De zaak
Het Amsterdamse gemeentelijke vervoersbedrijf GVB schrijft een Europese openbare aanbesteding uit voor schoonmaak van veerboten op het IJ en gebouwen. Een inschrijver vraagt naar de samenstelling van het beoordelingsteam dat de inschrijvingen zal beoordelen, waarop GVB in de nota van inlichtingen (“NvI”) als volgt antwoordt:
"Het beoordelingsteam bestaat uit 4 personen. De functionarissen zijn: coördinator beheer en onderhoud, teamleider bedrijfsbureau, operationeel manager en een extern adviseur (materiedeskundige).”
Op het moment suprême is de coördinator beheer en onderhoud ziek en de beoordeling geschiedt door de drie andere functionarissen. Na een gelijkstand en loting, start de uitgelote inschrijver een kort geding met als inzet een heraanbesteding.
Het oordeel: afwijking niet toegestaan
In zijn vonnis stelt de voorzieningenrechter de verliezer in het gelijk. GVB heeft de aanbestedingsrechtelijke doodzonde begaan door af te wijken van de gepubliceerde procedure. De aanbesteding moet over.
Flexibel formuleren en rigoureus handhaven
Wat had GVB kunnen doen om deze uitkomst te voorkomen? Vooropgesteld zij dat GVB er verstandig aan heeft gedaan om niet te bepalen welke specifieke personen in de beoordelingscommissie zouden plaatsnemen, maar welke functies de leden van de commissie hebben. Ervan uitgaande dat meerdere personen eenzelfde functie bekleden, biedt dat flexibiliteit. Als een bepaalde medewerker dan verhinderd is, bijvoorbeeld vanwege ziekte (zoals i.c. het geval), dan kan een ander met dezelfde functie probleemloos inspringen. GVB had dus een andere coördinator beheer en onderhoud kunnen vragen om de zieke medewerker te vervangen.
Alternatief was een uitstel van de beoordeling tot beterschap van de oorspronkelijke functionaris. Let wel op: die oplossing is niet altijd voorhanden. Als een medewerker langdurig ziek is of uit dienst treedt, biedt wachten geen soelaas. Aanbesteders doen er dus hoe dan ook verstandig aan in de aanbestedingsstukken geen namen van medewerkers te noemen.
Wanneer op voorhand duidelijk is dat vervanging van leden van de beoordelingscommissie met personen van een gelijke functie niet mogelijk is, dan is het verstandig om een voorbehoud op te nemen. Over de samenstelling van de commissie kan dan worden opgenomen dat bepaalde functionarissen bij verhindering niet worden vervangen of door een externe beoordelaar met een vergelijkbaar profiel mogen worden vervangen.
Voor aanbesteders geldt, kortom: neem voldoende flexibiliteit op in de beschrijving van de samenstelling van de beoordelingscommissie, en wijk na ontvangst van de inschrijvingen in geen geval van die beschrijving af.
Voor vragen over de samenstelling van een beoordelingscommissie kunt u contact opnemen met Frank Cornelissen of een van de andere advocaten uit het aanbestedingsteam van Dirkzwager.
