Btw en privégebruik auto
Ondernemers die een (bestel)auto tot het bedrijfsvermogen rekenen, kunnen de btw op aanschaf, onderhoud en gebruik (pro rata) in aftrek brengen. Dat geldt ook voor leaseauto’s. Wordt de auto echter ook privé gebruikt, dan moet voor dat privégebruik een btw-correctie plaatsvinden. Dit gebeurt door in de laatste btw-aangifte van het jaar een correctie op de initiële btw-aftrek aan te brengen.
Aan deze correctie wordt toegekomen indien met de auto woon-werkverkeer wordt gereden (dat wil zeggen: de werknemer rijdt van zijn eigen woning naar een vaste werkplek) en/of privégebruik met de ter beschikking gestelde auto mogelijk is. Wij nemen als uitgangspunt dat de werknemer geen vergoeding betaalt voor het gebruik van de auto.
Voor het berekenen van de correctie voor privégebruik zijn er in principe twee mogelijkheden:
- De correctie vindt plaats op basis van het werkelijk gebruik; of
- De correctie vindt plaats met toepassing van het forfait
Correctie op basis van werkelijk gebruik
De correctie voor privégebruik van de auto kan plaatsvinden op basis van het werkelijk gebruik. Daarvoor moet het werkelijke privégebruik en de daadwerkelijk daaraan toerekenbare autokosten in de administratie worden bijgehouden. De privékilometers worden afgezet tegen het totale aantal in dat jaar gereden kilometers. Die verhouding, afgezet tegen de voor de desbetreffende auto gemaakte kosten, bepaalt welk bedrag aan btw verschuldigd is voor het privégebruik:
- Privékilometers / totaal gereden kilometers x werkelijk gemaakte autokosten
In de praktijk is dit mogelijk met een sluitende kilometeradministratie of wanneer de auto is uitgerust met een zogenaamde black-box.
Het privégebruik bestaat alleen uit woon-werkverkeer
Op het moment dat het privégebruik van een (bestel)auto alleen bestaat uit woon-werkverkeer is het niet nodig om een kilometeradministratie bij te houden om de verschuldigde btw-correctie te berekenen. In dit geval kan op basis van een besluit van de Staatssecretaris van Financiën worden volstaan met het bepalen van de afstand woon-werk en het bijhouden hoe vaak de reis plaatsvindt. Dit is niet anders wanneer de (bestel)auto afwisselend wordt gebruikt door verschillende werknemers.
Voor de correctie privégebruik auto volstaat het in dit geval om voor alle betrokken werknemers de afstand te bepalen en per werknemer de frequentie bij te houden. Eenmaal per jaar worden de gereden privékilometers gerelateerd aan de totaal met de betreffende auto’s in dat jaar gereden kilometers.
In plaats van het daadwerkelijk bijhouden van de frequentie kan ook worden uitgegaan van een vast aantal werkdagen van 214 per kalenderjaar. Daarbij is onder andere al rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie en verlof.
Het aantal werkdagen (214) kan naar evenredigheid worden toegepast indien:
- De werknemer op minder dan 5 dagen per week werkt
- De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar
Niet iedere ondernemer beschikt over voldoende gegevens om de btw over het werkelijke privégebruik te berekenen. Om de administratieve lasten te beperken, heeft de staatssecretaris van Financiën goedgekeurd dat de verschuldigde btw voor het privégebruik ook forfaitair kan worden vastgesteld.
Correctie op basis van het forfait
Om de administratieve lasten te beperken, is goedgekeurd dat het privégebruik forfaitair mag worden vastgesteld op 2,7% van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm. De btw-correctie vindt dan als volgt plaats:
- Voorbeeld: catalogusprijs € 40.000
- Btw-correctie: 2,7% van € 40.000 = € 1.080
De btw-correctie is tijdsevenredig. Wordt een auto per 1 juli in gebruik genomen, dan bedraagt de correctie slechts 6/12e deel:
- Voorbeeld: catalogusprijs € 40.000
- Btw-correctie: 2,7% van € 40.000 x 6/12 = € 540
In bepaalde gevallen kan een 1,5%-forfait worden toegepast, bijvoorbeeld bij oudere auto’s (4 jaar na ingebruikname van een auto).
Hoe werkt het forfait bij (deels) vrijgestelde omzet?
Verricht een ondernemer zowel belaste als vrijgestelde prestaties, dan is de btw op autokosten slechts aftrekbaar voor zover de auto wordt gebruikt voor belaste handelingen. Het forfait wordt in dat geval evenredig verlaagd, op basis van het pro rata-percentage van de btw-ondernemer.
- Voorbeeld: 60% van de omzet is belast, 40% is vrijgesteld
Forfait = 60% * 2,7% = 1,62% van de catalogusprijs
Loonheffingen en de auto van de zaak
Naast de btw heeft de auto van de zaak ook gevolgen voor de loonheffingen. Hieronder lichten wij toe wanneer de bijtelling van toepassing is en hoe die wordt berekend.
De bijtelling: wanneer is die van toepassing?
Zodra een auto ook voor privédoeleinden ter beschikking is gesteld, wordt het voordeel op kalenderjaarbasis gesteld op een percentage van de waarde van de auto. De auto wordt in ieder geval geacht ook voor privédoeleinden ter beschikking te zijn gesteld, tenzij blijkt dat de auto op kalenderjaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt. Woon-werkverkeer wordt voor de toepassing van deze bepaling overigens niet als privégebruik aangemerkt.
Wat is de "waarde van de auto" (cataloguswaarde)?
De bijtelling wordt in beginsel berekend over de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm. Dit is de (Nederlandse) adviesprijs, en niet de prijs die de werkgever daadwerkelijk voor de auto heeft betaald. Voor oudere auto’s gelden bijzondere regels voor het percentage en de waarderingsgrondslag.
De hoogte van de bijtelling: huidige regels tot en met 2026
De hoogte van de bijtelling hangt onder meer af van de CO2-uitstoot van de auto, de datum van de eerste toelating en de leeftijd van de auto. Voor een niet-elektrische auto die in 2026 voor het eerst wordt toegelaten, geldt in beginsel een bijtellingspercentage van 22% van de catalogusprijs, inclusief btw en bpm. Voor een nulemissieauto die in 2026 voor het eerst wordt toegelaten, geldt gedurende de eerste 60 maanden 18% over de eerste € 30.000 en 22% over het meerdere. Het bijtellingsbedrag wordt bij het loon opgeteld en is belast voor de loonheffing en premies werknemersverzekeringen.
- Voorbeeld: catalogusprijs € 40.000, niet-elektrisch
Bijtelling = 22% * € 40.000 = € 8.800 per jaar - Voorbeeld: catalogusprijs € 40.000, elektrisch
Bijtelling = 18% * € 30.000 + 22% * € 10.000 = € 7.600 per jaar
Vermindering met eigen bijdrage van de werknemer
De bijtelling wordt alleen in aanmerking genomen voor zover deze uitgaat boven de vergoeding die de werknemer voor het privégebruik aan de werkgever verschuldigd is. Betaalt de werknemer bijvoorbeeld een eigen bijdrage van € 1.500 per jaar voor het privégebruik, dan wordt deze in mindering gebracht op het bijtellingsbedrag. De fiscale bijtelling is op jaarbasis echter nooit minder dan nihil.
Wat betekent dit voor u?
Voor de btw is de keuze tussen werkelijk gebruik en het forfait bepalend. Wie geen nauwkeurige administratie bijhoudt, valt terug op het forfait. Welke methode het best toegepast kan worden hangt mede af van het type onderneming en de inrichting van de administratie.
Voor de loonheffingen geldt dat de bijtelling in beginsel automatisch van toepassing is zodra een auto ook voor privégebruik ter beschikking staat; dit wordt zelfs verondersteld tenzij blijkt dat de auto op kalenderjaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer privé wordt gebruikt.
In de volgende blogs in deze reeks gaan wij dieper in op specifieke onderwerpen.
