Sollicitanten screenen op internet

Een ‘internet search’ wordt steeds normaler gevonden. Werkgevers googelen sollicitanten en trekken sociale media zoals Facebook, Hyves en LinkedIn na. Welke grenzen stelt de wet hier aan?

De wet kent geen letterlijke normen, het is niet letterlijk ‘verboden’ om een internet search te doen. Er zijn echter wel wettelijke kaders van toepassing, het internet is geen vrijplaats voor werkgevers om te doen en te laten wat hen goeddunkt. Er worden in het kader van een internet search vrijwel altijd persoonsgegevens verwerkt, wat leidt tot toepassing van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP).

Op grond van WBP mogen persoonsgegevens alleen worden verwerkt als dit in overeenstemming is met de wet, en als dit op behoorlijke en zorgvuldige wijze gebeurt. Daarnaast mogen persoonsgegevens slechts voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verwerkt

WBP
Kijkend naar de WBP, is een internet search in beginsel mogelijk zonder toestemming van de sollicitant. Dit levert echter geen vrijbrief op voor googelende werkgevers. De belangenafweging op grond van de WBP blijft nodig. Hoe ver wordt gegaan met het onderzoek? Wat is nog relevant en wat niet? Is in een zakelijke betrekking social media met een zakelijk karakter zoals LinkedIn niet veel relevanter dan een privé pagina op Facebook? Aan wie worden de gegevens verstrekt? Hoe lang wordt het bewaard? Dit zijn allemaal vragen waartoe de WBP dwingt en die zich goed lenen voor een privacy statement, een voor derden toegankelijk privacybeleid bijvoorbeeld te raadplegen via de website. Daarmee kan vooraf kenbaar worden gemaakt hoe er met een internet search wordt omgegaan, hetgeen goed aansluit met het beginsel van informatie en transparantie van de WBP.

NVP sollicitatiecode
Alhoewel de NVP sollicitatiecode (Nederlandse vereniging voor personeelsmanagement en organisatieontwikkeling) uit 2009 dateert en de internet search sinds die tijd een grote vlucht heeft genomen, biedt de code duidelijk handvatten voor het omgaan met nader onderzoek naar de sollicitant. In geval van onderzoek op bijvoorbeeld websites zal de verkregen informatie met de sollicitant worden besproken, onder vermelding van de bron.

Criteria WBP
De WBP verbiedt een internet search dus niet, maar dwingt tot nadenken over zorgvuldig handelen. Ik meen dat het beoordelen geschiktheid als een gerechtvaardigd doeleinde kan worden gezien. Echter, dat zal ook van de functie afhankelijk zijn. Voor een functie met grote zichtbaarheid of verantwoordelijkheid, zal een breed ingestoken onderzoek relevant kunnen zijn. Voor een lager gepositioneerde, uitvoerende functie is die relevantie al veel minder evident.

De WBP vereist een rechtvaardigingsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens. Voor een internetsearch zijn de volgende rechtvaardigingsgronden denkbaar :

a: De internet search is noodzakelijk voor belangenbehartiging werkgever, het belang van de werkgever prevaleert boven privacybelang werknemer;

b: Ondubbelzinnige toestemming sollicitant.

Naar mijn mening past het vóóraf melden van een internet search en het vragen van toestemming daarvoor in het beleid van een goede, moderne werkgever. Door bijvoorbeeld in de vacaturetekst het onderzoek kenbaar te maken, bij voorkeur onder vermelding van de doorzoeken bronnen (wel of niet Facebook?). Bij de online reactie op de vacature kan de sollicitant door middel van het aanvinken van de search toestemming verlenen. Deze handelswijze is in overeenstemming met de wet en past bij een modern HR beleid.

Internet vergeet niets
Het doen van een goede internet search is niet eenvoudig. Ook indien aan de eisen van de WBP en de NVP sollicitatiecode wordt voldaan, zal de werkgever mijns inziens kritisch naar de gevonden informatie moeten kijken. De sollicitant heeft weliswaar een eigen verantwoordelijkheid als het gaat om het bekend maken van informatie, maar sommige informatie is onjuist, oud of door iemand anders geplaatst. Het is soms bijzonder lastig om informatie van internet te verwijderen, internet vergeet immers niets.

De privacy waakhond, het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP), heeft op dit moment nog geen mogelijkheid om hoge boetes op te leggen.  Van de huidige sanctiemiddelen is ‘naming and shaming’ op internet veruit het meest doeltreffend. Het oordeel van het CBP dat een werkgever onzorgvuldig omgaat met privacy is zeer schadelijk. Ook dát vergeet het internet niet snel!