Hoe gebruik ik algemene voorwaarden? Deel 1

Overeenkomsten komen tot stand door aanbod en aanvaarding, aldus artikel 6:217 BW. iemand doet een aanbod, bijvoorbeeld door een boek te koop aan te bieden voor een bepaalde prijs, en een ander aanvaard dit aanbod. Partijen zijn het daarmee eens over de kern van de overeenkomst, in dit geval het te leveren goed en de prijs. Daarnaast zijn er allerlei randvoorwaarden die ook geregeld moeten worden, maar die in vrijwel iedere overeenkomst op dezelfde wijze terugkomen. Voor al deze randvoorwaarden zijn de ‘algemene voorwaarden’ in het leven geroepen. Algemene voorwaarden zijn anders dan een overeenkomst, aangezien zij niet de kern van de overeenkomst regelen, maar juist de randvoorwaarden voor alle overeenkomsten die je sluit. Algemene voorwaarden zijn een set standaard bepalingen, bedoeld voor herhaaldelijk gebruik.

Er zijn twee kanten die van belang zijn bij het gebruik van algemene voorwaarden: ten eerste de formele kant: welke stappen moeten worden genomen om een beroep te kunnen doen op de algemene voorwaarden? Ten tweede de inhoudelijk kant: wat kan er wel en wat kan er niet in de algemene voorwaarden geregeld worden. Hieronder zal worden ingegaan op de formele kant van het gebruik van de algemene voorwaarden, namelijk de toepasselijkheid en de terhandstellingsplicht.

I.                    Toepasselijkheid
De eerste stap is het van toepassing verklaren van algemene voorwaarden. Deze zijn snel van toepassing, namelijk door het volgende zinnetje onderaan al uw brieven en offertes op te nemen en ook in de overeenkomst die door de wederpartij wordt getekend:

‘Op al onze overeenkomsten zijn de Algemene Voorwaarden van XXX van toepassing’

II.                  Acceptatie
Dan de tweede stap. Net als bij overeenkomsten is er bij algemene voorwaarden sprake van aanbod en aanvaarding: de gelding van algemene voorwaarden dient te worden aanvaard. Deze aanvaarding kan uitdrukkelijk maar ook stilzwijgend plaatsvinden. Als de wederpartij niet protesteert tegen de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden, dan heeft hij de toepasselijkheid stilzwijgend aanvaard en zullen uw algemene voorwaarden van toepassing zijn.

III.                Informatieplicht
Op de gebruiker van algemene voorwaarden rust een informatieplicht. Deze is in het leven geroepen omdat de snelle en gemakkelijke toepasselijkheid van algemene voorwaarden kan leiden tot een zekere onbalans tussen de rechten van de gebruiker van de algemene voorwaarden en diens wederpartij. De informatieplicht wordt ingevuld door middel van de terhandstellingsplicht van algemene voorwaarden.

Allereerst is het belangrijk dat de terhandstelling van de algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst dient te geschieden. Het heeft dus totaal geen zin om algemene voorwaarden met de eerste factuur mee te sturen, want dan ben je te laat en zijn de algemene voorwaarden vernietigbaar.

Uiteraard zijn er verschillende mogelijkheden voor het terhandstellen, zoals het toesturen of overhandigen van de algemene voorwaarden. Op de gebruiker van de algemene voorwaarden rust de bewijslast van het terhandstellen: u moet bewijzen dat de algemene voorwaarden daadwerkelijk ter hand zijn gesteld. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door de wederpartij voor de ontvangst van een exemplaar van de algemene voorwaarden te laten tekenen.

Een uitzondering op het hele verhaal van verplichte terhandstelling is wanneer de terhandstelling ‘redelijkerwijs niet mogelijk is’. Dit komt echter maar zelden voor. Denk hierbij aan de verkoop van treinkaartjes. Je kunt niet verwachten dat met ieder kaartje de Algemene Voorwaarden van de NS worden overhandigd. In een dergelijk geval kan worden volstaan met de vermelding dat er Algemene Voorwaarden bestaan, dat deze van toepassing zijn en dat ze ter inzage liggen bij u of bij de Kamer van Koophandel. Daarbij dient tevens te worden vermeld dat de voorwaarden op verzoek kunnen worden toegezonden. Daarnaast kan bij fysieke overeenkomsten, dus overeenkomsten die niet langs elektronische weg tot stand zijn gekomen, tevens worden voldaan aan de terhandstellingsplicht door middel van elektronische toezending, mits de wederpartij hier expliciet mee heeft ingestemd.

Ten aanzien van dienstenverrichters geldt een iets ander regime. Daarover leest u hier meer.

Battle of forms
Wat vaak voorkomt is dat de ene partij de algemene voorwaarden van de andere partij van de hand wijst en haar eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaart. Dit is de zogeheten ‘battle of forms’. De hoofdregel is: de eerste verwijzing geldt. Die eerste verwijzing kan plaatsvinden bij het uitbrengen van de offerte of nog eerder, bij een brief die verzoekt om het uitbrengen van een offerte.

Als nu de wederpartij als eerste een brief heeft gestuurd met het verzoek aan u om een aanbod te doen, en onder aan die brief is opgenomen: ‘op alle overeenkomsten zijn mijn algemene voorwaarden van toepassing’, dan heeft de wederpartij het eerst verwezen naar algemene voorwaarden, welke derhalve van toepassing zijn.

Als u dat niet wilt maar juist wilt dat dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn, dan moet u uitdrukkelijk de toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden van de wederpartij verwerpen en uw algemene voorwaarden van toepassing verklaren.

Nu is natuurlijk de volgende stap, dat de wederpartij uw aanbod aanvaardt, maar daarbij uw algemene voorwaarden uitdrukkelijk verwerpt. Dan ontstaat de op zichzelf wellicht ietwat vreemde situatie dat er wel een overeenkomst tot stand is gekomen, want er is overeenstemming op de essentiële punten van de overeenkomst, maar dat er geen algemene voorwaarden van toepassing zijn. Deze situatie kunt u het best ondervangen door met de wederpartij in gesprek te gaan en te kijken op welke punten de voorwaarden overeenkomen en op welke punten partijen een aanvullende regeling moeten treffen.

Tot slot
Een grote wederpartij zal geen beroep kunnen doen op de vernietigbaarheid van de algemene voorwaarden wegens een gebrek in de terhandstellingsplicht. Een grote wederpartij kan enkel een beroep doen op de redelijkheid en billijkheid. Een grote wederpartij is een partij die de jaarrekening moet publiceren en die 50 of meer werkzame personen in dienst heeft. Desondanks raad ik u aan altijd te voldoen aan de terhandstellingsplicht. Het kan namelijk zijn dat u denkt met een grote wederpartij te maken te hebben, maar dat u in feite de overeenkomst sluit met een kleinere dochter- of zustermaatschappij. Zorg dus ook altijd dat u precies weet wie uw wederpartij is en check dit in het register van de Kamer van Koophandel. Daar kunt u ook vinden wie er bevoegd is om de wederpartij te vertegenwoordigen.