Onvolledige inschrijving: wel of niet uitsluiten?

Een veel voorkomende vraag bij aanbestedingen is of een onvolledige inschrijving wordt toegelaten, dan wel moet worden hersteld. In een recent vonnis van de Rechtbank Amsterdam (Rb. Amsterdam 1 februari 2011, LJN: BP5160) wordt geoordeeld dat het ontbreken van vijf documenten niet mocht leiden tot een ongeldigverklaring.



De zaak

De gemeente Amsterdam (Stadsdeel Centrum) heeft een aanbestedingsprocedure gestart voor het organiseren van voor- en najaarskermissen op de Dam. De opdracht hield onder meer in het selecteren van kermisexploitanten, het regelen van keuringen en het innen van de pachtsommen. Het gunningscriterium was de economisch meest voordelige inschrijving. Een subgunningscriterium betrof de visie van inschrijvers op de organisatie en aanpak van een kwalitatief goede kermis.

Bij de inschrijving moesten een aantal bijlagen worden gevoegd die betrekking hadden op uitsluitingscriteria, geschiktheidseisen, alsmede een overzicht van de te contracteren onderaannemers, verzekeringsbewijzen en de interne kwaliteitszorg. Het niet bijvoegen van de bijlagen zal tot uitsluiting van de inschrijver leiden, zo stond in het bestek.

Inschrijver X VoF had nagelaten vijf bijlagen bij de inschrijving te voegen. Zij werd daarom door het Stadsdeel uitgesloten van gunning.

X VoF betrekt het Stadsdeel in kort geding. Zij stelt ten eerste dat de betreffende documenten niet noodzakelijk waren voor de beoordeling van de inschrijving, maar slechts het doel hadden het ‘leesgemak’ van de aanbesteder te bevorderen. Daarnaast was X VoF van mening dat het geven van een visie op de uitvoering van de opdracht zodanig afhankelijk is van de persoon van de inschrijver dat dit een geschiktheidseis is en als zodanig niet voor de gunning gehanteerd kan worden.

De beoordeling

De rechter oordeelt ten eerste dat het geven van een visie wel degelijk gehanteerd kan worden als gunningscriterium. De visie heeft namelijk betrekking op de uitvoering van de opdracht en niet op de persoon van de inschrijver.

Blijft in geschil of de inschrijving ongeldig was vanwege onvolledigheid. De bijlagen 1 en 2 (uitsluitingscriteria en geschiktheidseisen) hadden volgens de rechter een tweeledig doel: controleren of de inschrijving compleet is en als hulpmiddel dienen voor het Stadsdeel om documenten terug te vinden. De rechter is derhalve van oordeel dat de documenten geen enkele informatiefunctie hadden en uitsluitend de inschrijving begeleidden. Het is derhalve, zo oordeelt de rechter, in strijd met de precontractuele goede verhouding tussen X VoF en het Stadsdeel om op grond van het ontbreken van deze documenten uitsluiting te doen volgen. De omstandigheid dat op de documenten is gedrukt dat bij het niet overleggen daarvan uitsluiting volgt, maakt dit volgens de rechter niet anders.

Verder hoefde X VoF geen beschrijving van haar onderaannemers te geven, daar zij voornemens was geen onderaannemers te contracteren. Dit volgt mede uit de inschrijving van X VoF. Ook om die reden mag volgens de rechter uitsluiting niet volgen. Ook het niet bijvoegen van een verzekeringspolis voor de aansprakelijkheidsverzekering kan daar niet toe leiden. Op grond van art. 52 Bao had het Stadsdeel X VoF moeten verzoeken alsnog de polis over te leggen. Het Stadsdeel was hiertoe gehouden op grond van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de precontractuele verhouding tussen haar en X VoF. Dit geldt temeer nu het Stadsdeel voor deze opdracht voor het eerst openbaar aanbesteedde.

Op grond van deze overwegingen gebiedt de rechter de inschrijvingen te herbeoordelen.

Noot

Ondanks dat de aanbestedingsregelgeving een zeer rigide stelsel is, waarin de door de aanbesteder in het bestek opgenomen procedurevoorschriften strikt gevolgd dienen te worden, kwam de rechter toch tot toelating van X VoF op basis van de precontractuele goede trouw en algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

Er zijn echter ook vele (zo niet de meeste) uitspraken waarin de ongeldigverklaring van onvolledige inschrijvingen (ook indien de verzekeringsverklaring ontbrak) in stand werd gelaten. Een heldere lijn in de jurisprudentie valt nagenoeg niet te destilleren. Onduidelijkheid in de aanbestedingspraktijk blijft dus bestaan.