De ontwikkelingen rond het coronavirus, COVID-19, gaan razendsnel. In ons kennisportal over het coronavirus vindt u onze juridische artikelen en andere relevante content. Bekijk het kennisportal

  1. Home
  2. Kennis
  3. Artikelen
  4. Leidraad voor het houden van vergaderingen van verenigingen en coöperaties op basis van de Spoedwet COVID-19

Leidraad voor het houden van vergaderingen van verenigingen en coöperaties op basis van de Spoedwet COVID-19

Op 21 april jongstleden is de spoedwet “Tijdelijke voorzieningen op het terrein van het Ministerie van Jusititie en Veiligheid in verband met de uitbraak van COVID-19” aangenomen. De spoedwet, die op 24 april 2020 van kracht is geworden, voorziet onder andere in de mogelijkheid voor verenigingen en coöperaties om digitaal te vergaderen. In dit blog geef ik enkele praktische handreikingen.
Auteur artikelDeline Kruitbosch
Gepubliceerd23 april 2020
Laatst gewijzigd24 april 2020
Leestijd 

Op 21 april jongstleden is de spoedwet “Tijdelijke voorzieningen op het terrein van het Ministerie van Jusititie en Veligheid in verband met de uitbraak van COVID-19” (de "Spoedwet") aangenomen. Zoals ook te lezen in de blog van mijn collega Charlotte Perquin-Deelen, voorziet deze Spoedwet in de mogelijkheid voor – onder andere – verenigingen en coöperaties om, onafhankelijk wat er al dan niet in de statuten over elektronisch vergaderen is bepaald, digitale vergaderingen te houden. De Spoedwet beoogt zekerheid te geven over de geldigheid van genomen besluiten in deze onzekere tijd. De Spoedwet is op 24 april 2020 van kracht worden.

Vergaderingen van het Bestuur en de Raad van Toezicht

In artikel 5 lid 4 van de Spoedwet is opgenomen dat statutaire bepalingen inzake het fysiek bijeenkomen van het Bestuur en de Raad van Toezicht van onder andere de vereniging en de coöperatie niet van toepassing zijn. Dit betekent dat beide organen rechtsgeldig kunnen besluiten via momenteel veel gebruikte digitale communicatieprogramma’s.

Ledenvergaderingen

Oproep

Het Bestuur kan besluiten dat een ledenvergadering digitaal zal plaatsvinden. De vergadering moet langs elektronische weg voor alle leden te volgen zijn, bijvoorbeeld via een livestream (audio of video). Het voornemen om een digitale vergadering te houden dient uiterlijk in de oproep van de vergadering met de leden te worden gedeeld. Het is aan te bevelen bij de oproep ook een uitleg van het gekozen digitale vergadersysteem mee te sturen, zodat leden de tijd hebben om zich vertrouwd te maken met het betreffende systeem. U dient de gebruikelijke oproeptermijn zoals vermeld in de statuten in acht te nemen.

Voor het Bestuur is het raadzaam van te voren te testen of het gekozen digitale vergadersysteem naar behoren werkt.

Vragen van leden

De leden moeten tot uiterlijk 72 uur voor de vergadering in de gelegenheid worden gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de geagendeerde onderwerpen. Deze vragen moeten uiterlijk tijdens de vergadering worden beantwoord en de antwoorden op de vragen dienen na afloop van de vergadering op de website van de vereniging worden geplaatst (al dan niet op een alleen voor de leden toegankelijk gedeelte) of dienen via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk te worden gemaakt voor de leden. Denkbaar is dat het Bestuur al voor de vergadering de door de leden gestelde vragen en de antwoorden daarop rondstuurt. Dit kan met name als er veel vragen zijn een ordelijk verloop van de vergadering bevorderen.

Vergaderorde

Tijdens de vergadering moeten leden de mogelijkheid krijgen om vragen te stellen. De voorzitter van de vergadering mag bepalen op welke wijze dit gebeurt en mag ook verdere spelregels voor een goed verloop van de vergadering vaststellen. Deze zal hij over het algemeen bij het openen van de vergadering mededelen. Ik kan mij ook voorstellen dat de spelregels voor de vergadering al voor de vergadering met de leden worden gedeeld. Bij een groot aantal leden kun je je bijvoorbeeld voorstellen dat eerst via een chatfunctie van een digitaal vergaderprogramma om het woord moet worden gevraagd en dat de voorzitter de verschillende vragenstellers vervolgens het woord geeft.

Stemming

In principe vindt de stemming tijdens de digitale vergadering plaats. Over het algemeen biedt het gekozen digitale vergadersysteem de mogelijkheid tot het uitbrengen van stem. Het Bestuur kan bepalen dat er ook voorafgaand aan de vergadering al langs elektronische weg kan worden gestemd. Het Bestuur kan haar leden in dat geval bijvoorbeeld uitnodigen hun stem uit te brengen via het gekozen digitale vergaderprogramma, een bepaalde stemwebsite (al dan niet gekoppeld aan de website van de vereniging of coöperatie) of via e-mail.

Uitstel vergadering

Het feit dat veel ledenvergaderingen in het voorjaar plaats vinden heeft alles te maken met het feit dat binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar een ledenvergadering dient te worden gehouden ter vaststelling van de jaarrekening. Artikel 7 van de Spoedwet bepaalt dat het Bestuur mag bepalen de termijn van 6 maanden met 4 maanden te verlengen. Mocht het derhalve voor de vereniging waar u bij betrokken bent niet wenselijk zijn om langs digitale weg te vergaderen, en mochten er geen andere prangende agendapunten zijn dan het vaststellen van de jaarrekening, kan het Bestuur altijd besluiten de vergadering naar het najaar te verplaatsen.