Hanteren gemiddelde prijs van alle inschrijvingen als optimum is niet toegestaan

Aanbesteding levering printers

Hogeschool INHolland heeft een openbare Europese aanbesteding gehouden voor de levering van multifuntionals/ printers. In het aanbestedingsdocument is onder meer opgenomen dat van inschrijvers –op straffe van verval van recht- een pro-actieve houding wordt verwacht. Eventuele onvolkomenheden moeten volgens het document in het kader van de Nota van Inlichtingen uiterlijk op 7 oktober 2013 kenbaar worden gemaakt.

De Hogeschool hanteerde het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving. Het subcriterium “prijs” kwam erop neer dat de inschrijving met de prijs die het dichtst zit bij de gemidddelde prijs van alle inschrijvingen het hoogst scoort en dat de score vermindert naarmate een inschrijver verder van het gemiddelde aanbiedt, ook indien lager dan de gemiddelde prijs wordt aangeboden.

Bezwaar Xerox

Xerox had in het kader van de Nota van Inlichtingen (vóór 7 oktober 2013) haar bezwaren tegen deze systematiek geuit. In de Nota van Inlichtingen heeft de Hogeschool aangegeven de beoordelingssystematiek te handhaven. In een mail van 17 oktober 2013 heeft Xerox vervolgens nogmaals (tevergeefs) haar bezwaren herhaald. De Hogeschool heeft geen aanleiding gezien de beoordelingsystematiek alsnog aan te passen.

Kort geding

Xerox en twee andere leveranciers hebben vervolgens tijdig ingeschreven. Naar het oordeel van de Hogeschool had Ricoh de economisch meest voordelige inschrijving gedaan en is aan haar gegund. Na enige correspondentie tussen (de advocaten van) Xerox en de Hogeschool heeft Xerox uiteindelijk besloten een kort geding aanhangig te maken.

Geen rechtsverwerking

Het verweer van de Hogeschool slaagt niet dat Xerox haar rechten zou hebben verwerkt door niet voldoende pro-actief te hebben gehandeld met het naar voren brengen van haar bezwaren althans door in te schrijven akkoord te zijn gegaan met de beoordelingssystematiek. De rechter oordeelt dat Xerox voldoende pro-actief is geweest door haar vragen/ bezwaren naar voren te brengen zowel vóór de in het aanbestedingsdocument genoemde datum van 7 oktober 2013 als daarna per mail van 17 oktober 2013.

Onrechtmatig beoordelingssysteem

Het gehanteerde prijsbeoordelingssysteem is volgens de rechter onrechtmatig:

“ Hoewel de voorzieningenrechter met INHolland van oordeel is dat een aanbestedende dienst in beginsel kan kiezen welke gunningscriteria hij zal toepassen, wordt die vrijheid beperkt doordat hij enkel criteria kan kiezen die leiden tot gunning aan de economisch meest voordelige inschrijving, namelijk de inschrijving die, van de verschillende ingediende inschrijvingen, de beste verhouding tussen prijs en kwaliteit biedt. Hoewel de economisch meest voordelige inschrijving niet altijd de inschrijving is met de laagste prijs, moet worden vastgesteld dat, wanneer de inschrijvingen wat de overige relevante criteria betreft gelijk zijn, een goedkopere inschrijving noodzakelijkerwijs, vanuit economisch oogpunt, moet worden aangemerkt als voordeliger dan een duurdere aanbieding. De gehanteerde methode van een gemiddelde prijs als uitgangspunt is dan ook niet in overeenstemming met het criterium van de economisch meest voordelige inschrijving. Een en ander volgt ook uit het arrest van het Gerecht van Eerste aanleg van 16 september 2013 (T-402/06)”

Een en ander leidt tot de conclusie dat de gehanteerde beoordelingssystematiek niet is toegestaan. De rechter verbiedt de Hogeschool de opdracht op basis van de onderhavige aanbestedingsprocedure te gunnen.