Deponeren jaarrekening

Zoals eerder al te lezen was op deze kennispagina bepaalt het nieuwe BV-recht in artikel 2:210 lid 5 BW dat indien alle aandeelhouders tevens bestuurder van de vennootschap zijn, de ondertekening van de jaarrekening door alle bestuurders en commissarissen tevens geldt als vaststelling van de jaarrekening door de algemene vergadering. Bovendien strekt de vaststelling dan tevens tot kwijting aan de bestuurders en commissarissen. Een apart besluit is dus niet meer nodig. Voorwaarde hiervoor is wel dat alle andere vergadergerechtigden (denk aan certificaathouders of pandhouders met vergaderrechten) in de gelegenheid zijn gesteld om kennis te nemen van de jaarrekening en met deze wijze van vaststelling hebben ingestemd.

Waar men bedacht op moet zijn is dat door de gewijzigde manier van vaststelling van de jaarrekening deze mogelijk eerder openbaar moet worden gemaakt (gedeponeerd bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel) dan voor de wetswijziging het geval was.

De jaarrekening dient binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar door het bestuur te worden opgemaakt en ondertekend. Deze termijn kan eenmalig met 6 maanden worden verlengd door de algemene vergadering van aandeelhouders op grond van bijzondere omstandigheden. Indien artikel 2:210 lid 5 BW van toepassing is, geldt die ondertekening tevens als vaststelling van de jaarrekening. Het wetsartikel ten aanzien van de termijn voor de openbaarmaking van de jaarrekening is echter niet gewijzigd. Deze bepaalt dat de rechtspersoon verplicht is tot openbaarmaking van de jaarrekening binnen acht dagen na de vaststelling. Uitgaande van een boekjaar dat gelijk is aan het kalenderjaar zou de jaarrekening die is vastgesteld door middel van ondertekening dus uiterlijk voor 8 december openbaar moeten worden gemaakt.

Tot de invoering van het nieuwe BV-recht was voor de vaststelling van de jaarrekening in alle gevallen een apart aandeelhoudersbesluit  vereist. Dit besluit werd (en wordt in de gevallen waarin 2:210 lid 5 BW niet van toepassing is) genomen nádat de jaarrekening door het bestuur is opgemaakt en ondertekend in een daarvoor belegde aandeelhoudersvergadering (danwel na 1 oktober in een besluit buiten vergdering). Indien de jaarrekening in die vergadering wordt vastgesteld, dient deze binnen 8 dagen openbaar te worden gemaakt. Is de jaarrekening niet binnen 2 maanden na het opmaken vastgesteld dan dient het betuur de jaarrekening openbaar te maken. De maximale termijn voor het openbaar maken van de jaarekening is 13 maanden.

Het lijkt niet de intentie van de wetgever te zijn geweest om het moment waarop de jaarrekening openbaar moet worden gemaakt te vervroegen. Echter, gelet op de wettekst kan worden verdedigd dat dit een (onbedoeld) gevolg is van de wetswijziging. Houdt u er daarom veiligheidshalve rekening mee dat de jaarrekening uiterlijk binnen 8 dagen na ondertekening moet worden openbaargemaakt indien de vaststelling plaatsvindt door ondertekening.