- We krijgen toch alleen een IBAN nummer?
- Mijn softwareleverancier regelt dit voor mij.
- Sepa is voor mij niet relevant; ik doe alleen binnenlandse betalingen.
- Sepa duurt nog maanden, en waarschijnlijk wordt het uitgesteld.
- De bank zorgt wel voor de noodzakelijke wijzigingen.
Bovenstaande opvattingen zijn veelgehoorde misvattingen! Vanaf 1 februari 2014 dient het betalingsverkeer in alle eurolanden gelijk te zijn. Deze verplichte wijziging heeft gevolgen voor uw bedrijfsvoering en administratie. Hoewel 2014 nog ver weg lijkt dient u niet te onderschatten dat er aardig wat wijzigen in uw administratie en in uw softwarepakketten moeten worden doorgevoerd. Wacht dus niet langer met u te verdiepen in deze wijzigingen. In dit artikel leest u wat u moet weten over IBAN en SEPA en hoe u zich hierop kunt voorbereiden. Daarnaast nodigen wij u uit voor onze Sepa workshop die zal worden gegeven in samenwerking met ING Bank. Wanneer u de workshop verlaat beschikt u over alle noodzakelijk handvatten om concreet en overzichtelijk aan de slag te gaan!
Wat is SEPA?
Single Euro Payments Area (SEPA) is het nieuwe Europese (girale) betaalsysteem. Iedereen in Nederland (en Europa) krijgt ermee te maken. Nu is het nog zo dat ieder land zijn eigen betaalproducten en betaalprocedures hanteert. Met de komst van SEPA gebruiken alle Eurolanden dezelfde Europese betaalvormen en incassoproducten.
Wat houdt IBAN precies in?
IBAN is een afkorting voor International Bank Account Number. Binnen Europa is IBAN vanaf 1 februari 2014 het standaard rekeningnummer voor alle betalingen. U krijgt er dus zowel privé als zakelijk mee te maken. De lengte van het IBAN verschilt per land. In Nederland gaat het om achttien posities.
Wat verandert er precies?
Wat er straks precies verandert voor u en uw bedrijf, hangt uiteraard af van de manier waarop uw betalingsverkeer is ingericht. Maar dat er iets dient te veranderen is een feit. Wanneer u geen IBAN nummers weet van uw relaties, kunt u geen betalingen meer verrichten en wanneer relaties uw IBAN nummer niet kennen, ontvangt u ook geen betalingen. Het is dus van belang dat u uw rekeningnummer op o.a. website, briefpapier en facturen aanpast.
Werkt u met automatische incasso’s?
Wanneer uw klanten u betalen door middel van een automatische incasso verdient SEPA extra aandacht! Het incassoproduct gaat namelijk wijzigen. Er kan gekozen worden voor een “Standaard Europese Incasso” of een “Zakelijke Incasso”. Het voornaamste verschil zit in de storneringsmogelijkheden voor uw klant. Bij de Standaard Europese Incasso kan uw klant zonder opgave van redenen acht weken lang het door u geïncasseerde bedrag terug laten storten. Bij de zakelijke incasso is stornering alleen binnen twee dagen mogelijk. Voor de zakelijke incasso heeft u echter een (nieuwe) machtiging van uw klant nodig. De klant dient deze machtiging ook aan zijn eigen bank toe te sturen. Dit heeft praktisch dus nogal wat voeten in aarde. Ook moet uw softwarepakket hierop aangepast worden voor een juiste aanlevering bij uw bank. Begin dus nu!
Het stappenplan. Waar moet u beginnen?
- Neem contact op met uw softwareleverancier en bank(en) en laat u infomeren;
- Zorg ervoor dat de IBAN en BIC van uw relaties bekend zijn;
- Informeer uw relaties over uw IBAN en BIC (bijv. op briefpapier en facturen);
- Bij incasso: sluit een nieuw incassocontract af met uw bank;
- Pas uw machtigingen aan met de juiste SEPA-kenmerken;
- Zorg dat uw machtigen bij gebruik van de Standaard Europese Incasso zijn aangepast of sluit nieuwe machtigingen af in het geval van een Zakelijke Europees Incasso.
- Informeer uw relaties dat u Europees gaat incasseren en kondig binnen twee weken voor de incasso aan wanneer u welk bedrag gaat incasseren (pas hierop eventueel uw algemene voorwaarden aan);
- Start met het testen van betalingen, incasso’s en rapportagebestanden.
Heeft u interesse in meer informatie, tools en handvatten ten aanzien van SEPA? Kom naar de Dirkzwager workshop die in samenwerking met ING gegeven zal worden op woensdag 13 november 2013. Schrijf u gratis in via deze link. Na de workshop kunt u onder het genot van een drankje vragen stellen aan de SEPA experts van ING en Dirkzwager. Graag tot dan!
