Let op bij handelen met de vennootschap: het schriftelijkheidsvereiste.

Artikel 2:247 BW bevat het zgn. 'schriftelijkheidsvereiste': rechtshandelingen tussen een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid ("BV")  en haar enig aandeelhouder, waarbij de BV wordt vertegenwoordigd door deze aandeelhouder, moeten schriftelijk worden vastgelegd. Uitzondering wordt gemaakt voor rechtshandelingen die "onder de bedongen voorwaarden tot de gewone bedrijfsuitoefening van de vennootschap" behoren. In de dagelijkse praktijk wordt dit vereiste veelal niet nageleefd en dat kan vervelende gevolgen hebben voor de betrokken aandeelhouder.

De achterliggende reden van deze regeling is mogelijke benadeling van schuldeisers: bij een eenpersoonsvennootschap ligt het gevaar op de loer dat de enig aandeelhouder rechtshandelingen verricht in zijn eigen voordeel en ten nadele van de schuldeisers van de vennootschap. Het gaat dan niet alleen om het schriftelijk vastleggen van rechtshandelingen tussen de vennootschap en de enig aandeelhouder, als deze de vennootschap vertegenwoordigt bij meerzijdige rechtshandelingen (bijvoorbeeld overeenkomsten), maar ook eenzijdige rechtshandelingen van de vennootschap ten opzichte van de enig aandeelhouder (bijvoorbeeld het kwijtschelden van een schuld).

Maar niet alleen de enig aandeelhouder die ook statutair directeur is moet zich houden aan dit voorschrift, ook de aandeelhouder die namens de BV handelt op grond van een volmacht of op grond van een vertegenwoordigingsbevoegdheid die de wet toekent aan de (persoon van) de aandeelhouder: er staat immers dat de BV wordt vertegenwoordigd door deze aandeelhouder. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het benoemen van een bestuurder op grond van artikel 2:242 BW. In het verlengde hiervan geldt het schriftelijkheidsvereiste niet wanneer de vennootschap weliswaar dezelfde aandeelhouder-bestuurder heeft, maar in dat geval door een andere persoon (danwel gevolmachtigde) wordt vertegenwoordigd.

Over de wijze en het moment van schriftelijke vastlegging is in de wet niets bepaald. Vastlegging kan bijvoorbeeld plaatsvinden in de notulen van de vergadering van aandeelhouders en kan eventueel ook achteraf nog plaatsvinden. Hierbij moet er op worden gelet dat de schriftelijke verklaring "voldoende specifiek" is, zodat het duidelijk is op welk moment wat precies is overeengekomen tussen welke betrokkenen: er moet daadwerkelijk wilsovereenstemming bestaan tussen partijen.

Wat valt er onder de "gewone bedrijfsuitoefening"? In het algemeen wordt aangenomen dat dit criterium minder ruim is dan de statutaire doelomschrijving van de BV. De rechter kijkt met name naar de feitelijke werkzaamheden van de BV. In dat kader, wanneer niet of lastig kan worden vastgesteld of een activiteit binnen de normale bedrijfsuitoefening valt, zal de rechter eerst toetsen of de rechtshandeling onder gebruikelijke voorwaarden is aangegaan (het "bedongen voorwaarden-criterium").

Wanneer niet voldaan is aan het schriftelijkheidsvereiste is de rechtshandeling vernietigbaar. Alleen de vennootschap zelf (en dus niet de eventueel benadeelde aandeelhouder) kan hier een beroep op doen. Met name in situaties van een faillissement van een BV kan artikel 2:247 BW een rol gaan spelen en zal de curator namens de vennootschap actie ondernemen. De curator zal dan het belang van de BV bij vernietiging van de rechtshandeling moeten aantonen. Vernietiging kan zowel gerechtelijk als buiten rechte plaatsvinden; de rechtshandeling kan gedurende 3 jaar ofwel worden ingeroepen ofwel
-achteraf- worden bevestigd. Vernietiging werkt terug tot het moment waarop de rechtshandeling is verricht en kan leiden tot een ongedaanmakingsverplichting van de aandeelhouder -iets dat in de praktijk vaak niet eens meer mogelijk is waardoor een schadevergoeding verschuldigd wordt. Daarnaast kan ook sprake zijn van bestuurdersaansprakelijkheid op grond van artikel 2:9 BW.

Kortom: wees er als enig aandeelhouder steeds alert op dat u alle rechtshandelingen die u (in welke hoedanigheid ook) namens de BV met u zelf verricht afdoende schriftelijk vastlegt, zodat een beroep op artikel 2:247 BW geen kans van slagen heeft. Het strekt tot aanbeveling om periodiek na te gaan of er dergelijke rechtshandelingen zijn verricht.