Transparenzregister
In Nederland is onlangs het UBO-register in werking getreden. Nederland heeft als een van de laatste landen de hieraan ten grondslag liggende Europese wetgeving in nationaal recht omgezet. In Duitsland zijn rechtspersonen en geregistreerde personenvennootschappen al sinds 1-10-2017 verplicht om bepaalde gegevens van hun economisch gerechtigden ten behoeve van registratie mede te delen aan het Transparenzregister. Als economisch gerechtigden gelden alle natuurlijke personen die direct of indirect meer dan 25% van de aandelen in het kapitaal of van de stemrechten houden of op vergelijkbare wijze controle uitoefenen. Indien geen economisch gerechtigde kan worden vastgesteld, geldt de wettelijke vertegenwoordiger, de beherend vennoot of de partner als economisch gerechtigde (zgn. fictieve economisch gerechtigde). Lange tijd werd niet veel aandacht besteed aan de verplichting tot mededeling aan het Transparenzregister, ofschoon op overtreding een boete staat.
Dit is duidelijk veranderd, vooral omdat het Bundesverwaltungsamt overtredingen inmiddels actief opspoort en aanzienlijke boetes oplegt. Verder dient sinds 1-1-2020 door personen die op grond van de antiwitwaswetgeving hiertoe verplicht zijn bij het aangaan van een nieuwe zakelijke relatie met een bedrijf waarvoor een transparantieverplichting geldt, in principe een uittreksel uit het Transparenzregister te worden overgelegd. Indien zij daarbij vaststellen dat de gegevens van de economisch gerechtigden die voortvloeien uit het Transparenzregister niet in overeenstemming zijn met de gegevens waarover zij beschikken, dienen zij dit te melden aan het Transparenzregister. Hierdoor is niet alleen de algemene bewustwording ten aanzien van het Transparenzregister en de mededelingsplicht versterkt. Bedrijven zien ook dat het risico veel groter is dat een overtreding van de mededelingsplicht wordt doorgegeven aan de bevoegde autoriteiten.
Meldingsplicht
Zowel bij wijzigingen in de gegevens van de economisch gerechtigde als bij aanwijzingen dat de economisch gerechtigde inmiddels uit andere registers blijkt, geldt een mededelingsplicht. De bestuurders van een Duitse GmbH dienen onmiddellijk na het van kracht worden van iedere personele wijziging ten aanzien van de vennoten of de omvang van hun deelneming een door hen ondertekend overzicht van vennoten bij het handelsregister in te dienen. In dit overzicht dienen de persoonlijke gegevens van de vennoten, de aandelen die iedere vennoot houdt en de procentuele deelneming in het maatschappelijk kapitaal te zijn opgenomen. Zowel bij wijzigingen in de gegevens van de economisch gerechtigde als bij aanwijzingen dat de economisch gerechtigde inmiddels uit andere registers blijkt, geldt een mededelingsplicht.
Fictieve mededeling
Ondanks de verplichting tot mededeling aan het Transparenzregister hoeven niet alle betrokken bedrijven daadwerkelijk een melding te doen. Op grond van § 20 lid 2 punt 1 GwG wordt de verplichting tot mededeling aan het Transparenzregister namelijk geacht te zijn nagekomen, indien de vereiste gegevens van de economisch gerechtigden (met uitzondering van de nationaliteit) al blijken uit bepaalde documenten en registraties in andere openbare registers (zogenaamde fictieve mededeling). Hieronder vallen met name het overzicht van vennoten en inschrijvingen in het handelsregister. Door het creëren van de mogelijkheid van een fictieve mededeling wilde de wetgever dubbele belasting van de bedrijven door meervoudige meldingen voorkomen, en rekening houden met het evenredigheidsbeginsel. Indien wordt voldaan aan de voorwaarden voor een fictieve mededeling hoeft derhalve geen aparte melding aan het transparantieregister te worden gedaan. Een belangrijke voorwaarde voor een fictieve mededeling is echter dat de documenten elektronisch toegankelijk zijn.
Ten slotte wordt nog gewezen op het feit dat op grond van de indiening van een nieuw overzicht van vennoten de mededeling aan het Transparenzregister vanzelfsprekend alleen voor de toekomst overbodig wordt. Een overtreding van de mededelingsplicht uit het verleden wordt hierdoor niet tenietgedaan. Wie “schoon schip wil maken”, dient derhalve een mededeling aan het Transparenzregister (ook) voor het verleden te doen.
Indien gewenst ondersteunen wij graag bij meldingen aan het Transparenzregister.
