Aan zakelijke correspondentie hanteert men eigen eisen op het gebied van stijl, spelling, opbouw en inhoud. Minder bekend is wellicht dat ook de wetgever eisen stelt aan zakelijke correspondentie, namelijk: het vermelden van bepaalde bedrijfsgegevens, en dat het overtreden van deze voorschriften een strafbaar feit is. Dit artikel beschrijft welke bedrijfsgegevens dienen te worden vermeld op alle uitgaande stukken, zowel gedrukt als elektronisch. Naast brieven, facturen, orders en offertes, gelden deze voorschriften ook voor websites en e-mails. Kortom: zakelijk correspondentie in de meest brede zin van het woord.
Dat zakelijke correspondentie de naam van de onderneming moet vermelden lijkt voor de hand te liggen. Echter, indien de handelsnaam van een onderneming afwijkt van de naam zoals deze in de statuten vermeld staat, dient de correspondentie van een B.V., N.V., Coöperatie of Onderlinge Waarborgmaatschappij tevens de volledige statutaire naam te bevatten.
Een tweede vereiste aan de zakelijke correspondentie van B.V.’s en N.V.’s is het vermelden van de statutaire zetel van de rechtspersoon.
Ondernemingen en rechtspersonen die zijn ingeschreven in het handelsregister dienen tevens het door een kamer van koophandel toegekende identieke nummer van hun inschrijving te vermelden. Deze verplichting geldt niet voor verenigingen, stichtingen en overige privaatrechtelijke rechtspersonen zonder onderneming.
Op bovenstaande vereisten geldt slechts één uitzondering. Indien de correspondentie slechts reclame-uitingen bevat is het vermelden van de statutaire naam, de zetel van de rechtspersoon en het handelsregisternummer niet verplicht. Wat de wetgever exact verstaat onder ‘reclame’ is onduidelijk. Zo kan men zich afvragen of visitekaartjes ‘reclame’ zijn. In algemene zin wordt een visitekaartje primair gebruikt voor acquisitie en promotie, waardoor het vermelden van bovenstaande gegevens niet verplicht is. Indien het visitekaartje echter voor andere doeleinden wordt gebruikt, bijvoorbeeld ter verstrekking van informatie over de vennootschap namens welke men handelt, valt het wellicht niet onder de uitzondering en dient het bovenstaande gegevens te bevatten.
Schending van deze verplichtingen betekent niet dat, in plaats van de rechtspersoon, degene die namens de rechtspersoon handelde aan de gestelde rechtshandeling gebonden wordt, zo blijkt uit de jurisprudentie. Op het niet vermelden van bovenstaande gegevens is echter wel een strafrechtelijke sanctie gesteld in de Wet op de economische delicten.
Voor facturen gelden, naast het bovenstaande, aanvullende vereisten. Zo dient een factuur onder meer te vermelden: het BTW identificatienummer, het factuurnummer, de factuurdatum, de naam en het adres van de onderneming en de afnemer, de leveringsdatum, de soort en hoeveelheid geleverde goederen of diensten, informatie omtrent de prijzen per eenheid exclusief BTW, alsmede de totaalprijs en het totaalbedrag van de BTW en het toegepaste BTW tarief. In specifieke gevallen, zoals bij intracommunautaire leveringen, gelden nadere eisen aan de inrichting.
Wie verzuimt deze gegevens op een factuur te vermelden, riskeert sinds 1 januari 2010 een boete. Deze zogenaamde ‘verzuimboete’ wordt opgelegd door een inspecteur en kan oplopen tot € 4.920,- per factuur.
