In deze artikelenreeks gaan wij in op de verschillende aspecten van algemene voorwaarden en staan wij stil bij diverse belangrijke aandachtspunten. Zo is niet alleen de inhoud van algemene voorwaarden belangrijk, maar vooral ook hoe ze worden gebruikt. In dit artikel staat centraal wanneer algemene voorwaarden van toepassing zijn en hoe u ze het beste kunt gebruiken.
Toepasselijkheid algemene voorwaarden in drie stappen
Wellicht heeft u naar aanleiding van ons vorige artikel besloten om algemene voorwaarden op te (laten) stellen. Maar wanneer zijn algemene voorwaarden eigenlijk van toepassing en hoe kunt u ze het beste gebruiken?
Voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden zijn met name drie “stappen” belangrijk: 1) de tijdige van toepassing verklaring, 2) de aanvaarding door de wederpartij en 3) het voldoen aan de informatieplicht.
1) Van toepassing verklaren
Een overeenkomst komt tot stand door aanbod en aanvaarding, zo volgt uit artikel 6:217 van het Burgerlijk Wetboek (hierna: BW). Voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden gelden in beginsel de normale regels van aanbod en aanvaarding. De eerste stap voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden is het van toepassing verklaren van de algemene voorwaarden. Dit kan op een redelijk simpele wijze, bijvoorbeeld door standaard in uw offertes en contracten een zinsnede op te nemen waarin de algemene voorwaarden van toepassing worden verklaard.
Let op: Het is van belang dat de algemene voorwaarden tijdig van toepassing worden verklaard. Hoofdregel is dat algemene voorwaarden van toepassing moeten worden verklaard voordat de overeenkomst is gesloten. Het komt nogal eens voor dat algemene voorwaarden pas van toepassing worden verklaard op facturen. Veelal vindt de facturatie pas plaats nadat een overeenkomst tot stand is gekomen, zodat de van toepassing verklaring te laat plaatsvindt! In de rechtspraak zijn hierop (casuïstische) uitzonderingen te vinden, maar het is raadzaam om niet af te wijken van de hoofdregel en zo discussie over de toepasselijkheid te voorkomen!
Hanteert uw onderneming meerdere soorten algemene voorwaarden? Dan is ook van belang dat duidelijk wordt aangegeven welke van uw algemene voorwaarden van toepassing zijn of welke algemene voorwaarden op welk (onder)deel van de prestaties van toepassing zijn. Dit laatste is bijvoorbeeld relevant als u zowel producten als diensten levert en u daarvoor verschillende algemene voorwaarden hanteert.
2) Aanvaarding
De tweede stap is de aanvaarding van de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden door de wederpartij. Deze aanvaarding kan uitdrukkelijk maar ook stilzwijgend plaatsvinden. Als de wederpartij bijvoorbeeld niet protesteert tegen de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden en partijen uitvoering geven aan de overeenkomst, dan heeft de wederpartij de toepasselijkheid stilzwijgend aanvaard.
Voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden is volgens artikel 6:232 BW niet vereist dat de wederpartij de inhoud van de algemene voorwaarden kende. Voor een aanvaarding van de algemene voorwaarden is voldoende dat de wederpartij weet of behoort te weten dat algemene voorwaarden deel uitmaken van de overeenkomst. Zo kan in het geval waarin de gebruiker in de overeenkomst volstaat met een enkele verwijzing naar de algemene voorwaarden en de wederpartij deze overeenkomst aanvaardt, de wederpartij gebonden zijn aan de algemene voorwaarden ondanks dat hij niet op de hoogte is van de inhoud daarvan.
3) Informatieplicht
Tegenover de snelle gebondenheid aan de algemene voorwaarden staat wel een zogeheten informatieplicht. Deze informatieplicht houdt in dat de gebruiker van algemene voorwaarden de wederpartij in beginsel een redelijke mogelijkheid moet bieden om vóór of bij het sluiten van de overeenkomst van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Artikel 6:234 BW geeft aan hoe van de algemene voorwaarden kennis moet worden gegeven.
Hoofdregel is dat aan de wederpartij een redelijke mogelijkheid is geboden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen als de algemene voorwaarden aan de wederpartij ter hand zijn gesteld voorafgaand aan of op het moment dat de overeenkomst wordt gesloten.
Als de overeenkomst niet langs elektronische weg wordt gesloten, kunnen de algemene voorwaarden bijvoorbeeld ter hand worden gesteld door deze feitelijk te overhandigen of door deze op te nemen als bijlage bij een schriftelijke offerte of contract. Ook kan aan de terhandstellingsplicht worden voldaan door middel van elektronische toezending (bijvoorbeeld als pdf-bestand toegezonden per e-mail), maar daar moet de wederpartij wel expliciet en vooraf mee hebben ingestemd. Wanneer de overeenkomst wel langs elektronische weg wordt gesloten, volstaat terhandstelling langs elektronisch weg. Let op: de elektronische ter hand gestelde algemene voorwaarden moeten door de wederpartij kunnen worden opgeslagen ten behoeve van latere kennisneming.
Bent u een dienstverrichter? Dan geldt een “lichter” regime om aan de informatieplicht te voldoen. Artikel 6:230c BW geeft vier mogelijkheden waarop een dienstverrichter (naar eigen keus) de algemene voorwaarden kan verstrekken. Eén van deze mogelijkheden is het elektronisch toegankelijk maken van de algemene voorwaarden op een door de dienstverlener medegedeeld adres. Dit betekent dat kan worden volstaan met het noemen van de website waar de algemene voorwaarden te vinden zijn. De mogelijkheden als genoemd in artikel 6:230c BW gelden ongeacht of terhandstelling redelijkerwijs mogelijk is, en ongeacht of de overeenkomst langs elektronische weg tot stand is gekomen.
Indien niet aan de informatieplicht is voldaan, dan zijn de algemene voorwaarden in beginsel vernietigbaar. Vernietigt uw wederpartij met succes uw algemene voorwaarden, dan zijn uw algemene voorwaarden niet van toepassing en kunt u dus geen beroep doen op de inhoud daarvan! Later in deze artikelenreeks wordt nader ingegaan op deze vernietigingsmogelijkheid.
Meer weten over algemene voorwaarden?
Houd dan deze artikelenreeks in de gaten. In het volgende artikel wordt stilgestaan bij het deponeren van algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel en de rechtbank.
Algemene voorwaarden laten opstellen of controleren?
Heeft u nog geen algemene voorwaarden en wilt u graag algemene voorwaarden laten opstellen? Of heeft u al algemene voorwaarden en wilt u weten of deze juridisch in orde zijn? Neem dan vrijblijvend contact op met Dylan Goossens of Iris van Geel. Aan de hand van de door u verstrekte informatie, zorgen wij ervoor dat uw algemene voorwaarden aansluiten bij uw onderneming en bedrijfsactiviteiten.
