Vertrouwelijk rapport van onderzoek naar ‘communicatie op de werkvloer’
Bij busbedrijf Arriva werken een man en zijn vrouw als buschauffeur op de vestiging Dordrecht. In 2016 heeft Arriva door een externe partij onderzoek laten instellen naar ‘communicatie op de werkvloer’. Aan dit onderzoek hebben deze man en vrouw (en ook hun toenmalige collega’s) deelgenomen en zijn met hen gesprekken gevoerd. De uitkomsten van dit onderzoek zijn opgenomen in een rapport van 15 juli 2016. Arriva heeft dit rapport niet gepubliceerd of ter inzage aan de betrokken personeelsleden gegeven, omdat Arriva dit rapport als vertrouwelijk heeft bestempeld.
Werk gerelateerd incident: man en zijn vrouw worden overgeplaatst
In januari 2017 heeft een werk gerelateerd incident plaatsgevonden bij het station in Dordrecht. Daarbij waren de man en vrouw betrokken. Vervolgens heeft Arriva de man in februari 2017 overgeplaatst naar de vestiging Krimpen aan de IJssel vanwege ‘pesten op de werkvloer’. De vrouw is om diezelfde reden in februari 2017 overgeplaatst naar de vestiging Schelluinen.
Man en vrouw doen vele inzageverzoeken bij Arriva om vertrouwelijk rapport
Per e-mail van 5 april 2017 heeft de toenmalige gemachtigde van de man en vrouw aan Arriva gevraagd om toezending van een kopie van het rapport ‘communicatie op de werkvloer’. In reactie hierop heeft Arriva per e-mail van 10 april 2017 alleen de conclusies en aanbevelingen uit het rapport aan de gemachtigde gestuurd.
De man en zijn vrouw zullen gedacht hebben: de aanhouder wint! Ze hebben daarom via hun (toenmalige en huidige) gemachtigde opnieuw meermaals bij Arriva het rapport opgevraagd. Met mondjesmaat stuurde Arriva vervolgens een beperkte hoeveelheid (geanonimiseerde) informatie. Arriva weigert echter steevast inzage in het gehele (vertrouwelijke) rapport.
De man doet inzageverzoek bij de rechter
De man blijkt echter een doorbijter. Hij wil Arriva via de rechter alsnog dwingen om hem een kopie van het rapport te verstrekken. Arriva voert verweer tegen dit verzoek van de man. Arriva vindt onder meer dat de man niet-ontvankelijk moet worden verklaard in zijn verzoek. Volgens Arriva had de man het verzoek bij de rechtbank moeten indienen binnen 6 weken na de afwijzing (in april 2017) van het eerste verzoek om inzage in, dan wel toezending van het rapport.
Wettelijk kader termijn: artikel 35 UAVG
De rechter verwijst naar de toepasselijke artikelen in de Uitvoeringswet AVG (UAVG). In artikel 35 lid 1 UAVG is bepaald dat een belanghebbende (zoals de man) kan opkomen tegen een beslissing van de verwerkingsverantwoordelijke (zoals Arriva) op een verzoek op grond van de artikelen 15-22 AVG (zoals een inzageverzoek). In artikel 35 lid 2 UAVG is bepaald dat een dergelijk verzoekschrift bij de rechtbank moet worden ingediend binnen 6 weken na ontvangst van het antwoord van de verwerkingsverantwoordelijke op het verzoek. Er geldt een uitzondering als de verwerkingsverantwoordelijke überhaupt niet reageert binnen de termijnen in de AVG, maar deze uitzondering is hier niet van toepassing.
De kwestie speelde zich weliswaar af in een periode dat de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) nog gold, maar dezelfde termijn van 6 weken gold toen ook al (zie artikel 46 lid 2 Wbp). De situatie onder de Wbp en de AVG (vanaf 25 mei 2018) is dus wat dat betreft niet anders.
Oordeel rechter: verzoekschrift man te laat ingediend
De rechter kijkt vervolgens naar de datum van het eerste verzoek van de man om toezending van het rapport, namelijk 5 april 2017. Daarop heeft Arriva op 10 april 2017 geantwoord. Niet in geschil is dat Arriva binnen de daarvoor geldende termijnen heeft gereageerd. Omdat de man het oneens was met het antwoord van Arriva, had hij daarom ook binnen 6 weken na 10 april 2017 een verzoekschrift bij de rechtbank moeten indienen. Het verzoekschrift van de man is echter gedateerd op 26 juli 2019 en ontvangen bij de rechtbank op 9 augustus 2019. Kortom: de man heeft zijn verzoekschrift te laat ingediend.
De man betoogt dat een nieuwe termijn is gaan lopen, omdat Arriva mondjesmaat steeds delen van het rapport aan de man heeft vrijgegeven, en het hem pas in juli 2019 duidelijk werd dat verder geen inzage of informatie meer zou worden verstrekt. De rechtbank oordeelt dat een redelijke uitleg van artikel 35 lid 2 UAVG meebrengt dat het niet de bedoeling is dat met het indienen van herhaalde verzoeken kan worden bewerkstelligd dat er (steeds weer) een nieuwe termijn gaat lopen.
De rechter oordeelt dat zelfs indien van een opnieuw lopende termijn sprake zou zijn geweest, het verzoekschrift nog steeds te laat zou zijn ingediend. Immers, alsdan zou die termijn begonnen zijn op 13 mei 2019 (=datum afwijzing Arriva op laatste inzageverzoek man op 10 mei 2019) en verstreken zijn op 24 juni 2019 (=6 weken later).
Kortom, de rechtbank oordeelt dat de man niet-ontvankelijk is in zijn inzageverzoek. Daarmee komt de rechter niet tot een inhoudelijke beoordeling van het verzoek van de man om inzage in het vertrouwelijke rapport van Arriva.
