Ingebrekestelling vaak struikelblok in IT-geschillen

Voor afnemers van IT-systemen die niet aan de verwachtingen voldoen,  is het in het algemeen niet bepaald eenvoudig om de leverancier aansprakelijk te stellen wegens wanprestatie en de gesloten overeenkomst te ontbinden. Dit geldt zelfs indien de leverancier er duidelijk een potje van heeft gemaakt. Hiervoor zijn verschillende oorzaken aan te wijzen.

Zo kan het aantonen van de vereiste tekortkoming in de nakoming vaak al heel lastig zijn, met name indien de overeengekomen specificaties onvoldoende duidelijk of multi-interpretabel zijn. Ook zijn er regelmatig contractuele obstakels, met name indien de leverancier zijn eigen algemene voorwaarden van toepassing heeft kunnen verklaren. Zo staan er bijvoorbeeld in de veel gebruikte ICT~Office voorwaarden (vroeger FENIT-voorwaarden genoemd) tal van formaliteiten en bepalingen die de leverancier sterk beschermen, waardoor je als afnemer van goede huize moet komen om met succes een claim in te dienen.

Een formaliteit die in de praktijk regelmatig wordt onderschat en daarmee niet zelden een struikelblok vormt voor claims in automatiseringsgeschillen, is het wettelijk vereiste omtrent verzuim en ingebrekestelling. Voor zowel de ontbinding van de overeenkomst als het vorderen van schadevergoeding is in beginsel nodig dat de leverancier in verzuim is. Ons burgerlijk wetboek ( artikel 6:83 onder a) zegt dat verzuim automatisch kan ontstaan door het niet halen van een afgesproken deadline voor oplevering. Het moet dan echter zonneklaar zijn dat deze deadline als een zogenoemde fatale termijn bedoeld is door partijen. Ook op dit punt bevatten de algemene leveranciersvoorwaarden vaak onaangename verrassingen voor afnemers. Zo staat in artikel 10 van de ICT~Office voorwaarden dat een enkele overschrijding van een door een leverancier genoemde of tussen partijen overeengekomen termijn of opleverdatum de leverancier juist niet automatisch in verzuim brengt.

In dat geval en ook in het geval waarin partijen geen fatale termijn zijn overeengekomen, is er (behoudens enkele uitzonderingssituaties) een ingebrekestelling nodig om de leverancier in verzuim te brengen. Een ingebrekestelling is een schriftelijke aanmaning, waarin een redelijke termijn wordt gesteld voor het alsnog deugdelijk nakomen van de verplichtingen uit de overeenkomst. Met andere woorden: de afnemer dient de leverancier een laatste kans te gunnen om het project alsnog op een behoorlijke manier af te maken. De termijn die hij hiervoor geeft, dient redelijk te zijn, gelet op alle omstandigheden van het geval. Dit kan soms een paar dagen zijn, soms misschien zelfs wel een half jaar of nog langer.

Indien je dit als  IT-advocaat uitlegt aan een afnemer die een overeenkomst met zijn leverancier wil ontbinden, moet de afnemer meestal even flink slikken. Op het moment dat de afnemer zo ver is dat hij een jurist inschakelt, is het vertrouwen in de leverancier niet zelden al volledig verdwenen. Eigenlijk wil men dan helemaal geen laatste kans meer geven aan de leverancier en zeker niet als dat opnieuw een paar maanden moet gaan duren. Toch is het ook een logisch vereiste, zeker gezien de ingrijpendheid van een ontbinding van een overeenkomst en een schadeclaim. Met name in situaties waarin partijen niet optimaal met elkaar communiceren, kan een officiële laatste waarschuwing de leverancier wakker schudden en kan wellicht een juridisch geschil toch nog voorkomen worden.

In de rechtspraak zijn talloze voorbeelden te vinden van automatiseringsgeschillen waarin afnemers niet goed zijn omgegaan met het vereiste van verzuim en ingebrekestelling. In een uitspraak van de Rechtbank Utrecht van 8 juli 2009 (zie LJN: BJ2078, Rechtbank Utrecht, 236199 HA ZA 07-1677 )  strandden bijvoorbeeld de vorderingen van ASR Vermogensbeheer tegen Raindrop Information Systems Ltd, omdat (onder meer) geen deugdelijke ingebrekestelling was verstuurd. De leverancier was hierdoor niet in verzuim gekomen.

Uit deze uitspraak blijkt ook dat rechters kritisch toetsen aan dit vereiste. Het feit dat een opdrachtgever in correspondentie meerdere malen zijn ernstige zorgen heeft geuit over de voortgang in het project is niet voldoende: er moet echt een aanmaning gestuurd worden waarin een concrete termijn wordt genoemd waarbinnen het project alsnog moet worden opgeleverd.

Ook moet in de brief duidelijk worden gemaakt dat de opdrachtgever de leverancier aansprakelijk zal stellen indien de termijn niet gehaald wordt. Dit laatste wordt in de praktijk ook nogal eens lastig gevonden, omdat opdrachtgevers de toch al moeizame relatie met de leverancier niet verder willen verstoren door te dreigen met claims. Toch is dit op een gegeven moment wel nodig om te voorkomen dat een claim uiteindelijk strandt op het vereiste van het verzuim: zachte heelmeester maken hier dus stinkende wonden.