De ratio voor het vereiste van registratie is het voorkomen van antedateren, maar niet zozeer het tegengaan van het opmaken van valse of schijnakten (aldus de Hoge Raad in Hoge Raad, 14 oktober 1994, nr. 15587, LJN: ZC1488). De registratie van de voornoemde pandakten dient derhalve vooral als bewijs van de datum van vestiging van een pandrecht, de inhoud van de akte wordt niet geregistreerd. Anders dan wat partijen in internationale transacties – met een Nederlands tintje – vaak denken bestaat er geen register van pandakten en is de inhoud van desbetreffende akte niet openbaar toegankelijk. Ook worden door de Belastingdienst geen kopieën of afschriften van de akten bewaard. De enige gegevens die de Belastingdienst registreert zijn het soort akte, de naam en adresgegevens van één van de partijen bij de akte, het aantal bladen, het aantal exemplaren als meer dan één akte ter registratie wordt aangeboden en – voor zover van toepassing – het aantal aangebrachte wijzigingen of toevoegingen in de tekst van de akte (renvooien).
Aanbieding ter registratie van pandakten kan per post of in persoon plaatsvinden. Dit kan bij ieder willekeurig kantoor van de Belastingdienst plaatsvinden als gemeld op de website van de Belastingdienst.
Het hoeft daarbij niet te gaan om origineel getekende stukken, maar het kunnen ook kopieën zijn van getekende pandakten (Hoge Raad, 29 juni 2001, nr. C99/296HR - LJN : AB2435). Het verdient aanbeveling om bij de registratie middels een begeleidende brief om een ontvangstbevestiging te vragen en de gegevens te vermelden van de partij waar de akte na registratie door de Belastingdienst naartoe moet worden verstuurd. Meestal duurt dat een week of vier. Op die eenmaal geregistreerde akte plakt de Belastingdienst een sticker met daarop onder andere de plaats en datum van registratie vermeldt. Voorheen waren er kosten (3 euro) aan registratie verbonden, tegenwoordig vindt registratie gratis plaats.
Alhoewel de wetgever met de inwerkingtreding op 1 juli 2010 van artikel 156a Rv de mogelijkheid heeft geboden om onderhandse akten ook op andere wijze dan middels geschrift op te maken (lees: op elektronische wijze) is het vreemd genoeg nog niet mogelijk registratie daarvan ook elektronisch plaats te laten vinden. Zie in dit verband ook F.E.J. Beekhoven van den Boezem , ‘Onderhandse pandakten in het licht van het elektronisch verkeer: nog één horde te nemen’, Tvl 2011-14, waarin een zeer praktische oplossing wordt voorgesteld om te komen tot elektronische verwerking die ook nog kostenbesparend zou moeten werken.
