Werkgevers ontkomen tegenwoordig niet meer aan het gebruik (door werknemers) van social media, zowel privé als werkgerelateerd, zowel thuis als op de werkplek. Om het gebruik van social media op de werkvloer en het werkgerelateerd gebruik van social media in goede banen te leiden, kan een werkgever een social media protocol opstellen en invoeren. Een social media protocol kan dan dienen als (juridisch) kader ter bescherming van zowel de werkgever als de werknemer. Het invoeren van een social media protocol op de werkvloer is niet verplicht en eveneens niet (altijd) vereist, maar kan vanuit het oogpunt van transparantie voor werkgevers en werknemers wel wenselijk zijn.
In het social media protocol kunnen gedragsregels worden opgenomen over het gebruik van social media door werknemers. Deze voorschriften kunnen eenzijdig door de werkgever worden vastgesteld, op basis van de instructiebevoegdheid van de werkgever (art. 7:660 BW). Eveneens kan in het social media protocol worden vastgelegd hoe de werkgever het gebruik van social media door werknemers controleert. Bij de regels met betrekking tot de controle dient echter wel het recht op privacy van werknemers gerespecteerd te worden. De Wet Bescherming Persoonsgegevens is hier van belang.
Het social media protocol en de ondernemingsraad
Een van mijn kantoorgenoten heeft u eerder het een en ander verteld met betrekking tot het social media protocol en heeft hiervoor een zestal tips gegeven. Een punt waarop hij nog niet inhoudelijk is ingegaan, maar dat hij wel kort heeft genoemd, is het instemmingrecht dat de ondernemingsraad bij de invoering van een dergelijk social media protocol heeft.
Op grond van artikel 27 lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) behoeft een werkgever instemming van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van “k. een regeling omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen” (verwerking persoonsgegevens) en “l. een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen” (personeelscontrolesystemen).
Een vast te stellen social media protocol zal waarschijnlijk onder artikel 27 lid 1 sub k en l WOR vallen. De instemming van de ondernemingsraad is in het bijzonder vereist indien in het social media protocol een regeling is opgenomen voor het monitoren door de werkgever van het gebruik van de social media door werknemers.
Indien de werkgever derhalve een social media protocol in zijn organisatie wil invoeren, legt de werkgever het voorgestelde social media protocol schriftelijk ter instemming aan de ondernemingsraad voor. De werkgever verstrekt daarbij een overzicht van de beweegredenen voor het instellen van het social media protocol en geeft aan welke gevolgen het social media protocol zal hebben voor de werknemers. De ondernemingsraad zal hierover minimaal één overlegvergadering voeren, alvorens tot een beslissing te komen. Na het overleg deelt de ondernemingsraad zo spoedig mogelijk schriftelijk en met redenen omkleed zijn beslissing aan de werkgever mee.
Na de beslissing van de ondernemingsraad dient de werkgever zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de ondernemingsraad mee te delen welk besluit hij heeft genomen en met ingang van welke datum hij dat besluit (in dit geval, het invoeren van het social media beleid) zal uitvoeren.
Wat als de ondernemingsraad geen instemming verleent?
Als de ondernemingsraad weigert instemming te verlenen, kan de werkgever de kantonrechter toestemming vragen om het besluit te nemen. De kantonrechter geeft slechts toestemming, indien de beslissing van de ondernemingsraad om geen instemming te geven onredelijk is, of het voorgenomen besluit van de werkgever gevergd wordt door zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen. Met name dit laatste zal bij een social media protocol niet snel het geval zijn.
Als de ondernemingsraad geen instemming verleent voor de inhoud en invoering van het social media protocol, maar de werkgever neemt het besluit toch en voert het social media protocol in, dan is dit besluit nietig indien de ondernemingsraad tegenover de werkgever schriftelijk een beroep op de nietigheid doet of heeft gedaan. De ondernemingsraad kan slechts een beroep op de nietigheid doen binnen een maand nadat hetzij de werkgever hem zijn besluit heeft meegedeeld, hetzij - bij gebreke van deze mededeling - de ondernemingsraad is gebleken dat de werkgever uitvoering of toepassing geeft aan zijn besluit, in dit geval het social media protocol. Indien de ondernemingsraad niet binnen een maand een beroep op nietigheid doet, kan de werkgever het social media protocol invoeren, uitvoeren en handhaven.
Conclusie
Bij het instellen van een social media protocol is het van belang dat een werkgever zich realiseert dat instemming van de ondernemingsraad bij de vaststelling van een dergelijk protocol vereist is en deze instemming zal aan de ondernemingsraad gevraagd moeten worden, alvorens het social media protocol wordt ingevoerd. Op deze manier kan de werkgever voorkomen dat het genomen besluit tot vaststelling en invoering van het social media protocol nietig zal zijn en er geen uitvoering gegeven kan worden aan het door de werkgever gewenste social media protocol.
Gerelateerd
Bestuur en governance
