De ontwikkelingen rond het coronavirus, COVID-19, gaan razendsnel. In ons kennisportal over het coronavirus vindt u onze juridische artikelen en andere relevante content. Bekijk het kennisportal

  1. Home
  2. Kennis
  3. Artikelen
  4. Stempel verzonden is nog niet verzonden!

Stempel verzonden is nog niet verzonden!

Wanneer is een besluit door een overheidsorgaan verzonden? Op wie rust de bewijslast? Deze vragen blijven de gemoederen bezig houden.In het bestuursrecht is het vaak belangrijk om met zekerheid te weten wanneer een bepaalde brief aan een burger of bedrijf is verzonden. De termijn waarbinnen bezwaar kan worden gemaakt tegen een besluit is zes weken en vangt in de meeste gevallen aan op de dag na die, waarop het besluit aan de aanvrager is toegezonden (art. 3: 41, 3: 42 en 6: 7, 6: 8 Awb).De te...
Leestijd 
Auteur artikel Maarten Baneke (uit dienst)
Gepubliceerd28 februari 2013
Laatst gewijzigd16 april 2018
 
Wanneer is een besluit door een overheidsorgaan verzonden? Op wie rust de bewijslast? Deze vragen blijven de gemoederen bezig houden.

In het bestuursrecht is het vaak belangrijk om met zekerheid te weten wanneer een bepaalde brief aan een burger of bedrijf is verzonden. De termijn waarbinnen bezwaar kan worden gemaakt tegen een besluit is zes weken en vangt in de meeste gevallen aan op de dag na die, waarop het besluit aan de aanvrager is toegezonden (art. 3: 41, 3: 42 en 6: 7, 6: 8 Awb).

De termijn begint dus niet te lopen op het moment dat het besluit is ontvangen, maar op het moment dat het besluit is toegezonden. Dat hoeft lang niet altijd dezelfde dag te zijn als de datum die op de brief staat. De beste manier voor een bestuursorgaan om discussies daarover te voorkomen is, om het besluit per TPG Post aangetekend te versturen. De verzendadministratie van TPG Post wordt door de Raad van State als bewijs geaccepteerd. Maar als het bestuursorgaan een besluit niet aangetekend heeft verstuurd en er ontstaat discussie over de vraag op welke dag de brief precies is verzonden, dan is het volgens de Raad van State de taak van het bestuursorgaan om aannemelijk te maken dat het besluit op de gestelde datum is verzonden. Daarvoor is in ieder geval vereist dat het besluit is voorzien van de juiste adressering en een verzenddatum en dat sprake is van een deugdelijke verzendadministratie bij het overheidsorgaan (zie Afdeling bestuursrechtspraak Raad van State 9 mei 2012, nummer 201106649/1/A3.)

Veel bestuursorganen hanteren de gewoonte om twee data op een brief te vermelden: de datum waarop de brief is geschreven en de datum waarop de brief is verzonden. Dat laatste gebeurt vaak met behulp van een stempel. In een uitspraak van 19 december 2012 (201203917/1/A3) heeft de Raad van State zich uitgelaten over de vraag, wat de betekenis is van zo’n stempel wanneer de brief niet aangetekend is verstuurd. Het Dagelijks Bestuur van het Stadsdeel Amsterdam-Noord had een bezwaarschrift niet ontvankelijk verklaard omdat het te laat was binnengekomen. De betrokkene betwistte dat het besluit, gedateerd 13 december 2010, op 21 december 2010 was verzonden zoals door het Stadsdeel Amsterdam-Noord was beweerd. Als bewijs voerde het Stadsdeel aan, dat op de brief een stempel stond: verzonden 21 december 2010. De brief was niet aangetekend verstuurd. De rechtbank vond die stempel niet doorslaggevend en oordeelde daarom dat het Stadsdeel de bezwaarmaker ten onrechte niet ontvankelijk had verklaard wegen termijnoverschrijding. Het Stadsdeel ging in beroep bij de Raad van State.

De Raad van State vond dat de rechtbank terecht had overwogen dat het plaatsen van een stempel met de tekst “verzonden 21 december 2010” niet voldoende was om aannemelijk te maken dat het besluit op die datum daadwerkelijk via de postkamer het Stadsdeelkantoor had verlaten. Immers, bij gebreke van een door een medewerker van de postkamer vermelde verzenddatum of een deugdelijke verzendadministratie was slechts aannemelijk geworden dat de brief op 21 december 2010 de kamer van de behandelend ambtenaar had verlaten, aldus de Raad van State. Daarom was de Raad van State evenals de rechtbank van mening dat het stadsdeel niet aannemelijk had gemaakt dat de brief op 21 december 2010 was verzonden. Aan een oordeel over de vraag of de bezwaarmaker het vermoeden van een tijdige ontvangst had ontzenuwd, kwam de Raad van State niet toe. Die beoordeling (van een soort tegenbewijs) hoeft immers pas plaats te vinden als het bestuursorgaan de verzending op de door hem gestelde datum aannemelijk heeft gemaakt. De stempel “verzonden 21 december 2010” is daartoe niet voldoende.

Conclusie
Bestuursorganen doen er goed aan om brieven die een besluit bevatten waartegen binnen zes weken bezwaar kan worden gemaakt, altijd aangetekend te verzenden. Doen zij dat niet, dan blijven er discussies ontstaan over de precieze einddatum van de bezwarentermijn. Een stempel “Verzonden op  …………..” is niet voldoende om die discussie in het voordeel van het bestuursorgaan te beslechten. Zo’n stempel is zelfs niet voldoende om een vermoeden van verzending op de gestelde datum te creëren. Daarvoor moet op zijn minst een deugdelijke verzendadministratie op de postkamer worden bijgehouden.

Nadere informatie mr. M.R.J. Baneke