Ook een Nederlandse notaris kan de volmacht opstellen, maar in dat geval is wel een apostille vereist. Een bestuurder moet echter wel persoonlijk voor de notaris verschijnen; hij kan zich niet laten vertegenwoordigen. Nu zou een online oprichting mogelijk worden – hoe zit dat?
De Wet implementatie digitaliseringsrichtlijn (DiRUG) dient ter implementatie van Richtlijn (EU) 2019/1151 van het Europees Parlement en de Raad van 20 juni 2019 met betrekking tot het gebruik van digitale middelen en procedures in het vennootschapsrecht. Het algemene doel van de digitaliseringsrichtlijn is de oprichting van vennootschappen en de vestiging van dochterondernemingen in heel Europa te vereenvoudigen door gebruik te maken van digitale middelen en procedures, teneinde deze procedures kosten- en tijdsefficiënter te maken. Daartoe bevat de richtlijn een aantal voorschriften, met name de verplichting om de online oprichting van de GmbH in te voeren, online procedures voor registeraanvragen voor vennootschappen en dochterondernemingen, de indiening en openbaarmaking van documenten en informatie in de handels- en vennootschapsregisters, en de grensoverschrijdende uitwisseling van informatie via het Europees systeem voor de koppeling van registers.
Het DiRUG zal in Duitsland op 1 augustus 2022 in werking treden. Is dus een online oprichting nu volledig mogelijk?
Online oprichting van kapitaalvennootschappen
Overeenkomstig de digitaliseringsrichtlijn moeten de lidstaten de oprichting mogelijk maken in een onlineprocedure die de fysieke aanwezigheid van de oprichter voor de bevoegde instantie (in Duitsland: notaris) overbodig maakt. Voorts moet de online-oprichtingsprocedure binnen vijf werkdagen worden afgerond, op voorwaarde dat de oprichter een natuurlijke persoon is en uitsluitend gebruik maakt van modeldocumenten. In alle andere gevallen mag de procedure niet langer dan tien werkdagen duren.
Het nieuwe artikel 2, lid 3, GmbHG-E bepaalt dat de notariële akte van de statuten en de besluiten van de aandeelhouders die in de loop van de oprichting worden genomen, door de notaris kunnen worden verricht door middel van videocommunicatie, waarbij de notaris de keuze heeft tussen een online- en een persoonlijke procedure. De notaris is dus nog steeds aanwezig om toezicht te houden op het proces, maar dan online. De partijen moeten zich elektronisch identificeren. Overeenkomstig § 16b BeurkG-E stelt de notaris een verslag in elektronische vorm op, dat door de partijen in een erkende elektronische vorm moet worden ondertekend. Indien de notaris tot de conclusie komt dat hij zijn ambtsplicht in het kader van online oprichting niet kan waarborgen, kan hij videocommunicatie in dit geval weigeren. Bovendien bepaalt de DiRUG dat de oprichters zich in de online procedure kunnen laten vertegenwoordigen.
Vooruitblik
De mogelijkheden van online-vorming volgens de DiRUG zijn beperkt tot de oprichting van een GmbH door kapitaalstorting. Ondanks het feit dat de mogelijkheid van online-oprichting bijzonder interessant kan zijn voor buitenlandse oprichters, zoals Nederlandse ondernemingen, moet worden opgemerkt dat buitenlanders in veel gevallen de toegang tot de online-procedure wordt ontzegd omdat de identificatie-eisen hoog zijn; veel landen beschikken niet over de vereiste identificatiemiddelen, zelfs niet binnen de Europese Unie. De oprichting met een notariële volmacht blijft ongewijzigd; met name moet de volmacht nog steeds in het origineel worden overgelegd en kan zij niet elektronisch worden overgedragen. De wet voorziet evenmin in de mogelijkheid van videocommunicatie voor andere transacties waarvoor notariële akten vereist zijn, zoals wijzigingen van de statuten, kapitaalverhogingen, zetelverplaatsingen of aandelenoverdrachten.
Niettemin is het een eerste stap, en de ervaringen van de komende tijd zullen hopelijk de mogelijkheden van verdere digitalisering bevorderen.
