Ondernemer: let op de administratieplicht, ook in tijden van Corona!

Inleiding

Banken hoeven zich in verband met de coronacrisis even niet zo strikt aan boekhoudregels te houden, aldus het Financieele Dagblad. Betekent dit voor u als bestuurder van een rechtspersoon dat u de administratie ook even kan laten voor wat het is?

Dat betekent het zeker niet! Juist nu is het van groot belang om te voldoen aan de wettelijke administratieplicht. Ook dient u ervoor te zorgen dat de jaarrekeningen tijdig worden gepubliceerd. U voorkomt daarmee dat u in geval van faillissement door een curator relatief eenvoudig persoonlijk aansprakelijk wordt gesteld voor het faillissementstekort. In dit artikel geef ik aan waar u – zeker in deze tijd – op moet letten.

Aansprakelijkheid van het bestuur

Op grond van art. 2:10 BW is het bestuur van een rechtspersoon verplicht om er een deugdelijke administratie op na te houden. Daarnaast is het bestuur verplicht tijdig de jaarrekeningen te deponeren. Schending van de administratieplicht en de deponeringsverplichting kan grote gevolgen hebben voor u als bestuurder.

Gaat de rechtspersoon failliet en is de administratie niet op orde en/of zijn de jaarrekeningen niet tijdig gedeponeerd, dan staat op grond van de wet vast dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld en wordt deze onbehoorlijke taakvervulling vermoed een belangrijke oorzaak van het faillissement te zijn.

De onbehoorlijke taakvervulling moet in de drie jaar voorafgaand aan het faillissement hebben plaatsgevonden. Als dat het geval is, dan kan dat betekenen dat u aansprakelijk bent voor het faillissementstekort. In ieder geval betekent het dat u in een discussie met de curator 1 – 0 achterstaat.

Het is dan aan u om aan te tonen dat de oorzaak van het faillissement niet in de schending van de administratieplicht of de deponeringsverplichting is gelegen, maar in een andere oorzaak. Ook zou u kunnen aantonen dat het kennelijk onbehoorlijk bestuur niet aan u als bestuurder te wijten is en dat u niet nalatig bent geweest in het treffen van maatregelen. Let op: dit is geen eenvoudige taak. De bewijslast rust namelijk op u!

De administratieplicht

De administratieplicht houdt in dat het bestuur verplicht is op zodanige wijze een administratie te voeren dat de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon te alle tijde kunnen worden gekend. Van belang daarbij is het volgende:

• er moet snel inzicht verkregen kunnen worden in de debiteuren- en crediteurenposities;
• deze posities moeten gezien de aard en omvang van de rechtspersoon een redelijk inzicht geven in de vermogenspositie van de rechtspersoon;
• onder omstandigheden kan de boekhoudplicht van een moedervennootschap worden uitgebreid naar de rechten en verplichtingen van een (100%) dochtervennootschap;
• een goedkeurende verklaring van de accountant betekent niet automatisch dat de administratie op orde is;
• het bestuur blijft verantwoordelijk voor de administratie, ook indien de administratie bij een derde is opgeslagen en door brand is vernietigd of is gestolen;
• ook als de boekhouder vanwege onbetaalde facturen de administratie niet heeft bijgewerkt, komt dat voor rekening van het bestuur.

De deponeringsplicht

De deponeringsplicht houdt in dat jaarrekeningen binnen een maximale termijn van twaalf maanden na afloop van het boekjaar moeten worden gepubliceerd. Hierbij geldt het volgende:

• het gaat om publicatie, niet om een inhoudelijke beoordeling. De deponeringsplicht ziet dus niet op de situatie dat de jaarrekening wel tijdig is gepubliceerd, maar inhoudelijk niet voldoet aan de voorschriften uit het jaarrekeningenrecht (dan is overigens mogelijk wel de administratieplicht in het geding);
• overschrijding van de publicatietermijn met slechts enkele dagen levert in de regel slechts een onbelangrijk verzuim op. De overschrijding blijft dan zonder gevolgen;
• of al dan niet sprake is van een onbelangrijk verzuim is niet alleen afhankelijk van de duur van de overschrijding, maar van alle omstandigheden van het geval, in het bijzonder de reden voor de overschrijding;
• het ontbreken van een accountantsverklaring kwalificeert niet steeds als een onbelangrijk verzuim als er wel is gepubliceerd en de cijfers juist zijn;
• wanneer een vennootschap failliet gaat vóór het verstrijken van de termijn kan niet worden geoordeeld dat het bestuur voor de dag van faillietverklaring niet aan de deponeringsplicht heeft voldaan. De verplichting om de jaarrekeningen te deponeren blijft echter gedurende het faillissement wel op het bestuur rusten.

De coronacrisis

Op dit moment is nog onduidelijk wat de financiële gevolgen van de coronacrisis zullen zijn. Minister Hoekstra heeft echter al wel de verwachting uitgesproken dat er, ondanks alle steunmaatregelen, veel faillissementen zullen volgen. Het is voor u als bestuurder van een rechtspersoon daarom van belang om op een dergelijke situatie voorbereid te zijn.

Het in de inleiding aangehaalde artikel van het Financieele Dagblad ziet op specifiek IFRS 9 boekhoudregels voor banken. Deze regels hebben niet te maken met de algemene administratieplicht, maar met de verplichting van banken om een voorziening te treffen als zij een lening verstrekken. Als de kwaliteit van deze lening verslechtert, moeten banken direct de verwachte verliezen nemen. Vanwege de coronacrisis hoeven banken op dit moment niet zo strikt met deze regels om te gaan. Dit geldt niet voor de algemene administratieplicht van art. 2:10 BW.

Zorg er daarom voor dat de administratie op orde is en dat de jaarrekeningen tijdig zijn gedeponeerd. Dat banken de strenge IFRS 9 boekhoudregels losjes mogen toepassen, betekent niet dat u de teugels ook mag laten vieren. Juist nu is het van belang om ervoor te zorgen dat u de zaken op orde hebt, zodat u in het onverhoopte geval van een faillissement geen lastige discussie met een curator te wachten staat.

Hebt u vragen over dit artikel? Neemt u dan telefonisch contact op met Steven Effting, telefonisch bereikbaar op 024 – 381 31 38 en per e-mail op effting@dirkzwager.nl.