Bestuursorganen opgelet: ook WhatsApp- en sms-berichten vallen onder de reikwijdte van de Wet openbaarheid van bestuur!

Op 28 november jongstleden heeft de Rechtbank Midden-Nederland een belangwekkende uitspraak gedaan over de reikwijdte van de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob). Kort gezegd was de rechtbank van oordeel dat WhatsApp- en sms-berichten onder de reikwijdte van de Wob vallen en dus kunnen worden opgevraagd met een Wob-verzoek.

Wat was er aan de hand?

Het Branchebelang Thuiszorg Nederland (hierna: eiseres) diende een Wob-verzoek in bij het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Het verzoek had (onder meer) betrekking op elektronische berichten zoals WhatsApp- en sms-berichten. Deze berichten werden door de minister niet verstrekt, omdat deze berichten niet onder de definitie van het begrip document in de zin van artikel 1, eerste lid, aanhef en onder a, van de Wob zouden vallen (“een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat”). WhatsApp en sms-berichten moesten volgens de minister op één lijn worden gesteld met een moderne schriftelijke weergave van een telefoongesprek. De Wob verplicht niet tot het maken van een schriftelijke notitie van een telefoongesprek en ook niet tot het bewerken of opstellen van documenten, waaronder een telefoonnotitie. Dit zou ook gelden voor WhatsApp- en sms-berichten. Het documentbegrip van de Wob zou naar het oordeel van de minister worden verlaten als van een bestuursorgaan wordt verwacht dat dergelijke virtuele informatie tot een document moet worden gemaakt (bijvoorbeeld door het knippen en plakken in een Word-document).

Daarentegen viel volgens eiseres niet in te zien dat informatie die is neergelegd in de vorm van een tekstbericht via WhatsApp of sms, anders is dan informatie die is neergelegd in de vorm van een notitie of e-mail. Dat WhatsApp- of sms-berichten naar hun aard een vluchtiger karakter hebben die (zo betoogde de minister) vergelijkbaar zouden zijn met telefoongesprekken, maakt het feit dat informatie wordt neergelegd in een bestand een gegevensdrager niet anders.

Oordeel rechtbank

Is sprake van een 'schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat'?

De rechtbank is het eens met eiseres en stelt voorop dat je er niet omheen kunt dat ook sms- en WhatsApp-berichten in hun hoedanigheid van gegevensdrager als document zijn aan te merken.

Hoewel WhatsApp- en sms-berichten in de huidige tijd vaak de functie vervullen waar voorheen het telefoongesprek voor werd gebruikt, betekent dit volgens de rechtbank nog niet dat deze berichten daarom per definitie niet onder de Wob zouden vallen. Telefoongesprekken als zodanig vallen niet onder de werkingssfeer van de Wob omdat ze niet zijn 'vastgelegd'. Een sms- of WhatsApp-bericht is echter wel 'vastgelegd' en valt in die zin meer te vergelijken met een e-mailbericht, dat evident wel onder de Wob valt. Dat WhatsApp- en sms-berichten vaak worden gebruikt in “vluchtigere communicatie”, is volgens de rechtbank geen reden om die berichten categorisch uit te sluiten van de werkingssfeer van de Wob. De rechtbank concludeert dan ook dat sms- en WhatsApp-berichten als object onder de documentdefinitie van de Wob vallen in die zin dat het gaat om 'een schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat'.

Is sprake van een ‘bij een bestuursorgaan berustend stuk’?

Vervolgens gaat de rechtbank uitgebreider in op het vereiste dat de sms- en WhatsApp-berichten onder het bestuursorgaan moeten berusten (zoals dat uit de documentdefinitie van de Wob in artikel 1, aanhef en onder a volgt). De rechtbank overweegt op dit punt dat voor het berusten van de documenten onder een bestuursorgaan niet heeft te gelden dat een document op de harde schijf of server van het bestuursorgaan moet staan. Documenten worden tegenwoordig ook opgeslagen in de cloud en er worden e-mailprogramma’s gebruikt met providers die web-based werken (via het internet). In die gevallen gaat het naar het oordeel van de rechtbank nog steeds om documenten van het bestuursorgaan. De rechtbank overweegt dan ook dat de techniek van opslaan niet mag bepalen of de Wob wel of niet op een document van toepassing is.

De rechtbank is verder van oordeel dat WhatsApp- en sms-berichten die op de telefoons staan met een abonnement op naam van het bestuursorgaan “onder het bestuursorgaan berusten”. Ditzelfde geldt uitdrukkelijk niet voor berichten op privételefoons van ambtenaren.

Bij telefoons met een abonnement op naam van het bestuursorgaan, dient het bestuursorgaan volgens de rechtbank een manier te vinden om de WhatsApp- en sms-berichten te achterhalen die betrekking hebben op de bestuurlijke aangelegenheid waarop het Wob-verzoek betrekking heeft. Dit kan bijvoorbeeld door bij de betreffende ambtenaren te vragen of zij informatie over de bestuurlijke aangelegenheid in de berichten hebben.

Conclusie

Het oordeel van de rechtbank in deze zaak is klip en klaar: ook sms’jes en WhatsApp-berichten zijn te Wobben. De (overigens al ruime) definitie van het begrip document is met deze uitspraak aldus verder verruimd.

Heeft u vragen over de Wet openbaarheid van bestuur? Neem dan contact op met Roos Molendijk