WOB: niet voldaan aan de onderzoeksplicht

Voor documenten die in strijd met de archiefregelgeving niet onder het bestuursorgaan zelf berusten, geldt voor het bestuursorgaan een verdergaande inspanningsverplichting om die documenten toch te kunnen verstrekken. Het enkel geloofwaardig stellen dat de documenten niet (meer) onder het bestuursorgaan berusten, is in zo’n geval onvoldoende. Dit blijkt uit de uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 20 oktober 2010, nr. 201001965/1/H3.



Verzoeker had verzocht om openbaarmaking van het eerste ontwerp van de bestemmingsplankaart Nieuw Binckhorts van 9 januari 2008 en alle overige versies van deze bestemmingsplankaart. Dit verzoek is door het college afgewezen omdat de verzochte bestemmingsplankaarten niet meer zouden bestaan. De (eerste) digitale versie van 9 januari 2008 is volgens het college steeds aangepast en overschreven, waardoor de eerdere versies niet bewaard zijn gebleven.

Volgens de archiefregelgeving dienen documenten betreffende de voorbereiding van bestemmingsplannen 20 jaar te worden bewaard. Naar het oordeel van de Afdeling kunnen onder deze documenten niet alle gewijzigde, interne versies van de plankaarten worden begrepen die zijn gemaakt  om te komen tot het ter inzage gelegde ontwerpbestemmingsplan Nieuw Binckhorst. Tot deze bescheiden behoren echter wel de versies van een voorontwerpbestemmingsplan die naar externe partijen zijn verzonden om zich hierover uit te laten.

In dit geval waren de documenten die naar derden waren verzonden, in strijd met de archiefregelgeving, niet meer bij het college zelf aanwezig. In zo’n geval mag volgens de Afdeling van het college worden verwacht dat het contact zou opnemen met de adressanten van de verzendlijst om te onderzoeken of zich bij één van hen een exemplaar van de gevraagde documenten bevond. Door dit na te laten, en ook niet anderszins blijk te geven van een inspanning die verder ging dan het doen van navraag bij de relevante afdelingen binnen de gemeente, heeft het college niet al het redelijkerwijs mogelijke gedaan om die versie alsnog te achterhalen. Het college dient daarom een nieuwe beslissing op bezwaar te nemen.

Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Maarten Baneke.