Buitengerechtelijke (incasso)kosten ten aanzien van consumenten? Hoe zit het ook alweer? De Hoge Raad geeft antwoord

Vaak gebeurt het dat gestuurde facturen niet worden betaald binnen de op de factuur genoemde termijn en na een eerste aanmaning. Als schuldeiser moet je in een dergelijk geval noodgedwongen kosten maken om je contractuele geldvordering bij de schuldenaar te incasseren. De wet geeft binnen bepaalde grenzen recht op vergoeding van dergelijke ‘buitengerechtelijke’ of ‘preprocessuele’ (incasso)kosten (hierna: “incassokosten”). Voor een zakelijke schuldenaar zijn deze grenzen ruimer dan voor een schuldenaar die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, de zogenoemde ‘consument-schuldenaar’.

Zo regelt de wet ten aanzien van de consument-schuldenaar bijvoorbeeld tot welk bedrag incassokosten verschuldigd zijn. Hiermee is door de wetgever voorzien in de bescherming van de consument-schuldenaar tegen onredelijk hoge incassokosten. Daarnaast bepaalt de wet (artikel 6:96 lid 6 BW) ten aanzien van een consument-schuldeiser dat deze eerst aangemaand dient te worden voordat incassokosten in rekening gebracht mogen worden. Deze aanmaning dient pas gestuurd te worden na het intreden van het verzuim van de consument-schuldenaar. De Hoge Raad bepaalde in 2014 al dat met deze aanmaning wordt beoogd dat de consument-schuldenaar niet wordt overvallen door het verschuldigd worden van incassokosten, maar dat hij eerst een waarschuwing krijgt. In de wet is vastgelegd dat de consument-schuldenaar na deze waarschuwing veertien dagen, aanvangende daags na de aanmaning, de tijd krijgt om de geldvordering alsnog te voldoen. Betaalt de consument-schuldenaar binnen deze veertien dagen de vordering, dan is hij geen incassokosten verschuldigd. Vanwege de termijn van veertien dagen die met de aanmaning wordt gegund, wordt de aanmaning in de juridische wereld aangeduid als ‘de veertiendagenbrief’.

Lange tijd is er veel onduidelijkheid geweest over aspecten die verband houden met deze veertiendagenbrief, bijvoorbeeld wanneer de termijn van veertien dagen exact aanvangt, wat de consequentie is van een onjuiste vermelding van de veertiendagentermijn en welke consequenties het heeft dat binnen de veertiendagentermijn slechts een deel van de vordering wordt voldaan. Zeer recent heeft de Hoge Raad met een prejudiciële beslissing veel van deze onduidelijkheid opgehelderd.

Het arrest van de Hoge Raad
Voordat ik de belangrijkste overwegingen van de Hoge Raad en het belang hiervan voor de praktijk bespreek, zal ik kort de casus uiteenzetten die voorlag aan de Hoge Raad. Een consument had een tandheelkundige behandeling bij een tandprothetische praktijk ondergaan. Een factoring bedrijf, die van de behandelend zorgverlener de vordering gecedeerd had gekregen, zond vervolgens een factuur naar de consument ten bedrage van EUR 735,54. Nadat de betalingstermijn op de factuur was verstreken werd de consument door het factoring bedrijf in gebreke gesteld en gesommeerd tot betaling voor 6 september 2014. Omdat de nota vervolgens weer niet werd voldaan stuurde het factoring bedrijf op 11 september een brief waarin het volgende was opgenomen: “Wij stellen u in de gelegenheid om het nota bedrag binnen 14 dagen aan ons te voldoen (..) Wanneer wij de betaling niet voor 25-09-2014 hebben ontvangen brengen wij incassokosten in rekening.”
Op 7 oktober, dus na afloop van de in de veertiendagenbrief gestelde termijn, worden vervolgens door de consument de kosten van de behandeling betaald, de verschuldigdheid van de incassokosten wordt echter tot aan de Hoge Raad door de consument betwist.

Aanvang van de veertiendagentermijn
Voor de Hoge Raad een uitgelezen kans om ‘scholing’ te geven over de veertiendagenbrief van artikel 6:96 lid 6 BW. Ten eerste wordt duidelijkheid verschaft over het moment waarop de veertiendagentermijn aanvangt. Volgens de wet vangt de termijn ‘de dag na aanmaning’ aan. Omdat de aanmaning een verklaring is gericht tot een specifiek persoon is dit volgens de Hoge Raad de dag na die waarop de aanmaning door de schuldenaar is ontvangen en dus niet de dag na dagtekening van de brief. Dit betekent dat als ontvangst van de veertiendagenbrief wordt betwist, het op de weg van de schuldeiser ligt om feiten en omstandigheden te stellen en zo nodig te bewijzen dat hij de brief heeft verzonden naar een (e-mail)adres waar de schuldenaar kon worden bereikt alsmede dat de brief daar ook is aangekomen en door de schuldenaar is ontvangen. Bewijstechnisch kan dit erg lastig zijn als de brief per gewone post is verstuurd. De eerste lering die uit het arrest van de Hoge Raad valt te trekken is dan ook dat het verstandig is, in plaats  van per gewone post een veertiendagenbrief aangetekend te verzenden.

Gevolgen onjuiste vermelding van de veertiendagentermijn
Ten tweede wordt uitdrukkelijk door de Hoge Raad overwogen dat in een veertiendagenbrief duidelijk moet worden omschreven dat de consument nog veertien dagen te tijd krijgt om te betalen en dat de veertiendagenbrief moet bepalen wanneer de veertiendagen termijn aanvangt. Indien de schuldeiser dit nalaat of de vermelde aanvang onjuist blijkt te zijn heeft de brief geen rechtsgevolg. In de praktijk wordt veelal de formulering gebruikt dat betaald dient te worden: ‘binnen veertien dagen na heden’ of ‘binnen veertien dagen na verzending van deze brief’. Deze formuleringen zijn echter onjuist en niet conform de door de Hoge Raad gestelde eisen. De veertiendagentermijn vangt immers niet aan op het moment van dagtekening van de brief, maar pas op het moment daags nadat de veertiendagenbrief door de schuldenaar is ontvangen. Nu een onjuiste vermelding fataal is voor het recht op buitengerechtelijke incassokosten is het van belang een juiste formulering te hanteren in de veertiendagenbrief. Aan te bevelen is dan ook dergelijke formuleringen aan te passen. Formuleringen die wel gebruikt kunnen worden in een veertiendagenbrief zijn: dat incassokosten verschuldigd worden indien niet betaald is “binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd” of “binnen vijftien dagen nadat deze brief bij u is bezorgd”.

Gedeeltelijke voldoening van de vordering gedurende de veertiendagentermijn
De laatste duidelijkheid die door de Hoge Raad wordt verschaft, is welke gevolgen het heeft dat de consument-schuldenaar voor het verstrijken van de veertiendagentermijn slechts een deel van de openstaande vordering betaalt. Volgens de Hoge Raad moeten de buitengerechtelijke incassokosten in dat geval opnieuw door de schuldeiser worden berekend over het onbetaald gebleven deel van de vordering.

Aandachtspunten voor de praktijk
De Hoge Raad heeft met haar uitspraak meer duidelijkheid gegeven over de veertiendagenbrief en aan de praktijk de volgende drie aandachtspunten meegegeven: (I) een consument-schuldenaar moet daadwerkelijk 14 volle dagen de tijd krijgen om te betalen, gerekend vanaf de dag nadat de brief is ontvangen, (II) schuldeisers dienen een correcte formulering te hanteren zodat duidelijk is wanneer de termijn van veertien dagen aanvangt en (III) als binnen de veertiendagentermijn een deel van de vordering wordt betaald zijn de incassokosten slechts verschuldigd over het onbetaald gelaten deel van de vordering.