Inleiding
Bij besluit van 28 november 2022 is de Tijdelijke Wet COVID-19 Justitie & Veiligheid (hierna: de "Spoedwet") (nogmaals) verlengd, namelijk tot 1 februari 2023. Op 5 december 2022 heeft Minister voor Rechtsbescherming Franc Weerwind bekendgemaakt dat de meeste bepalingen van de Spoedwet niet opnieuw worden verlengd per 1 februari 2023. Onder meer het volledig digitaal vergaderen van privaatrechtelijke rechtspersonen en het verlijden van bepaalde notariële akten op afstand is vanaf dat moment niet meer mogelijk. De reden dat de Spoedwet niet nogmaals wordt verlengd, zijn de veranderde omstandigheden, aldus Minister Weerwind. Hierbij wordt nog wel de kanttekening gemaakt dat in het geval de omstandigheden weer veranderen en een verlenging toch wel gewenst dan wel noodzakelijk is, alsnog kan worden besloten tot verlenging.
Huidige (reguliere) wetgeving en de Spoedwet
Op grond van verschillende artikelen uit Boek 2 en Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek, is het verplicht om een (gedeeltelijk) fysieke algemene (leden)vergadering te houden. Als de statuten het mogelijk maken, is het al wel mogelijk dat een individuele aandeelhouder/lid inbelt in de vergadering, ook aangeduid als de hybride algemene vergadering. Echter, uit het bedrijfs- en verengingsleven blijkt dat er grote vraag is naar de mogelijkheid om volledig digitale algemene vergaderingen te houden. Tijdens de piek van de coronapandemie, was dit uiteraard al mogelijk ingevolge de Spoedwet. Nu de Spoedwet per 1 februari 2023 komt te vervallen, vervalt ook deze mogelijkheid per diezelfde datum.
Wetsvoorstel
De wetgever heeft gehoor gegeven aan deze wensen. Op 7 december 2022 is een wetsvoorstel, namelijk de Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen (hierna: het "Wetsvoorstel"), gepubliceerd voor internetconsultatie. Het doel van het Wetsvoorstel is het gebruik van elektronische communicatiemiddelen bij algemene vergaderingen van privaatrechtelijke rechtspersonen, te weten (beursgenoteerde) naamloze vennootschappen (NV’s), besloten vennootschappen (BV’s), verenigingen, verenigingen van eigenaars (VvE’s), coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, te faciliteren en te normeren. Ook wordt het makkelijker gemaakt om de oproeping langs elektronische weg te verrichten. Tot en met 6 februari 2023 kunnen belanghebbenden reageren op het wetsvoorstel.
Voor het gebruik van elektronische communicatiemiddelen gelden aanvullende voorwaarden. Het uitgangspunt van het Wetsvoorstel is namelijk dat een digitale algemene vergadering zoveel mogelijk een afspiegeling is van de fysieke vergadering en dat een digitale vergadering moet voldoen aan dezelfde of vergelijkbare randvoorwaarden als een fysieke vergadering. Dat betekent dat de leden en aandeelhouders volwaardig moeten kunnen participeren aan de digitale vergadering, als ware zij in de vergadering fysiek aanwezig. In dit kader gelden de volgende voorwaarden:
- Leden en aandeelhouders moeten de vergadering rechtstreeks kunnen volgen met beeld en geluid.
- Leden en aandeelhouders moeten met beeld en geluid aan de beraadslaging kunnen deelnemen. Een "livestream" behoort dus niet tot de opties. Naar huidig recht is het bij hybride vergaderingen niet verplicht dat men kan deelnemen aan de beraadslaging. Met het wetsvoorstel wordt dit verschil tussen de fysieke en hybride (en straks mogelijk ook: volledig digitale) vergadering ook gelijkgetrokken.
- De algemene vergadering moet degene die bevoegd is de algemene vergadering bijeen te roepen, machtigen om te bepalen dat de algemene vergadering tevens of uitsluitend toegankelijk is langs elektronische weg.
De nadere invulling van de formaliteiten rondom de digitale vergadering kan in de statuten en is aan de rechtspersoon zelf, mits deze in lijn zijn met de wetgeving daaromtrent.
Kritiek
Er is ook de nodige kritiek op het Wetsvoorstel, en met name de reikwijdte daarvan. Het Wetsvoorstel maakt namelijk geen onderscheid tussen beursgenoteerde en niet-beursgenoteerde vennootschappen, met als gevolg dat het toepassingsgebied alle kapitaalvennootschappen omvat. De Vereniging van Effectenbezitters (hierna: de "VEB") heeft op 19 december 2022 gereageerd op het Wetsvoorstel en uit hierin zijn zorgen over het Wetsvoorstel en de mogelijke (onvoorziene) gevolgen daarvan voor beursgenoteerde vennootschappen.
Naar eigen zeggen, maakt de VEB zich sterk voor lange termijn betrokkenheid van aandeelhouders bij vennootschappen waarin is geïnvesteerd. Dit komt de continuïteit, stabiliteit en de betrouwbaarheid van vennootschappen ten goede. Actieve betrokkenheid is een onmisbaar onderdeel van lange termijn waarde creatie, aldus de VEB. De VEB meent dat de fysieke algemene vergadering deze betrokkenheid nadrukkelijk vergroot. Volgens de VEB wordt zonder fysieke aanwezigheid niet aan minimale zorgvuldigheidsnormen voldaan. Ook geeft de VEB aan dat de ervaringen met digitaal vergaderen in de coronapandemie, negatief zijn. De VEB is daarentegen wel een voorstander van hybride vergaderingen; de zorgen van de VEB zien slechts op de volledig digitale variant van de algemene vergadering.
Vragen?
Wilt u meer weten of heeft u vragen over de Spoedwet, het Wetsvoorstel, de mogelijkheden voor het inkleden van de wettelijke bepalingen in de statuten van rechtspersonen of over rechtspersonen in het algemeen? Neem dan gerust contact op met mij of één van mijn andere collega’s van de sectie ondernemingsrecht. We zijn u graag van dienst.
