende gezondheid, ras en politieke gezindheid. De verwerking van bijzondere persoonsgegevens is in beginsel verboden.

Wel verwerking door vakbonden zelf
Op grond van artikel 20 WBP mogen gegevens aangaande vakbondlidmaatschap alleen door de vakbonden zelf worden verwerkt. De uitzondering op het verbod tot verwerking geldt niet voor werkgevers. Maar om uitvoering te kunnen geven aan de privileges voor vakbondsleden, zullen werkgevers wel moeten weten welke werknemer lid is van (welke) vakbond.

Enige houvast: toestemming
De enige houvast die werkgevers hebben om toch in overeenstemming met de WBP het vakbondslidmaatschap te registeren is op basis van individuele toestemming van de betreffende werknemers. Artikel 23 WBP maakt het wel mogelijk om met uitdrukkelijke toestemming van de werknemer bijzondere persoonsgegevens te verwerken. Dit betekent in praktische zin dat een werkgever aan al haar medewerkers zal moeten vragen of zij lid zijn van een vakbond en hen toestemming vragen tot verwerking van dit gegeven.

Grote administratieve opgave
De werknemers die kunnen profiteren van hun vakbondslidmaatschap zullen waarschijnlijk weinig moeite hebben met het kenbaar maken van hun lidmaatschap. De vraag is echter hoe de werkgever in praktische zin de uitdrukkelijke toestemming gaat verwerven. In lijn met de WBP is er geen andere route dan iedere werknemer expliciet laten instemmen met de verwerking dit bijzondere persoonsgegeven en dat zal bij omvangrijke organisaties een grote opgave zijn. Het is bij werkgevers een feit van algemene bekendheid dat het geretourneerd krijgen van (ondertekende) documenten vaak zeer moeizaam verloopt. Een praktische insteek zou kunnen zijn om de vakbondsleden die gebruik willen maken van de privileges op te roepen zich bij de werkgever te melden. Vanuit oogpunt van de WBP verdient het dan voorkeur om te vermelden dat men vrij is zich te melden of niet en dat het vakbondslidmaatschap geregistreerd wordt, tot dat de werknemer zijn toestemming daarvoor intrekt.

Hoe dan ook, vanuit het privacyrecht bezien is het verstandig om goed na te denken over de verwerking van dit bijzondere persoonsgegeven. De privacywaakhond in Nederland (College Bescherming Persoonsgegevens) versterkt haar positie en in de toekomst kunnen ook aanzienlijke boetes worden opgelegd bij overtreding van de privacyregels.