Subsidies in de gezondheidssector: wat zijn de gevolgen voor de btw?

Wanneer is een subsidie belast met btw?

Of een subsidie belast is met btw hangt af van de vraag of er een rechtstreeks verband bestaat tussen de subsidie en een concrete prestatie die de subsidieontvanger levert aan de subsidieverstrekker.

Twee situaties zijn mogelijk:

1. De subsidie is een vergoeding voor een prestatie. Wordt de subsidie verstrekt in ruil voor een specifieke dienst die de zorginstelling levert aan de subsidieverstrekker, dan is er sprake van een btw-belaste subsidie.

2. De subsidie is een voor de btw onbelaste bijdrage, waar geen specifieke tegenprestatie tegenover staat. Ontvangt de zorginstelling subsidie puur ter ondersteuning van haar eigen activiteiten, zonder dat daar een specifieke tegenprestatie aan de subsidieverstrekker tegenover staat? Dan valt de subsidie buiten de btw-heffing.

Het onderscheid lijkt op het eerste gezicht duidelijk, maar is in de praktijk lastig te maken. Subsidieovereenkomsten bevatten vaak verplichtingen voor de ontvanger, bijvoorbeeld het voldoen aan rapportageverplichtingen of het behalen van bepaalde doelstellingen. Juist op dit punt gaat het mis: niet iedere verplichting leidt tot een btw-belaste vergoeding. Per subsidie zal beoordeeld moeten worden wat de weging van de voorwaarden en verplichtingen is en tot welke btw-kwalificatie dit leidt. Een zorgvuldige analyse van de subsidieovereenkomst, maar zeker ook de aanvraag is dan ook essentieel. Wanneer de btw-kwalificatie vooraf duidelijk is geeft dit ook de mogelijkheid om afspraken te maken over de begroting (in- of exclusief btw), en of btw op kosten subsidiabel is.

Specifieke aandacht is nodig voor de categorie van exploitatie- en instandhoudingssubsidies. Deze subsidies worden vaak toegekend om een instelling of een specifieke voorziening in stand te houden, zonder dat daar op het eerste gezicht een concrete tegenprestatie tegenover staat. Toch bevatten dit soort subsidieregelingen regelmatig voorwaarden die in de kern toch een prestatie-element in zich dragen, bijvoorbeeld een verplichting om de voorziening voor een bepaalde doelgroep of gedurende een bepaalde periode beschikbaar te houden. Of dit voldoende is voor een rechtstreeks verband met een btw-belaste prestatie, hangt sterk af van de precieze bewoordingen van de subsidieregeling en de aanvraag. Deze tussenvorm wordt in de praktijk regelmatig te snel als onbelast bestempeld, terwijl een nadere analyse noodzakelijk is.

Invloed van de subsidie op uw btw-aftrek

De btw-gevolgen van een subsidie stoppen niet bij de vraag of de subsidie zelf belast is. Een minstens even belangrijke vraag is: welke invloed heeft de subsidie op het recht op aftrek van btw op kosten?

Dit speelt op twee manieren:

• Zorginstellingen die vrijgesteld presteren.

De meeste zorginstellingen zijn voor hun kernactiviteiten vrijgesteld van btw. Zij hebben daardoor in beginsel geen recht op aftrek van btw op kosten. Als zij een btw-belaste subsidie ontvangen, heeft dat niet alleen tot gevolg dat zij btw moeten afdragen over de ontvangen subsidie, het betekent ook dat de instelling mogelijk btw op kosten in aftrek kan brengen. Dit zijn de kosten die verband houden met de gesubsidieerde, btw-belaste activiteit. Daarnaast kan btw-belaste opbrengst resulteren in een pro rata, waardoor aftrek bestaat van btw op algemene kosten die worden gemaakt voor belaste én vrijgestelde prestaties op basis van de berekende pro rata.

• Zorginstellingen die (ook) btw-belast presteren

Ontvangt een instelling die btw-belaste activiteiten verricht een subsidie die buiten de btw-heffing valt, dan lijkt er op het eerste gezicht niets aan de hand. Maar ook in dat geval kan de subsidie invloed hebben op het aftrekrecht. Een instelling die zelfstandig zogenaamde niet-economische activiteiten verricht kan te maken krijgen met een pre pro rata, waardoor de btw op algemene kosten (die gemaakt worden voor zowel de economische en niet-economische activiteiten) niet meer geheel aftrekbaar is.

Voor meer achtergrond over de methodiek van de btw-aftrek bij gemengde prestaties verwijzen wij naar onze eerdere blog: Aftrek van btw (II) - Aftrek van btw bij gemengde prestaties.

Factuurplicht bij een btw-belaste subsidie

Is een subsidie eenmaal als btw-belast gekwalificeerd, dan brengt dit ook formele verplichtingen met zich mee. De zorginstelling moet in dat geval een factuur met btw uitreiken aan de subsidieverstrekker en de btw over de subsidie aangeven en afdragen.

Subsidies bij samenwerkingsverbanden

Subsidies voor samenwerking en innovatie worden regelmatig gezamenlijk aangevraagd door meerdere zorginstellingen. In die gevallen is niet altijd op voorhand duidelijk welke partij de subsidie voor de btw ontvangt en hoe een eventuele doorbetaling aan de samenwerkingspartners moet worden behandeld. Betaalt de penvoerder de subsidie geheel of gedeeltelijk door aan de andere deelnemers, dan is de vraag of deze doorbetaling op haar beurt weer een btw-belaste prestatie vormt. Bij gezamenlijke aanvragen verdient het daarom aanbeveling om vooraf vast te leggen wie de subsidie ontvangt, hoe wordt afgerekend tussen de partijen en wat de btw-gevolgen daarvan zijn.

Valkuilen bij subsidies in de btw

Wij zien dat het volgende vaak voorkomt bij zorginstellingen die subsidies ontvangen:

1. Een ontvangen subsidie wordt niet beoordeeld op btw-gevolgen.

   De subsidieovereenkomst wordt gesloten en de subsidie wordt ontvangen, maar of de subsidie belast is met btw wordt niet beoordeeld. Veelal is het uitgangspunt van een instelling dat een subsidie niet belast is met btw. Pas wanneer controle van de subsidie plaatsvindt door de accountant, komt het btw-vraagstuk aan de orde. Overeenkomsten zijn dan al gesloten en niet meer aan te passen.  

2. Geen doorvertaling naar de algehele btw-positie. 

   Is de subsidie correct gekwalificeerd, dan wordt de impact van de ontvangst op de pro rata of pre pro rata niet, dan wel niet tijdig in beeld gebracht.

3. Btw-kosten onterecht opgevoerd als subsidiabel. 

   Niet-aftrekbare btw kan in bepaalde gevallen subsidiabel zijn. Is de btw wel aftrekbaar, maar ook onderdeel van de subsidieaanvraag, dan is het totale resultaat van het project onjuist en ontstaan risico’s op nabetalingsverplichtingen.

4. Onduidelijke afspraken tussen samenwerkingspartners.

   Bij de uitvoering van projecten in samenwerkingsverbanden wordt te vaak het uitgangspunt gehanteerd dat partijen over en weer subsidiegelden kunnen doorbetalen en prestaties kunnen verlenen zonder dat dit gevolgen heeft voor de heffing van btw.  

Conclusie en advies

De combinatie van subsidies en btw vraagt om een bewuste analyse. Wij adviseren:

• Beoordeel iedere subsidie op btw-kwalificatie in de aanvraagfase. Bepaal of er sprake is van een prestatie aan de subsidieverstrekker.
• Bepaal de invloed van de subsidie op het aftrekrecht van btw op kosten, zowel wanneer geen btw wordt teruggevraagd als wanneer dit wel of via een pro rata gebeurt.
• Is de subsidieverstrekking onderdeel van een groter project dan is fiscale advisering over het project in een vroeg stadium wenselijk. Naast de vaststelling van de begroting kan fiscaliteit ook impact hebben op de keuze voor (g)een aparte entiteit en andere onderlinge afspraken die worden gemaakt.

Naast de btw-kwalificatie spelen bij gesubsidieerde samenwerkingsprojecten ook andere zaken die voorafgaand aan een project aandacht behoeven, zoals eigendom en/of gebruikrechten van resultaten. Verplichtingen rond het delen, overdragen of in licentie geven van resultaten (valorisatie) kunnen namelijk mede bepalen of sprake is van een btw-prestatie. Het is daarom verstandig om afspraken over intellectuele eigendom en exploitatie vanaf de start mee te nemen.

Tijdens een samenwerkingsproject ontstaan namelijk vaak nieuwe inzichten, protocollen of andere resultaten. Spreek daarom vooraf af wie eigenaar wordt van de uit het project voortkomende resultaten (‘Foreground’) en onder welke voorwaarden de samenwerkingspartners de resultaten mogen gebruiken of commercieel exploiteren. Leg daarnaast vast welke kennis, materialen en rechten iedere partij al vóór het project inbrengt (‘Background’) en voor welke doeleinden en onder welke voorwaarden Background mag worden gebruikt. Zo voorkomt u discussie tijdens of na het project en kunt u de afspraken over intellectuele eigendom direct betrekken bij de btw-beoordeling. Herkent u dit vraagstuk binnen uw eigen samenwerkingsverband? Dan loont het om beide onderwerpen gelijktijdig in kaart te brengen.

Wilt u snel inzicht in de btw-gevolgen van uw subsidies? Wij hebben een quick scan ontwikkeld die in staat is om meerdere (omvangrijke) aanvragen, contracten en voorwaarden te beoordelen op btw-gevolgen.

Heeft u vragen over de btw-gevolgen van een subsidie die uw instelling ontvangt of aanvraagt, of wilt u weten hoe onze quick scan werkt? Neem dan gerust contact met ons op.