IT-contracten staan bekend als vrij eenzijdig en ongebalanceerd. Afnemers worden daar steeds kritischer op. Als IT-leverancier kunt u echter niet alle risico’s zomaar accepteren. Hoe gaat u hier handig mee om?
Waarom eenzijdige branchevoorwaarden problematisch zijn voor IT-contracten
In de IT-sector worden de voorwaarden van NLdigital zeer veel gebruikt. In een eerder blog hebben we aan afnemers uitgelegd waarom zij deze voorwaarden niet zouden moeten accepteren. Kort samengevat: de afnemer weet niet wat hij krijgt, wanneer hij het krijgt, kan eigenlijk geen claim indienen maar moet wel altijd betalen.
De risico’s van eenzijdige IT-contracten voor IT-leveranciers
Als leverancier lijkt het wellicht aantrekkelijk om dergelijke voorwaarden te gebruiken: wel betaald krijgen en geen risico lopen.
De vraag is echter of dat zo is. Zo accepteren afnemers (te) eenzijdige contracten steeds minder en zijn (dus) allerlei onderhandelingen nodig. Ook zijn rechters kritischer op eenzijdige contracten; hoe eenzijdiger het contract, hoe groter de kans dat er uiteindelijk (deels) een streep door gaat.
Met de steeds toenemende wet- en regelgeving (zie vorige blog), zijn er ook steeds meer ‘juridische haakjes’ om te betogen dat een contract te eenzijdig is. Verder is de vraag of u als leverancier in de markt bekend wilt staan als een partij die ‘wurgcontracten’ hanteert.
Redelijke IT-contracten leiden tot snellere deals en betere reputatie
Het is waarschijnlijk verstandiger om een iets genuanceerdere koers te kiezen. Wanneer uw contracten op voorhand al redelijk zijn, dan neemt de onderhandelingstijd vermoedelijk af. Een rechter of arbiter zal ook minder snel iets afdoen aan een contract dat al redelijk is. Verder komen redelijke voorwaarden uw reputatie ook ten goede.
Het is verder verstandig om op voorhand al na te denken op welke onderwerpen er onderhandelingsruimte is en waar niet. En om voor die onderhandelingsruimte enkele scenario’s te hebben. Zo is het bijvoorbeeld verstandig om altijd te controleren of de onderliggende verzekering bepaalde eisen stelt en of die eisen nog steeds worden nageleefd. Het is in niemands belang (ook dat van de afnemer niet) indien er uiteindelijk geen verzekeringsdekking meer zou zijn.
Standaarddocumenten zoals SLA en DPA zijn niet onderhandelbaar
Voor sommige documenten geldt dat hier eigenlijk niet over onderhandeld kan worden. Het gaat dan om alle documenten die niet klant specifiek zijn. Dat is niet uit onwil, maar omdat deze documenten naar hun aard zo standaard mogelijk moeten zijn. Denk hierbij aan een Service Level Agreement (SLA) of een verwerkersovereenkomst (DPA). Dat is omdat deze werkzaamheden voor alle klanten op dezelfde wijze worden verricht. Simpel gesteld: het werkt niet wanneer de helpdesk met verschillende prioriteitenlijsten of verschillende openingstijden moet werken voor verschillende klanten. Het is dan wel verstandig om aan de afnemer uit te leggen waarom deze documenten niet onderhandelbaar zijn.
Flexibele IT-diensten via een menukaartstructuur
Wat in de praktijk vaak wel uitvoerbaar is, en daarmee ook een commerciële kans biedt, is om de standaarddocumenten in verschillende ‘smaken’ aan te bieden. Zo kan een Service Level Agreement (SLA) worden aangeboden met levels in brons, zilver en goud. Of er kunnen in een SLA optionele diensten worden opgenomen. Er ontstaat zodoende een soort menukaart aan opties die de klant kan afnemen. De gerechten op de menukaart als zodanig zijn dan niet aan verandering onderhevig.
Een bijkomend voordeel van het werken met ‘menukaarten’ van diensten op verschillende niveaus is dat dit ook uw zorgplicht inkleurt. Simpel gesteld: een klant die bewust kiest voor een dienst met een (te) laag level of die bewust bepaalde diensten niet ‘op het menu zet’, kan achteraf lastig(er) klagen dat u als leverancier de zorgplicht heeft geschonden. Zeker wanneer u als leverancier gezorgd heeft voor een goede uitleg van de voor- en nadelen van bepaalde keuzes. Een duidelijk keuzemenu met een heldere omschrijving wat de afnemer wel/niet krijgt dempt u aansprakelijkheidsrisico’s als IT-leverancier. En zeker zo belangrijk: een helder aanbod is ook commercieel aantrekkelijk.
Maatwerkafspraken bij klant-specifieke IT-werkzaamheden
Bij werkzaamheden die wel klant-specifiek zijn ligt het eerder voor de hand om maatwerkafspraken te maken. Denk hierbij aan de implementatiefase, bepaalde (door)ontwikkeling van de hard- of software of (afhankelijk van het type dienst) soms ook de exit-fase. Bij deze thema’s is goed denkbaar dat er op de klant toegespitste afspraken worden gemaakt. Let ook hier wel op de maximale bandbreedtes die er zijn.
Voorkom onacceptabele risico’s als IT-leverancier
Bij alle onderhandelingen met klanten is het van belang om scherp voor ogen te houden of de risico’s die uit het contract voortvloeien nog te dragen zijn. U moet als leverancier namelijk voorkomen dat u willens en wetens een contractueel risico aanvaardt terwijl u eigenlijk weet dat u dit niet aankunt. Dan gaat u namelijk richting bestuurdersaansprakelijkheid.
Omarm de kritische klant
ICT grijpt enorm in op organisaties. Het is dan ook niet gek dat afnemers steeds kritischer worden op de inkoop van IT. Het is de vraag of het bij dergelijke ontwikkelingen verstandig om als leverancier koppig vast te houden aan eenzijdige leveringsvoorwaarden. Waarschijnlijk doet u er verstandiger aan de vlucht naar voren te kiezen; kies voor iets genuanceerdere voorwaarden en licht uw klant goed voor. Juist in die iets genuanceerdere benadering is de kans op claims en ander juridisch gedoe juist veel kleiner. Heeft u hierover vragen of wilt u zich verder verdiepen in de juridische uitdagingen van 2025? Meld u dan aan voor ons Webinar: Juridisch koers houden als IT-leverancier in 2025.
Gerelateerd
IT
