Het moge duidelijk zijn dat een inschrijving onder voorwaarden ongeldig is. Desondanks gebeurt het regelmatig dat een voorbehoud in een inschrijving wordt gemaakt. Zo ook in de zaak waarin deze maand door de voorzieningenrechter Den Haag vonnis is gewezen (13 februari 2009; LJN: BH2819). Daarin was maar liefst 41 maal een voorbehoud gemaakt.
Voorwaardelijke inschrijving is ongeldig
Een inschrijving waarin voorwaarden zijn gesteld danwel voorbehouden zijn opgenomen zonder dat de aanbestedingsstukken daartoe ruimte bieden, is een inschrijving onder voorwaarden. Een dergelijke inschrijving kan niet (zonder meer) worden vergeleken met andere inschrijvingen. Conclusie is dus dat een voorwaardelijke inschrijving als ongeldig terzijde moet worden gelegd. Dit is bijvoorbeeld ook expliciet neergelegd in het ARW 2005.
De voorwaarde
Op 41 plaatsen in de inschrijving had de inschrijver de volgende tekst geplaatst:
"De informatie in dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. (inschrijver) is niet aansprakelijk voor fouten in dit document of voor incidentele of gevolgschade ten gevolge van de aflevering, omzetting of toepassing van dit document.”
Desgevraagd voert de inschrijver aan dat deze tekst niet kan worden opgevat als een voorwaarde. Het betreft volgens hem
“een standaard bescherming tegen misbruik van de informatie door derden. In dit geval is, gegeven de aard van de informatie, deze bescherming onnodig en heeft de tekst geen praktische betekenis.”
De voorzieningenrechter maakt hier korte metten mee. De tekst betreft volgens de rechter een voorbehoud om de geoffreerde inschrijfsom, tarieven en termijnenregeling te wijzigen. Bovendien wordt met de uitsluiting van de aansprakelijkheid afgeweken van de regeling in de overeenkomst en de toepasselijk verklaarde UAV-GC 2005, waarin een dergelijke uitsluiting niet staat vermeld.
Intrekken voorwaarden niet mogelijk
Op het verzoek de inschrijving toe te lichten, bericht de inschrijver – voorzover nodig – dat de opdracht zonder “aanvullende” voorwaarde wordt nagekomen. De voorzieningenrechter oordeelt dat dit neerkomt op een niet toegestane wijziging van de inschrijving. Het intrekken van een voorwaarde na inschrijving is niet mogelijk.
Conclusie: wees bedacht op voorwaarden
Zowel aanbesteders als inschrijvers moeten erop bedacht zijn dat het lot van een voorwaardelijke inschrijving duidelijk is: ongeldig.
Voor inschrijvers is het dus van belang zeer terughoudend te zijn bij het plaatsen van tekstuele toevoegingen op standaardinschrijvingsformulieren. Door ongeldigverklaring van een voorwaardelijke inschrijving voorkomt een aanbesteder op zijn beurt dat hij bij de uitvoering van de opdracht wordt geconfronteerd met voorwaarden waartoe de oorspronkelijke aanbestedingsstukken geen ruimte bieden.
