Risicomanagement van transfer pricing: opzetten van een fiscaal risicomanagementsysteem

Transfer pricing is de laatste jaren steeds meer op de voorgrond komen te staan en brengt substantiële risico’s met zich mee voor internationaal opererende bedrijven. In dit blog bespreken we hoe multinationals een fiscaal risicomanagementsysteem kunnen opzetten om deze risico’s te mitigeren.

Inmiddels bespraken wij al het interpretatierisico, het staatssteunrisico, het procedurele- en het documentatierisico en het bestuurdersaansprakelijkheidsrisico van verrekenprijzen (blog: risico's van transfer pricing). In dit blog bespreken wij hoe multinationals een fiscaal risicomanagementsysteem kunnen opzetten.

Het opzetten van een risicomanagementsysteem

Voor het opzetten van een fiscaal risicomanagementsysteem wordt vaak gebruik gemaakt van het zogenaamde COSO-raamwerk. Dit raamwerk is samengesteld door private Amerikaanse accountantsorganisaties. Het huidige COSO-raamwerk bestaat uit acht elementen. Hierna wordt kort aandacht besteed aan elk van deze elementen. Dit raamwerk kan helpen bij het in kaart brengen van fiscale risico’s.

1. Internal Environment – Ten eerste moet aandacht worden besteed aan de interne organisatie van een multinational. De strategie, missie en bedrijfscultuur van de multinational moeten worden vastgesteld. Dit legt de basis voor hoe risico's worden bekeken en worden aangepakt. Naar aanleiding van deze vaststelling kunnen (strategische) doelen worden vastgesteld door het bestuur. Thema’s die in dit eerste punt een grote rol spelen zijn: bedrijfsfilosofie, risicobereidheid (risk appetite), integriteit en ethische waarden, hetgeen regelmatig kan worden herzien.
2. Objective Setting – Ten tweede moeten er doelen worden gesteld door het bestuur. Fiscale doelen dienen zo concreet mogelijk te worden gemaakt. Voorbeelden van doelen die gesteld kunnen worden zijn: voldoen aan wet- en regelgeving, het betalen van een fair share aan belastingen, het op orde hebben van onderbouwingen en documentatie omtrent risico’s en goede afstemming met de fiscus. Het bestuur dient doelen te stellen die in lijn zijn met de missie, strategie en risicobereidheid van de multinational.
3. Event Identification – Ten derde moeten interne en externe gebeurtenissen die van invloed zijn op het wel of niet halen van de doelstellingen van een multinational worden geïdentificeerd, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen risico's en kansen. Geïdentificeerde kansen kunnen worden vertaald naar nieuw te vormen doelstellingen.
4. Risk Assessment – Ten vierde worden de geïdentificeerde risico’s geanalyseerd en beoordeeld. Hierbij wordt rekening gehouden met de waarschijnlijkheid en de impact van de geïdentificeerde risico's.
5. Risk Response – Ten vijfde moet het bestuur reageren op de geïdentificeerde risico’s. Er zijn vier mogelijk reacties. Het bestuur kan de geïdentificeerde risico’s proberen te vermijden, (onderbouwd) aanvaarden, verminderen of delen. Het bestuur ontwikkelt hierbij een reeks van acties om risico's af te stemmen op de risk tolerance van de multinational en de risicobereidheid.
6. Control Activities – Ten zesde is het belangrijk dat er in beleid en procedures wordt vastgesteld hoe de risicoreacties worden uitgevoerd. Het verdelen van rollen en verantwoordelijkheden tussen afdelingen, het uitzetten van rapporteerlijnen en de onafhankelijkheid van controlerende organen zijn hierbij belangrijke thema’s.
7. Information & Communication – Ten zevende moet relevante informatie worden geïdentificeerd, gedocumenteerd en gecommuniceerd, waardoor de verantwoordelijke personen binnen een multinational hun taken kunnen uitvoeren en waar nodig kunnen worden bijgestuurd.
8. Monitoring – Ten achtste dient er goede monitoring plaats te vinden. Monitoring dient plaats te vinden op basis van objectieve gegevens, waardoor kan worden gekeken waar het risicomanagementsysteem gebreken vertoont. Indien nodig dienen verbeteringen te worden aangebracht. Monitoring vindt plaats door continue evaluaties.

Concrete maatregelen voor multinationals om transfer pricing risico’s te beheersen

Indien het bovenstaande raamwerk wordt toegepast op de transfer pricing problematiek (blog: risico's van transfer pricing), kunnen de volgende concrete maatregelen worden genomen om transfer pricing risico’s beter te beheersen:

1. Risk responses of de manier van reageren op transfer pricing risico’s afstemmen op de risicobereidheid en de strategie van de multinational;
2. Doelstellingen opstellen (bv. correcte jaarverslaggeving, correcte aangifte vennootschapsbelasting, het hebben van noodscenario’s in het geval dat transfer pricing risico’s zich verwezenlijken en maatschappelijk verantwoord beleid);
3. In huis halen van fiscaaltechnische/transfer pricing kennis ten dienste van event identification;
4. Versterken van de samenwerking tussen betrokken afdelingen (administratieve organisatie, controllers, de financiële afdeling en de juridische afdeling);
5. Verschuivingen van functies, risico’s en activa binnen groepsentiteiten van een multinational moeten worden gesignaleerd. Een mogelijke verschuiving zorgt ervoor dat er andere (at arm’s length) vergoedingen moeten worden toegekend aan deze functies binnen een multinationale groep. Dit kan leiden tot exit heffingen als functies, risico’s en activa een jurisdictie verlaten. Vergoedingen dienen vervolgens contractueel te worden aangepast.
6. Verrekenprijzen kunnen waar nodig worden aangepast nadat er een evaluatie heeft plaatsgevonden. Dit wordt vaak gedaan door middel van price-setting en price-evaluation van verrekenprijzen. Verrekenprijzen worden dan door middel van year-end-adjustments aangepast;
7. Belastingverdragen kunnen interpretatieverschillen soms wegnemen. Als dat niet het geval is kan een beroep worden gedaan op een onderlinge overlegprocedure op grond van een belastingverdrag, met daarbij in sommige gevallen een bindende arbitragemogelijkheid. In Europese situaties kan daarbij een beroep worden gedaan op het EU-arbitrageverdrag en de arbitragerichtlijn;
8. Het aanvragen van APA’s. Waarbij een fiscale voorziening kan worden gevormd voor het geval dat het staatssteunrisico zich (mogelijk) verwezenlijkt;
9. Multinationals nemen soms een fiscale glijclausule op in hun contracten, inhoudende dat verrekenprijzen kunnen worden aangepast wanneer achteraf vast komt te staan dat zij onjuist waren. Hiermee wordt beoogd om correcties en hiermee samenhangende gevolgen te beperken. Indien goederen of diensten bijvoorbeeld te hoog worden gewaardeerd en worden geleverd aan een aandeelhouder kan dit worden aangemerkt als een verkapt dividend, waarover dividendbelasting moet worden betaald. Fiscale glijclausules kunnen dit soort correcties in sommige gevallen voorkomen;
10. Documenteren en onderbouwen dat verrekenprijzen volgens de multinational binnen de at arm’s length range vallen;
11. Vooraf zekerheid vragen aan de fiscus of de documentatie voldoet aan de wettelijke vereisten;
12. De transfer pricing afdeling van een multinational een risicodossier laten opstellen dat wordt voorgelegd aan het bestuur, dat kan beslissen hoe met de in kaart gebrachte risico’s om wordt gegaan. De risk responses dienen ook in documentatie te worden onderbouwd.

Om het interpretatierisico, het staatssteunrisico en het documentatierisico van transfer pricing zaken te beperken dient een goed fiscaal risicomanagementsysteem te worden gehanteerd dat in toenemende mate rekening zal moeten houden met maatschappelijke ontwikkelingen. Indien dit op een juiste manier gebeurt, wordt ook het aansprakelijkheidsrisico van bestuurders beperkt. In dit artikel zijn een aantal concrete maatregelen genoemd om multinationals te helpen om hun zaken goed op orde te krijgen.