Twee belangrijke zaken om te regelen als bestuurder van een energiehubcoöperatie

Loopt u als bestuurder persoonlijk risico?

De hoofdregel is dat u als bestuurder niet persoonlijk aansprakelijk bent voor dingen die u doet in uw rol als bestuurder. Dat komt doordat de coöperatie een eigen rechtspersoonlijkheid heeft en zelfstandig deelneemt aan het rechtsverkeer. Schiet de coöperatie tekort in een verplichting, of pleegt zij een onrechtmatige daad? Dan is in beginsel alleen de coöperatie zelf aansprakelijk voor de schade, niet u persoonlijk.

Wanneer bent u toch aansprakelijk?

Toch kunt u onder bijzondere omstandigheden als bestuurder wél persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. Daarbij maakt de wet onderscheid tussen twee soorten aansprakelijkheid:

• Interne aansprakelijkheid: tegenover de coöperatie zelf
  Dit is aansprakelijkheid die alleen de coöperatie zelf (niet derden) tegen u kan inroepen. De lat ligt hoog, want in eerste instantie zijn u en uw medebestuurders samen ("hoofdelijk") aansprakelijk tegenover de coöperatie. Wil de coöperatie u persoonlijk aanspreken, dan moet zij aantonen dat u onbehoorlijk heeft bestuurd en dat u daarvan persoonlijk een ernstig verwijt valt te maken. Daarbij wegen alle omstandigheden mee: de aard van de activiteiten en de risico's die daarbij horen, welke informatie u had of had moeten hebben, en een eventuele taakverdeling binnen het bestuur. Belangrijk is dat u niet aansprakelijk bent als u kunt aantonen dat de tekortkoming u niet is aan te rekenen en dat u niet heeft nagelaten maatregelen te nemen om de gevolgen te voorkomen.

• Externe aansprakelijkheid: tegenover derden
  Niet alleen de coöperatie, ook derden kunnen u aanspreken, bijvoorbeeld schuldeisers van de coöperatie. Zo'n claim is meestal gebaseerd op onrechtmatige daad, het schenden van een zorgplicht, of misleidende informatie in publieke stukken zoals jaarrekeningen. Die slaagt niet vaak. Het handelen van bestuurders wordt namelijk in eerste instantie toegerekend aan de coöperatie zelf, niet aan de bestuurder. Aansprakelijkheid van de coöperatie is dus de regel, niet die van de bestuurder. Dat is het beschermende schild van de rechtspersoonlijkheid.

  Alleen als de bestuurder persoonlijk een ernstig verwijt valt te maken en zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld, kan de bestuurder tegenover derden aansprakelijk zijn. Dat is uitzonderlijk. Daarbij wegen dezelfde omstandigheden mee als hierboven. Een eerste voorbeeld is dat u de coöperatie een overeenkomst met een derde laat aangaan terwijl u weet dat de coöperatie die niet kan nakomen (een zogenoemde 'paulianeuze' of benadelende handeling). Een tweede voorbeeld is dat u actief verhindert dat de coöperatie een opeisbare verplichting nakomt.

  Gaat de coöperatie failliet, dan kunt u ook aansprakelijk worden gesteld als u uw taak als bestuurder kennelijk onbehoorlijk heeft vervuld en dat een belangrijke oorzaak van het faillissement is. Eén van de factoren die daarbij meeweegt, is of de administratie op orde was en of jaarrekeningen tijdig zijn opgemaakt en gedeponeerd.

Hoe beperkt u dit risico?

U kunt het risico op persoonlijke aansprakelijkheid vooral op drie manieren beperken:

• jaarlijkse decharge bij de vaststelling van de jaarrekening, die interne aansprakelijkheid voorkomt omdat de coöperatie u na decharge in beginsel niet meer kan aanspreken op feiten die uit die jaarrekening blijken;
• een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, afgesloten door de coöperatie; en
• een contractuele vrijwaring van de coöperatie, die kosten dekt die u maakt in verband met interne of externe aansprakelijkheid.

Welk bestuursmodel past bij uw energiehub?

Een ander belangrijke zaak om te regelen is het neerzetten van een passend bestuursmodel. energiehubcoöperatie heeft altijd een statutair bestuur, oftewel een bestuur zoals de wet dat voorschrijft. Bestuurders kunnen natuurlijke personen zijn, maar ook rechtspersonen (bedrijven), als de statuten dat toestaan. We adviseren om in alle gevallen te kiezen voor een bestuur met meerdere personen in plaats van één bestuurder. Dat verdeelt de macht evenrediger, zorgt dat verschillende belangen aan tafel zitten en maakt het bestuur minder kwetsbaar als iemand uitvalt.

De verdere inrichting hangt af van de soort organisatie en de activiteiten, en van de wensen van de partijen. Hieronder zetten we drie bestuursmodellen op een rij die goed passen bij een energiehubcoöperatie.

Drie mogelijke bestuursmodellen

• Eenvoudig bestuursmodel
  Bij dit model besturen alle bestuurders samen de hele coöperatie. Zij geven gezamenlijk leiding, bepalen samen de strategie en het beleid, en sturen samen de dagelijkse gang van zaken aan. Er is geen taakverdeling en iedereen draagt dezelfde, gezamenlijke verantwoordelijkheid.

• Algemeen-dagelijks bestuursmodel
  Bij dit model verdeelt u de taken binnen het bestuur. Een deel van de bestuurders richt zich op het dagelijks bestuur, de rest op het algemeen bestuur. De dagelijkse bestuurders regelen de lopende zaken, binnen de grenzen die de statuten daarvoor stellen. De algemene bestuurders houden zich bezig met de grote lijnen, namelijk de strategie en de overige bestuurstaken. U legt de taakverdeling vast in een bestuursreglement. Het voordeel daarvan is dat een bestuurder met specifieke kennis zich op zijn of haar deelgebied kan concentreren, en dat de andere bestuurders daarop mogen vertrouwen. Dat komt de efficiëntie en de kwaliteit van het bestuur ten goede.

• Bestuur-directiemodel
  Een andere optie is om naast het statutaire bestuur ook een directie in te stellen. Directieleden zijn geen bestuurders in de zin van de wet; zij zijn meestal in dienst van de coöperatie. De directie krijgt via mandaat de dagelijkse leiding over de coöperatie en haar onderneming, maar blijft daarbij verantwoording schuldig aan het statutaire bestuur. Dat bestuur blijft op strategisch niveau aan het roer staan en houdt toezicht op de directie. Wilt u dat de directie de coöperatie ook naar buiten toe mag vertegenwoordigen (bijvoorbeeld contracten tekenen)? Dan moet de coöperatie de directieleden daarvoor een volmacht (procuratie) geven.

Checks and balances

Vanwege het beginsel van gezamenlijke bestuursverantwoordelijkheid is het belangrijk om binnen het bestuur goede checks and balances te waarborgen, met voldoende onderlinge controle en verantwoording en een evenwichtige machtsverdeling. Daarbij kan het een rol spelen dat u voldoende (specifieke) kennis waarborgt. Door externe experts in de bestuurslaag op te nemen, haalt u de benodigde kennis in huis. Houd er wel rekening mee dat die externen volwaardig bestuurder in de zin van de wet worden als zij in het statutair bestuur plaatsnemen. Zij zijn dan dus medeverantwoordelijk voor behoorlijk bestuur. Dat geldt bij het eenvoudig en het algemeen-dagelijks bestuursmodel, en bij het bestuur-directiemodel wanneer zij als bestuurder plaatsnemen. Bovendien is een gedegen systeem van informatievoorziening belangrijk, zodat de bestuurders vanaf het begin over alle relevante informatie kunnen beschikken en zorgvuldige afwegingen kunnen maken bij hun beslissingen.

Afsluitend

Zes praktische aandachtspunten om mee te nemen:

1. Kies bewust voor een bestuur met meerdere personen in plaats van één bestuurder.
2. Let bij de inrichting direct op de checks and balances. Bepaal bijvoorbeeld of en hoe u externe (niet-lid) expertise een plek geeft in het bestuur. Houd er rekening mee dat een statutaire bestuursfunctie voor die externen bestuurdersaansprakelijkheid meebrengt.
3. Kies een passend bestuursmodel (eenvoudig, algemeen-dagelijks of bestuur-directie) en leg de taakverdeling vast, en eventuele mandaten en volmachten.
4. Zorg jaarlijks voor tijdige decharge bij vaststelling van de jaarrekening om interne aansprakelijkheid te beperken.
5. Overweeg een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.
6. Zorg voor een behoorlijke administratie en maak en deponeer de jaarrekeningen op tijd.

Dirkzwager denkt graag met u mee en helpt u verder bij vragen over energiehubs of bestuur.