Het komt nog steeds regelmatig voor dat bij een (digitale) inschrijving een ‘natte’ handtekening ontbreekt. Ook wordt een inschrijving geregeld ondertekend door een functionaris waarvan niet uit het register van de Kamer van Koophandel blijkt dat hij zelfstandig bevoegd is. Een en ander leidt volgens de
Haagse rechter tot ongeldigheid (en een niet-ontvankelijkverklaring in kort geding).
Aanbesteding Communicatiediensten
De zaak betrof een door Agentschap NL uitgezette Europese niet-openbare aanbesteding inzake de uitvoering van communicatiediensten. De aanmelding voor de selectieronde moest zowel digitaal als in hard copy geschieden. In de Nota van Inlichtingen was desgevraagd opgenomen dat niet volstaan kan worden met digitale aanlevering maar dat (de eigen verklaring plus bijlagen) een (ingescande) natte handtekening aanwezig moest zijn.
Afwijzing in eerste instantie op andere gronden
De aanmelding van V.O.F. Rommelse Communicatieadvies is in eerste instantie afgewezen omdat haar score ontoereikend zou zijn.
Twee weken vóór zitting alsnog ongeldigverklaring
Nadat het kort geding aanhangig was gemaakt is twee weken voor de zitting aanvullend aangevoerd dat de inschrijving ongeldig is. Niet alle volgens het uitreksel van de Kamer van Koophandel bevoegde personen/ vennoten hadden de aanmelding namelijk ondertekend. Bovendien zou de vereiste natte handtekening ontbreken.
Rechter: bevoegdheid blijkt niet uit uittreksel Kamer van Koophandel
De Haagse rechter is het met de aanbesteder eens dat de aanmelding niet is ondertekend door de bevoegde persoon respectievelijk personen. Uit het uittreksel uit het register van de Kamer van Koophandel blijkt dat de ondertekenaar ‘slechts’ bevoegd was voor overeenkomsten tot een waarde van € 1.500,-. De geraamde waarde van de aanbestede opdracht bedroeg echter € 365.584,-. De rechter gaat niet mee met het verweer van V.O.F. Rommelse Communicatieadvies dat de andere vennoot bij (het opstellen van) de aanmelding betrokken was zodat ingevolge de vennootschapsovereenkomst de aanmelding wél bevoegd zou zijn (ondertekend). Deze betrokkenheid bij de aanmelding was volgens de rechter namelijk niet kenbaar.
Rechter: natte handtekening ontbreekt
De rechter overweegt voorts (ten overvloede) dat niet is voldaan aan het vereiste dat het moet gaan om een zogenoemde natte handtekening.
Rechter: ongeldigverklaring niet te laat
De ongeldigverklaring, twee weken voor de zitting, zou volgens de aanmelder te laat zijn. Dit is volgens de rechter niet het geval: “ Het voorbijgaan aan een dergelijke reden zou immers kunnen leiden tot gunning op basis van een ongeldige of onvolkomen inschrijving, hetgeen evident in strijd is met het gelijkheidsbeginsel”.
Rechter: ongeldig dus inschrijving niet-gedaan dus niet-ontvankelijk
Nu de aanmelding ongeldig is, moet deze volgens de rechter worden beschouwd als niet-gedaan, zodat zij geen deel (meer) uitmaakt van de aanbestedingsprocedure. De overige stellingen van V.O.F. Rommelse Communicatieadvies kunnen daarom onbesproken blijven.
Commentaar
Het is vaste jurisprudentie dat gebreken aan een inschrijving nog tot in een laat stadium aan de orde mogen worden gesteld. Soms zelfs nog tijdens de mondelinge behandeling van het kort geding. Randvoorwaarde is dat de inschrijver voldoende gelegenheid moet hebben gehad respectievelijk moet krijgen om verweer te voeren tegen deze nieuwe punten.
Dat een ‘natte’ handtekening vereist is, is bijvoorbeeld ook al uitgemaakt door de Rotterdamse voorzieningenrechter op 16 april 2012. De voorzieningenrechter van het College van Beroep voor het Bedrijfsleven heeft bij vonnis van 25 juli 2012 een uitzondering aangenomen voor wat betreft de eis dat de inschrijver een ondertekende overeenkomst met zijn leverancier moet overleggen. In die zaak was bij inschrijving een overeenkomst zonder handtekening overgelegd en een dag ná aanbesteding werd alsnog de identieke overeenkomst mét handtekening toegestuurd. Een en ander heeft volgens de voorzieningenrechter de kansen van de andere inschrijvers niet beïnvloed en de mededinging niet geschaad.
Het oordeel dat de inschrijving (tevens) ongeldig is, omdat de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de ondertekenaar niet uit het uittreksel van het register van de Kamer van Koophandel blijkt, vind ik discutabel. Uit het vonnis blijkt niet dat in de aanbestedingsstukken expliciet is voorgeschreven dat de vertegenwoordigingsbevoegdheid uit dit uittreksel moet blijken. Uitsluitend is bepaald dat de inschrijving rechtsgeldig moet zijn ondertekend. Als inderdaad volgens de vennootschapsovereenkomst de medewerking van de andere vennoot bij het opstellen van de aanmelding voldoende is voor de bevoegdheid van de andere vennoot/ ondertekenaar én deze medewerking kan worden aangetoond, dan is mijns inziens (gewoon) voldaan aan het vereiste van een rechtsgeldige ondertekening. Tip voor de inschrijver is om deze discussies te voorkomen en gewoon door alle vennoten/ bestuurders te laten ondertekenen (indien volgens het register van de Kamer van Koophandel noodzakelijk) dan wel bij aanmelding/ inschrijving een volmacht ten behoeve van de ondertekenaar te overleggen.
mr. T. van Wijk, aanbestedingsadvocaat
vakgroep aanbestedings- en bouwrecht Dirkzwager
Aanbesteding Communicatiediensten
De zaak betrof een door Agentschap NL uitgezette Europese niet-openbare aanbesteding inzake de uitvoering van communicatiediensten. De aanmelding voor de selectieronde moest zowel digitaal als in hard copy geschieden. In de Nota van Inlichtingen was desgevraagd opgenomen dat niet volstaan kan worden met digitale aanlevering maar dat (de eigen verklaring plus bijlagen) een (ingescande) natte handtekening aanwezig moest zijn.
Afwijzing in eerste instantie op andere gronden
De aanmelding van V.O.F. Rommelse Communicatieadvies is in eerste instantie afgewezen omdat haar score ontoereikend zou zijn.
Twee weken vóór zitting alsnog ongeldigverklaring
Nadat het kort geding aanhangig was gemaakt is twee weken voor de zitting aanvullend aangevoerd dat de inschrijving ongeldig is. Niet alle volgens het uitreksel van de Kamer van Koophandel bevoegde personen/ vennoten hadden de aanmelding namelijk ondertekend. Bovendien zou de vereiste natte handtekening ontbreken.
Rechter: bevoegdheid blijkt niet uit uittreksel Kamer van Koophandel
De Haagse rechter is het met de aanbesteder eens dat de aanmelding niet is ondertekend door de bevoegde persoon respectievelijk personen. Uit het uittreksel uit het register van de Kamer van Koophandel blijkt dat de ondertekenaar ‘slechts’ bevoegd was voor overeenkomsten tot een waarde van € 1.500,-. De geraamde waarde van de aanbestede opdracht bedroeg echter € 365.584,-. De rechter gaat niet mee met het verweer van V.O.F. Rommelse Communicatieadvies dat de andere vennoot bij (het opstellen van) de aanmelding betrokken was zodat ingevolge de vennootschapsovereenkomst de aanmelding wél bevoegd zou zijn (ondertekend). Deze betrokkenheid bij de aanmelding was volgens de rechter namelijk niet kenbaar.
Rechter: natte handtekening ontbreekt
De rechter overweegt voorts (ten overvloede) dat niet is voldaan aan het vereiste dat het moet gaan om een zogenoemde natte handtekening.
Rechter: ongeldigverklaring niet te laat
De ongeldigverklaring, twee weken voor de zitting, zou volgens de aanmelder te laat zijn. Dit is volgens de rechter niet het geval: “ Het voorbijgaan aan een dergelijke reden zou immers kunnen leiden tot gunning op basis van een ongeldige of onvolkomen inschrijving, hetgeen evident in strijd is met het gelijkheidsbeginsel”.
Rechter: ongeldig dus inschrijving niet-gedaan dus niet-ontvankelijk
Nu de aanmelding ongeldig is, moet deze volgens de rechter worden beschouwd als niet-gedaan, zodat zij geen deel (meer) uitmaakt van de aanbestedingsprocedure. De overige stellingen van V.O.F. Rommelse Communicatieadvies kunnen daarom onbesproken blijven.
Commentaar
Het is vaste jurisprudentie dat gebreken aan een inschrijving nog tot in een laat stadium aan de orde mogen worden gesteld. Soms zelfs nog tijdens de mondelinge behandeling van het kort geding. Randvoorwaarde is dat de inschrijver voldoende gelegenheid moet hebben gehad respectievelijk moet krijgen om verweer te voeren tegen deze nieuwe punten.
Dat een ‘natte’ handtekening vereist is, is bijvoorbeeld ook al uitgemaakt door de Rotterdamse voorzieningenrechter op 16 april 2012. De voorzieningenrechter van het College van Beroep voor het Bedrijfsleven heeft bij vonnis van 25 juli 2012 een uitzondering aangenomen voor wat betreft de eis dat de inschrijver een ondertekende overeenkomst met zijn leverancier moet overleggen. In die zaak was bij inschrijving een overeenkomst zonder handtekening overgelegd en een dag ná aanbesteding werd alsnog de identieke overeenkomst mét handtekening toegestuurd. Een en ander heeft volgens de voorzieningenrechter de kansen van de andere inschrijvers niet beïnvloed en de mededinging niet geschaad.
Het oordeel dat de inschrijving (tevens) ongeldig is, omdat de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de ondertekenaar niet uit het uittreksel van het register van de Kamer van Koophandel blijkt, vind ik discutabel. Uit het vonnis blijkt niet dat in de aanbestedingsstukken expliciet is voorgeschreven dat de vertegenwoordigingsbevoegdheid uit dit uittreksel moet blijken. Uitsluitend is bepaald dat de inschrijving rechtsgeldig moet zijn ondertekend. Als inderdaad volgens de vennootschapsovereenkomst de medewerking van de andere vennoot bij het opstellen van de aanmelding voldoende is voor de bevoegdheid van de andere vennoot/ ondertekenaar én deze medewerking kan worden aangetoond, dan is mijns inziens (gewoon) voldaan aan het vereiste van een rechtsgeldige ondertekening. Tip voor de inschrijver is om deze discussies te voorkomen en gewoon door alle vennoten/ bestuurders te laten ondertekenen (indien volgens het register van de Kamer van Koophandel noodzakelijk) dan wel bij aanmelding/ inschrijving een volmacht ten behoeve van de ondertekenaar te overleggen.
mr. T. van Wijk, aanbestedingsadvocaat
vakgroep aanbestedings- en bouwrecht Dirkzwager
Gerelateerd
Aanbesteding
