In de zaak voor het Europese Hof ging het over een verzoek van een particulier aan de gemeente Rotterdam om een overzicht van derden aan wie zijn gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie de afgelopen twee jaren waren verstrekt.
Is een jaar bewaren van verstrekkinggegevens lang genoeg?
De gemeente zond hem een overzicht van verstrekkingen van het afgelopen jaar en weigerde het verzoek voor wat betreft het tweede jaar. De gegevens over het tweede jaar waren namelijk al (automatisch) verwijderd. Via een bezwaar- en (hoger) beroepprocedure kwam de zaak uiteindelijk uit bij de Raad van State, die aan het Hof van Justitie de vraag heeft voorgelegd of het in overeenstemming is met de privacyrichtlijn om slechts gegevens tot een jaar terug te verstrekken.
Het Hof van Justitie maakt in zijn antwoord onderscheid in twee categorieën gegevens:
- de gegevens over de persoon zelf (“basisgegevens”) en
- gegevens over de ontvangers van deze basisgegevens (“verstrekkinggegevens”).
Bewaarduur verstrekkinggegevens per situatie afwegen
In de richtlijn was al bepaald dat de basisgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is.
Ten aanzien van het bewaren van de verstrekkinggegevens geeft het Hof aan dat hiervoor geen absolute termijn geldt. Wanneer deze gegevens net zo lang zouden worden bewaard als de basisgegevens, kan dit tot buitensporige administratieve lasten leiden. Het Hof geeft dan ook aan dat een juist evenwicht moet worden gezocht tussen het privacybelang van de betrokkene en de administratieve lasten van de verantwoordelijke. Wel moet de bewaringstermijn van de basisgegevens daarbij expliciet worden meegewogen.
Verstrekkinggegevens slechts een jaar bewaren is te kort
Meer kaders geeft het Hof niet: het laat het aan de rechters van de lidstaten over om hier nader op toe te zien. Opvallend is wel dat het Hof vervolgens oordeelt dat het slechts voor één jaar bewaren van verstrekkinggegevens door de gemeente, terwijl de basisgegevens veel langer worden bewaard, in strijd is met de richtlijn, tenzij bij de nationale rechter wordt aangetoond dat een langere bewaring een buitensporige last zou vormen voor de verantwoordelijke.
Conclusie: bewaar verstrekkinggegevens net zo lang als basisgegevens
Gezien deze uitspraak lijkt het verstandig om in beginsel de verstrekkinggegevens net zo lang te bewaren als de basisgegevens, tenzij goed kan worden onderbouwd dat dit tot buitensporige lasten zal leiden. Dit laatste zal vermoedelijk niet snel het geval zijn, gezien het feit dat dergelijke gegevens met moderne ICT-toepassingen steeds
eenvoudiger geautomatiseerd zijn bij te houden.
Dit bericht is ook gepubliceerd in de nieuwsbrief van de sectie IE/IT van juni 2009.
