Wij hebben al vaak geschreven over het belang van de ingebrekestelling (zie hier, hier, hier en hier). Het versturen van een deugdelijke ingebrekestelling is cruciaal voor de uitwerking van een geschil of uitkomst van een juridische procedure. In een recent gepubliceerd arbitraal vonnis (SGOA) ging het bij een IT-geschil weer klassiek mis op de tekst in de ingebrekestelling. Reden genoeg om in dit blog weer eens stil te staan bij de vereisten van de ingebrekestelling en eens in te zoomen op een praktijkvoorbeeld van een ondeugdelijke ingebrekestelling.
Wat moet er in de ingebrekestelling staan?
Voor een deugdelijke ingebrekestelling gelden vier wettelijke vereisten (art. 6:82 BW):
- een schriftelijke mededeling, waarin u;
- uw wederpartij wijst op specifieke gebreken in de uitvoering van de overeenkomst;
- uw wederpartij een redelijke termijn geeft om de overeenkomst alsnog (op correcte wijze) na te komen; en
- u vermeldt welke gevolgen u eraan zult verbinden als uw wederpartij niet binnen de gestelde termijn alsnog presteert, zoals de overeenkomst ontbinden en/of schadevergoeding eisen.
De wettelijke regeling van de ingebrekestelling is van regelend recht. Dat betekent dat partijen van deze regeling kunnen afwijken. Zo kunnen partijen in de overeenkomst of de toepasselijke algemene voorwaarden overeenkomen dat een ingebrekestelling aan strengere of aanvullende eisen moet voldoen.
Zo bepalen de door IT-leveranciers veelgebruikte NL Digital voorwaarden (voorheen: Nederland ICT voorwaarden) dat de ingebrekestelling “een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, opdat leverancier in de gelegenheid wordt gesteld adequaat te reageren” (art. 14.3, 16.7).
Op het moment dat een verstuurde ingebrekestelling niet voldoet aan de wettelijke en/of contractuele vereisten, heeft dat vergaande gevolgen. Op het moment dat (correcte) nakoming door de wederpartij na de verstuurde ingebrekestelling alsnog uitblijft, raakt de wederpartij niet in ‘verzuim’ en kunt u niet de gevolgen inroepen die u in de ingebrekestelling had vermeld daaraan te zullen verbinden. U staat dan met lege handen, of erger nog, u wordt zelf schadeplichtig.
Is een ingebrekestelling altijd verplicht?
Het versturen van een ingebrekestelling is op grond van de wet niet altijd nodig. Zo is dat bijvoorbeeld niet nodig als er een fatale leverings- of betalingstermijn is afgesproken die door uw wederpartij wordt overschreden, of als uw wederpartij aangeeft dat hij niet meer zal nakomen (art. 6:83 BW). Maar let op! Contractueel mag van dit wettelijke regime worden afgeweken. Zo staat in veel overeenkomsten en algemene voorwaarden dat er altijd een ingebrekestelling verstuurd moet worden.
Zo ook in de NL Digital voorwaarden (voorheen: Nederland ICT voorwaarden). Op grond van die voorwaarden dient een IT-leverancier in alle gevallen – derhalve ook indien partijen een uiterste (leverings)termijn of (oplever)datum zijn overeengekomen – in gebreke gesteld te worden (art. 14.3) in geval de tekortkoming bestaat uit een termijnoverschrijding. Voor het ontstaan van aansprakelijkheid geldt dat een ingebrekestelling vereist is, tenzij nakoming door de leverancier blijvend onmogelijk is (art. 16.7).
Recent gepubliceerd praktijkvoorbeeld
Aan de orde is een geschil dat zich laat samenvatten als een afnemer die ontevreden is over zijn IT-leverancier, omdat deze onjuiste adviezen zou verstrekken, het project niet goed zou managen en de Engelse taal niet goed machtig is. Op de overeenkomst zijn de Nederland ICT voorwaarden van toepassing. De afnemer stuurde zijn IT-leverancier de volgende ingebrekestelling:
Behoudens […] sprak duidelijk uit het gesprek dat je de eerder gevraagde afspraken om het vertrouwen te herstellen niet bent nagekomen en ook niet voornemens bent ze na te komen. Kortom stel ik dan hiermede ook in gebreke! Vanwege het ontkennen van afspraken en het niet nakomen van afspraken en overeenkomsten. Het aannemen van een project waarbij je incapabel bent om de rol die jezelf zou in moeten vullen nu blijkt dat je er niet capabel voor bent om hem te realiseren. Ik moet jezelf van opzet betichten en heb daar een 3 tal voorbeelden van waardoor ik je hierbij ook als persoon ingebreke stel wegens onwaarheden die je opzettelijk gebruikt hebt om je in deze positie te manoeuvreren. Elke vertraging van het project alswel kostenafwijkingen gerelateerd aan je hiervoor
omschreven gedragingen zal ik op je verhalen. De betalingen heb ik inderdaad stop gezet in afwachting van het nakomen van afspraken hetgeen ik je al meerdere malen heb medegedeeld.
Waar gaat het in de verstuurde ingebrekestelling mis?
Vooropgesteld dient te worden dat op de onderhavige overeenkomst de Nederland ICT voorwaarden van toepassing zijn. Daarom was een ingebrekestelling in deze situatie verplicht (art. 16.7), terwijl dit – blijkens de eerste zin van de ingebrekestelling – op grond van de wet in dit geval niet had gehoeven. De leverancier heeft immers verklaard dat hij niet meer zal nakomen. Dat doet de afnemer – bewust of onbewust – goed.
Aan de vier wettelijke vereisten van de ingebrekestelling wordt echter niet voldaan. Zo heeft de afnemer niet de specifieke gebreken in de uitvoering van de overeenkomst benoemd en geen redelijke termijn gegeven om alsnog de afspraken uit de overeenkomst (op correcte wijze) na te komen.
Aan de aanvullende vereisten van de ingebrekestelling uit de Nederland ICT voorwaarden wordt eveneens niet voldaan. De afnemer heeft immers nagelaten een zo volledig mogelijk en gedetailleerde mogelijke omschrijving van de tekortkoming te geven.
De afnemer heeft deze mededeling aan zijn IT-leverancier vermoedelijk hoog in emotie verstuurd en onvoldoende stil gestaan bij de wettelijke en contractuele eisen die daarvoor gelden. Begrijpelijk, maar niet zonder gevolgen. De arbiters oordelen immers dat de verstuurde mededeling niet als ingebrekestelling kan kwalificeren. Dat heeft tot gevolg dat de ontbinding van de overeenkomst door de afnemer niet slaagt.
Conclusie
Een deugdelijke ingebrekestelling dient aan vier wettelijke vereisten te voldoen. Daarnaast kunnen op grond van de overeenkomst of algemene voorwaarden afwijkende of aanvullende eisen gelden. Dat hoeft niet erg te zijn, maar u moet hier bij het opstellen van de ingebrekestelling wel goed op bedacht zijn. Dat gaat in de praktijk nog (te) vaak fout. Een ondeugdelijke ingebrekestelling kan grote nadelige gevolgen hebben. Dat laat het praktijkvoorbeeld in dit blog zien.
Wilt u zeker weten dat u een deugdelijke ingebrekestelling aan uw wederpartij verstuurt? Neemt u dan contact met ons op.
Sven Wakker, advocaat IT-recht.
