Sinds 8 juli 2020 is een nieuwe administratieplicht voor het bestuur van stichtingen in werking getreden. Het bestuur van een stichting is namelijk verplicht om alle begunstigden die een uitkering krijgen van 25% of minder van de uitgekeerde bedragen in een bepaald boekjaar op te nemen in een eigen, niet-openbaar register. Het bestuur van een stichting moet in dit interne register (i) de namen, (ii) de adressen en (iii) het uitgekeerde bedrag en (iv) de uitkeringsdatum van de begunstigden bijhouden. De verplichting is vervat in het nieuwe artikel 2:290 van het Burgerlijk Wetboek en beoogt witwassen en terrorismefinanciering tegen te gaan. Of een begunstigde in het uitkeringenregister moet worden opgenomen, kan pas na de vaststelling van de jaarrekening worden vastgesteld. Begunstigden van een stichting die een uitkering krijgen van meer van 25% moeten als gevolg van de inwerkingtreding van het UBO-register bij het handelsregister worden geregistreerd als UBO. Van de begunstigden die als UBO kwalificeren dient het bestuur van een stichting aanvullende gegevens in te winnen en bij te houden, namelijk het Burgerservicenummer, fiscaal identificatienummer (indien toegekend), de geboortedatum en plaats, nationaliteit en aard en omvang van het belang.
Het uitkeringenregister is een intern register en dus niet openbaar. De gegevens moeten te allen tijde op orde zijn zodat de Belastingdienst (en eventuele belastingautoriteiten uit andere jurisdicties) actuele gegevens kan inzien over de begunstigden en uitkeringen van de stichting. Kwalificeren begunstigden als UBO, dan dienen zij geregistreerd te worden in het wel openbare UBO-register. Bepaalde gegevens in het UBO-register zijn, in tegenstelling tot het uitkeringenregister, dus wel openbaar toegankelijk. Zie hierover de eerder verschenen artikelen op onze kennispagina over het UBO-register (bijvoorbeeld https://www.dirkzwager.nl/kennis/artikelen/ubo-register-treedt-in-werking-op-27-september-2020/).
De administratieplicht is een specificering van de algemene boekhoudplicht van artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek. Deze boekhoudplicht houdt in dat het bestuur verplicht is een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de stichting kunnen worden gekend.
De administratieplicht is erg belangrijk, omdat niet-naleving ervan kan leiden tot onbehoorlijk bestuur. Bij onbehoorlijk bestuur is elke bestuurder voor het geheel aansprakelijk jegens de stichting, tenzij een bestuurder zich individueel kan disculperen. Daarnaast kan het niet voldoen aan de administratieplicht aanleiding zijn voor de rechtbank om een bestuurder te ontslaan (artikel 2:298 lid 1 sub a van het Burgerlijk Wetboek). Verder kan het niet-naleven van de administratieplicht een economisch delict opleveren op basis van de Wet op de economische delicten. Voorts kan niet-naleving van de administratieplicht ernstige aansprakelijkheidsgevolgen hebben voor bestuurders in faillissement (artikel 2:300a juncto 2:138 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek).
Het is raadzaam om, bij een eventuele statutenwijziging of oprichting van een nieuwe stichting, de nieuwe administratieplicht van het bestuur van artikel 2:290 van het Burgerlijk Wetboek in de statuten van de stichting te vermelden. Ons notariële team is u hierbij graag van dienst.
